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法規內容

法規名稱: 臺東縣政府公文電子交換作業要點
公發布日: 民國 84 年 08 月 23 日
發文字號: 府計綜字第090740號
法規體系: 計畫類
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一、本要點依機關公文電子交換作業辦法第十二條訂定之。
二、本府附(所)屬機關學校、本縣鄉鎮市公所(以下簡稱各機關學校)
    公文電子交換作業,依本要點之規定。
三、本要點所稱電子交換,係指將文件資料透過電腦系統及電腦網路,予
    以傳遞收受者。
四、各機關學校對於適合電子交換之公文,於設備、人員能配合時,應以
    電子交換行之。
五、各機關學校應指定文書單位或指派適當人員,負責辦理公文電子交換
    作業,並使用特定電腦識別碼及通行碼。
六、行電子交換之公文,以、書、簡便行文表、開會通知單為限,但左列
    公文非經核准,不得以電腦傳遞:
(一)機密性公文。
(二)附件為大宗文卷、書籍、照(圖)片或超過八開以上圖表之公文。
(三)其他不適合行電子交換之文書。
七、公文電子交換作業發文程序如左:
(一)以電腦及相關設備將公文及附件作成電子化檔案。
(二)於電子交換前列印公文全文,並校對無誤後做為抄件。
(三)經識別碼、通行碼檢查,於電腦系統確認相符後,將公文及附件之
      電子化檔案傳遞至受文單位。
(四)傳遞過程中,發文人員須隨時檢視電腦系統發送訊息,確定完成發
      送後,於公文原稿加蓋「已電子換」戳記,並將抄件併同原稿歸檔
      。
(五)列印當日電子發文資料清單,以憑核對。
(六)與受文單位定期核對電子交換公文之資料。
八、公文電子交換作業收文程序如左:
(一)經識別碼、通行碼檢查,於電腦系統確認相符後,即時或定時進行
      電子收文作業。
(二)列印收受者於公文及附件,並於文面加蓋機關全銜之公文電子交換
      收文章後,按收文處理作業程序辦理。
(三)列印當日電子收文資料清單,以憑核對。
(四)來文誤送或疏漏者,通知原發文單位另為處理。
九、各機關學校辦理公文電子交換系統建置,應依行政院訂頒之「文書及
    檔案管理電腦化作業規範」行之。
十、因辦理公文電子交換作業所需章戳之規格由本府規定之。