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法規內容

法規名稱: 廢/停臺東縣縣級以下各機關學校會計檔案保管與銷毀處理注意事項
公發布日: 民國 98 年 09 月 22 日
發文字號: 府主歲字第0983032968號
法規體系: 主計類
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一、保管會計檔案重要法令依據:
(一)會計法:
      1.第八十三條  各種會計憑證,均應自總決算公布或令行日起,至
                    少保存二年;屆滿二年後,除有關債權、債務者外
                    ,經該管上級機關與該管審計機關之同意,得予銷
                    毀。
                    前項保存期限,如有特殊原因,亦得依上述程序延
                    長或縮短之
      2.第八十四條  各種會計報告、帳簿及重要備查簿,與機器處理會
                    計資料之貯存體暨處理手冊,自總決算公布或令行
                    日起,在總會計至少保存二十年;在單位會計、附
                    屬單位會計至少保存十年;在分會計、附屬單位會
                    計之分會計至少保存五年。其屆滿各該年限者,在
                    總會計經行政長官及審計機關之同意,得移交文獻
                    機關或其他相當機關保管之;在單位會計、附屬單
                    位會計及分會計應經該管上級機關與該管審計機關
                    之同意,始得銷毀之。但日報、五日報、週報、旬
                    報、月報之保存期限,得縮短為三年。
                    前項保存年限,如有特殊原因,得依前項程序縮短
                    之。
      3.第一○九條  各機關之會計憑證、會計報告及記載完畢之會計簿
                    籍等檔案,於總決算公布或令行日後,應由主辦會
                    計人員移交所在機關管理檔案人員保管之。但使用
                    機器處理會計資料所用之儲存體,得另行處理之。
                    會計檔案遇有遺失、損毀等情事時,應即呈報該管
                    上級主辦會計人員或主計機關及所在機關長官與該
                    管審計機關,分別轉呈各該管最上級機關,非經審
                    計機關認為其對於良善管理人應有之注意並無怠忽
                    ,且予解除責任者,應付懲戒。
                    遇有前項情事,匿不呈報者,從重懲戒。
                    因第二項或第三項情事,致公庫受損害者,負賠償
                    責任。
(二)審計法第二十七條:審計機關對於審查完竣案件,自決定之日起二
      年內發現其中有錯誤、遺漏、重複等情事,得為再審查,若發現詐
      偽之證據,十年內仍得為再審查。
(三)公立高中(職)、國中(小)及幼稚園等學校之檔案管理工作,請
      依「公立高中(職)以下學校因應檔案法第 28 條修正條文配合辦
      事項」辦理。
(四)其他文卷,如不屬會計法規定之會計檔案,請依照檔案法規定辦理
      。
一之一、所稱縣級以下各機關學校如下:
(一)本縣縣議會。
(二)本府暨所屬機關學校
(三)本縣各鄉鎮市民代表會
(四)本縣各鄉鎮市公所
二、銷毀清冊(附格式)填寫裝訂說明:
(一)清冊內「類別」欄指經費類別,如:經費類、基金類、歲入類。
(二)「名稱」欄按「帳簿」「報表」「憑證」等順序,列明細內容,如
      總分類帳、日計帳、xx明細帳、其他重要備查簿,及月報年報暨
      傳票憑證等。
(三)「備考」欄詳註必要之說明:
      如:1.以往奉准辦理銷毀起訖時間、日期、文號。
          2.有關資料起訖時間編號、重要憑證附件名稱件數等。
          3.銷毀憑證部分,查明於保管期間內,有無檢舉被控或發現有
            詐偽之嫌及債權債務未了事項,並於「備考」欄內詳加註明
            。
(四) 清冊內請加編頁次及加蓋騎縫章,責成經管人切實清點,加具封
       底面,裝訂成冊,並由有關人員逐級核章,簽證認定,以明責任
       。
(五)該格式於帳簿報表憑證移交檔案單位保管時,得準用之,其如係銷
      毀案件,請依式造送清冊二份報府,以備存轉。
三、清冊格式
                               (移交檔案單位保管)
    (機關名稱) 帳簿報表憑證                        清冊
                               銷                毀
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    │年  度│類    別│名        稱│數  量│單  位│備    考│
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    (封底)

    經管                主(會)計                機關 
    單位                單      位                首長

        毀
    (監  )
        交
    
    中        華        民        國        年      月        日