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法規內容

法規名稱: 臺東縣政府及所屬機關政風機構維護公務機密作業要點
公發布日: 民國 84 年 02 月 28 日
修正日期: 民國 97 年 05 月 27 日
發文字號: 府政三字第0973016841號
法規體系: 政風類
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一、臺東縣政府(以下簡稱本府)為確保本府及所屬機關公務機密,培養
    員工保密觀念,嚴防機密資料外洩,提昇政府施政績效,特訂定本要
    點。
二、縣屬各機關政風機構應負責本機關公務機密維護工作之策劃、協調、
    推動、執行及洩密之發掘、查處,以確保公務機密。
三、本府所屬政風機構執行維護公務機密作業之策訂保密規定如下:
(一)各單位(係指各機關政風機構)得按本機關特性及業務需要,會同
      業務單位適時檢討策(修)訂本機關公務機密維謢作業規定,簽陳
      機關首長,報經上一級機關核定後實施。
(二)各單位應協調業務主管單位釐訂本機關主管機密項目,簽陳機關首
      長,報經上一級機關核定後實施。
四、本府所屬各機關應強化員工維護公務機密意識;其實施保密宣導方式
    如下:
(一)各單位應結合機關業務特性、主客觀環境狀況、員工性向及其他因
      素,以生動活潑方式,配合實際發生案例,加強保密宣導。具體作
      法如下:
      1.編輯刊物:以期刊、專輯、小冊、漫畫、單頁刊物資料,適時分
        發。
      2.錄製(播放)影帶:以電影片、錄影帶方式辦理。
      3.專題演講:邀請專家學者,利用集會場合,以演講、座談、專題
        報告方式辦理。
      4.訓練講習:對承辦、接觸機密業務人員,得按其性質,分類舉辦
        保密工作訓練或講習。
      5.舉辦活動:以聯歡會、自強活動、有獎徵答等方式辦理。
(二)各單位實施保密宣導之內容如下:
      1.保密有關法令。
      2.保密專業知識及實務作法。
      3.保密工作現存缺失檢討及改進措施。
      4.洩密案件之處置,洩密原因及管道之檢討。
(三)各單位陳報實施成果,應檢附實施計畫及相關資料,送上一級機關
      核備。
五、維護公務機密落實保密管制措施如下:
(一)各單位對於機密文書處理流程,應協調業務主管單位採取必要保密
      措施。其要領如下:
      1.專責處理:對於機密文書收發、登記、簽辦、繕校、打字、傳遞
        、保管及銷毀作業程序,應指定業務相關人員專責處理。
      2.減少層次:對於機密文書會商、裝訂、用印、封發、移交、分發
        、印刷、複製及歸檔程序,應由承辦人員親自持送,儘量減少處
        理過程之層次或參與人員。
      3.限制分發:機密文書分發限於必須獲得或知悉機密資料人員,並
        註明分發層級或明列受領單位,編號列冊備查。
      4.妥慎傳送:機密文書應視機密等級、傳遞地區,應依「國家機密
        保護辦法」第三十條規定妥慎傳送。
      5.安全保管:機密文書之保存與管理,應依「國家機密保護辦法」
        第三十一條規定妥慎辦理。
      6.澈底銷毀:廢棄之機密稿件或文書,應指派專人監督澈底銷毀。
(二)各單位為防制無關人員接近或獲取機密文書,應協調業務主管單位
      視機關環境狀況、條件因素,購置機密維護設備。其種類如下:
      1.盛裝設備:如保密箱、保險箱、鐵櫃。
      2.遮蓋設置:如布幔、遮布(紙)或外部之偽裝物。
      3.銷毀設備:如焚化爐、碎紙機。
      4.標示設備:如機密等級標誌或警告、禁制說明。
      5.隔離設備:如辦公處所隔離,辦公桌抽屜、辦公室門窗加鎖。
      6.防護設備:如監視系統、警鈴、自動滅火器。
(三)各單位對會議議事範圍涉及機密事項者,應協調業務主管單位依相
      關規定採取保密措施。
(四)各單位應定期檢查機關內部之電話線路、電話機、辦公室、會議室
      ,以維護通信機密,發現異常裝置物,應保持現場完整,簽報首長
      核可後,洽請有關機關派員處理。
(五)各單位對公務機密程序較高之機關首長辦公室、會議室,認為有實
      施檢調必要時,得簽報機關首長核可,函請調查單位實施反竊聽檢
      測。
(六)各單位應訂定本機關機密文書影印、複(油)印、電話及傳真之管
      制制定,簽請機關首長核定實施,並送上一層機關核備。
(七)各單位得斟酌本機關主管業務性質,對前來本機關參觀、訪問、採
      訪、洽公、會客之來賓,訂定必要之保密管制規定,簽陳機關首長
      核定後實施。
六、各單位應協調業務主管單位,針對本機關人事甄選、重要會議、工程
    招標或其他易滋洩密事項,預先研擬嚴密之專案機密維護措施(計畫
    ),其內容應包括實施依據或目的、實施期間(起訖日期)、狀況研
    判(作業流程可能發生洩密之事項)、防範措施、執行分工、附則,
    簽陳機關首長核定,切實據以執行,執行完畢,提出具體檢討改進意
    見,簽陳機關首長並送上一級機關核備。
七、維護公務機密實施保密檢查辦理方式如下:
(一)各單位應會同業務主管單位每年實施定期保密檢查二次,並視各機
      關需要實施不定期保密檢查。其具體作法如下:
      1.狀況研判:針對本機關實際狀況,綜合分析下列因素,先作狀況
        研判。
     (1)經常處理公務機密之員工保密警覺程度。
     (2)機關之主客觀環境及其各項保密措施。
     (3)曾發生洩密單位近期之改進措施。
      2.擬訂計畫:根據狀況研判擬訂檢查計畫,簽陳首長核定後實施。
        計畫內容如下:
     (1)檢查目的。
     (2)檢查項目。
     (3)受檢單位與人員。
     (4)檢查人員編組。
     (5)檢查方法與程序。
     (6)檢查時間。
     (7)檢查結果處理。
     (8)行政支援處理。
(二)各單位應依據檢查結果就優劣缺失及改進措施提出書面意見,填具
      檢查報告表(如附表 1)簽陳首長協調缺失單位檢討改進,並送上
      一級機關核備。
八、各單位應協調資訊主管單位建立資訊稽核制度,定期或不定期稽核電
    腦設備之使用及資訊檔案管理情形。
九、本要點密等變更作業由各單位對於各種經區分機密等級之文件,其須
    變更或註銷機密等級者,應協調業務單位主管人員,依「國家機密保
    護辦法」第十三條暨「事務管理規則」第五十四條及第六十四條至第
    六十六條規定辦理。
十、配有密碼(語)之機關,應協調業務主管單位加強督導或注意辦理下
    列事項:
(一)審慎遴派密碼(語)業務人員,切實查察其任職期間之言行動態,
      如發現可疑或異常情事,足以影響業務安全時,迅速陳報上一級單
      位,並協調業務主管單位作適切處理。
(二)密碼(語)本表之有關密件應存放於高性能之保險箱內,並責由專
      人保管。作廢密碼(語)、密件應切實監督銷毀。
(三)闢設獨立隔離之譯電室,配置滅火器、碎紙機(焚化爐)、緊急攜
      行袋(箱)設備,務求譯電作業之隱密、安全。
(四)每年應實施密碼(語)保密業務督考二次,填具「密碼保密督考檢
      查項目表」送上一級機關核備。
十一、各單位對洩密案件之處理方式如下:
  (一)蒐集洩密資料,內容務求詳實完整,並設法取得有關證據,瞭解
        洩密管道,以利查處。
  (二)屬於本機關之洩密案件,應即密報機關首長及有關單位主管,另
        逐級陳報。
  (三)非屬本機關之洩密案件,逐級陳報。
  (四)洩密案件涉及刑事者,依「各機關政風機構與相關單位聯繫協調
        作業要點」辦理。
  (五)洩密案件涉及貪瀆罪嫌時,洩密部份併同貪瀆案處理,行政責任
        部份依機關獎懲規定辦理。
  (六)洩密案件發生後,在不妨害查處原則下,各單位應協調業務主管
        單位,研採補救措施,使洩密損害減至最低程度,並個案分析洩
        密原因及管道,以資防範。
十二、各單位執行本要點事項,由本府政風處列入追蹤管制,配合業務督
      導考核,定期辦理考核及評比,並得依相關規定予以獎懲。