您的瀏覽器不支援JavaScript功能,若網頁功能無法正常使用時,請開啟瀏覽器JavaScript狀態
跳到主要內容區塊
:::

法規內容

法規名稱: 臺東縣政府及所屬機關學校文書流程管理稽核要點
公發布日: 民國 91 年 10 月 25 日
修正日期: 民國 103 年 09 月 18 日
發文字號: 府計管字第1030184614 函
法規體系: 計畫類
法規功能按鈕區
一、臺東縣政府(以下簡稱本府),為統一本府及所屬機關學校(以下簡
        稱各機關)文書流程管理,增進各級人員自我管理精神,提高行政效
        率,特依照院頒「文書處理手冊」暨行政院研考會修正之「文書流程
        管理作業規範」訂定本要點。
二、文書流程管理係全程、全面管制,以達到處理效率化,管制全面化的
    要求。
(一)各機關均應全面實施文書流程管理,遵守公文處理時限規定,從收
      文至發文、歸檔,全程列入(輸入電腦)管制。
(二)各機關內各單位均應列入管制範圍,即無論總收、總發文件,或單
      位收文、單位發文、創簽、創稿文件、會辦(或存查)均應納入管
      制。
三、各類公文之處理時限如下:
(一)一般公文
      1.最速件:一日。(但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成)
      2.速件:三日。
      3.普通件:六日。
      4.限期公文:
    (1)來文或依其他規定訂有期限的公文,應依其規定期限辦理,其
          處理時限包含假日計算在內。
     (2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者,該
          文得以普通件處理時限辦理。
     (3)變更來文所訂期限者,應聯繫來文機關確認。
      5.會辦文件:機關內部送會公文,按傳遞速別卷宗「最速件一小時
        」、「 速件二小時」、「普通件四小時」之時限辦理;送(收)
        會外機關公文以速件管制處理。
(二)專案管制案件:依「臺東縣政府實施公文專案管制作業處理規定」
      之規定辦理。
(三)人民申請案件:依「臺東縣政府處理人民申請案件作業要點」之規
      定辦理。
(四)人民陳情案件:依行政程序法第七章及「臺東縣政府人民陳情案件
      作業要點」之規定辦理。
(五)訴願案件:應依訴願法之規定辦理。
(六)監察案件:各機關依據「監察院糾正及調查案件追蹤管制作業注意
      事項」追蹤管制監察院所提糾正、函請改善及委託調查案件,追蹤
      管制方式如下:
      1.收發單位:
     (1)本府行政處收到監察案件時,於「監察案件管理資訊系統」分
          文前應先列印紙本文掛總收文號,來文訂有期限者依限期公文
          規定辦理,送由計畫處登記列管後,轉請業務承辦單位處理。
     (2)接獲業務單位加註「請至監察案件管理資訊系統校稿」之送繕
          公文,本府行政處應至該系統校稿及上傳檔案。
      2.業務單位:
        承辦單位接獲加蓋列管章戳之監察案件時,應即依規定內容及期
        限辦理。除依本府公文管理流程辦理外,應依期限將答復內容登
        錄於「監察案件管理資訊系統」,並於送繕公文空白處加註「請
        至監察案件管理資訊系統校稿」,俾利本府行政處校稿及上傳檔
        案。
        前項各款規定之公文處理時限,除限期公文、專案管制案件、人
        民申請案件、訴願案件或其他依法令另有規定外,均扣除假日計
        算。
四、一般公文處理時限之計算標準如下:
(一)答復案件:自收文之次日起至發文之日止(含本機關內部各單位會
      辦、會簽、會稿時間),所需日數扣除假日,為發文使用日數。
(二)彙辦案件:自所彙辦公文最後一件收文之次日起,至發文之日止,
      所需日數扣除假日,為其第一件來文發文使用日數;其餘彙辦公文
      於全案辦結時,以存查公文計算。
(三)併辦案件:自首件收文之次日起,至發文之日止,所需日數扣除假
      日,為其發文使用日數;其餘併辦公文於全案辦結時,以存查公文
      計算。
(四)創稿案件:
      1.交辦案件,自交辦之日起,至發文之日止,所需日數扣除假日,
        為其發文使用日數。
      2.先簽後稿案件,自首次簽辦之日起,至發文之日止,所需日數扣
        除假日,為其發文使用日數。
      3.直接辦稿案件,自辦稿之日起,至發文之日止,所需日數扣除假
        日,為其發文使用日數。
(五)限期公文:依下列方式,自收文之次日起,計算發文使用日數:
      1.未逾來文所訂期限,而實際處理日數超過六日者,以六日計算;
        未超過六日者,以實際處理日數計算。
      2.逾越來文所訂期限者,依實際處理日數計算。
      3.處理限期公文過程產生之彙(併)辦案件,於全案辦結時,以存
        查公文計算。送會本機關以外機關者,自送會之日起,至退會收
        到之日止,期間得予扣除。
五、單位主管督導催辦:
(一)在權責內核准展期案件,及已逾時案件未辦展期者,應督促承辦人
      妥適處理。
(二)確實掌握所屬人員可使用時間資料,於期限屆滿前督促辦結,以有
      效預留其他流程的處理時間。
(三)部屬差假時,應督促職務代理人確實負起代理責任,於時效內辦妥
      公文,避免積壓公文情事。
(四)職務代理人因特殊情形,無法代為處理時,應責由主管科長(或指
      定人員)負責處理,職務代理人或其主管科長均因差假不能處理公
      文時,應由單位主管或其代理人,負全責作適當處理。
(五)屬員職務異動時應清查其所承辦之公文,督促辦結或確實移交,如
      疏於督查致有延誤時應負共同責任。
(六)對涉及兩個以上單位的案件,宜與相關單位商定作業原則後再行處
      理,避免因往來會辦而延誤時效。
六、研考單位管制:
(一)每週應查詢登記桌一次,發現錯誤應指導改正,並定期列印逾期未
      結案件報表(附表一),送承辦單位稽催;經催辦二次,承辦單位
      仍延不辦理及答復原因者,以故意積壓公文論,簽報議處並限期清
      理,追蹤至結案為止。
(二)對超過辦理期限一個月以上案件,應予清查。並作個案分析,防止
      積案發生。
(三)必要時會同有關人員實施抽查,如發現應辦而存查案件,除退回承
      辦單位辦理外,並按情節輕重簽處。
(四)檢討稽催作業缺失,提請改進
七、承辦人員責任:
(一)對經辦文件,自簽辦起至發文止,應負文件全程各階段查詢(催)
      之責。如查催發生困難時,應即簽報。
(二)接獲研考單位(人員)逾期未結案件報表,應逐案查復,迅予清理
      ,不得延宕。
(三)對有時效性案件應親自持會,同一案件請三個以上單位會核,宜複
      製(影印)同時送會。
(四)無論送會或受會均應管制時間,按速件處理,如不能依限退回時,
      受會單位應將原因、理由及預定會畢時間通知送會單位。
(五)公文未經收發登錄不得私自收受,亦不得利用存查銷號再以創稿發
      文。
八、登記員責任:
(一)應確實將單位內公文流程登錄於電腦公文管理系統。
(二)對承辦人員將屆預定辦結期限之案件,預先告知提醒承辦人,並提
      供單位主管查催資料。
(三)配合研考單位辦理調卷分析需要,提供必要的資料。
(四)配合研考單位辦理「逾期未結案件事前檢查週報表」,並陳單位主
      管核示後回覆研考單位備查。
九、展期申請:
(一)案件不能於規定時間內辦出時,承辦人應在屆滿辦理期限以前,申
      請展期,以二次為限,每次展期不得超過六天,由單位主管核准,
      因情形特殊展期必須超過三十日以上時,應簽請機關首長核准,並
      會知研考單位列入管制。
(二)來文定有期限,因展期不能按期辦結時,應先行協調通知來文機關
      。
(三)展期必須確屬需要,各權責主管應確實審核或提示處理原則,避免
      展期。
(四)監察案件未能在規定期限內結案,應將辦理情形及未能結案之原因
      先行登錄「監察案件管理資訊系統」,並申請展期。
十、各機關主辦研考業務單位(人員)每月應實施公文總檢查一次,列印
    上月份公文時效統計表(附表二)按月提報本機關業務會報或相當性
    質之會議報告,並於每月十五日前陳報上級機關核備。
十、各機關主辦研考業務單位(人員)每月應實施公文總檢查一次,列印
    上月份公文時效統計表(附表二)按月提報本機關業務會報或相當性
    質之會議報告,並於每月十五日前陳報上級機關核備。
十一、各機關研考單位每月公文總檢查後,對處理時限逾三十天以上公文
      ,進行個案分析各階段處理時間,並填具逾期公文延誤情形紀錄表
      ,送積壓責任人員五日內申復理由,判明積壓責任後,陳報機關首
      長核辦。
      前項公文處理之懲處,依公文處理時限暨逾限懲處標準表(附表三
      )之規定辦理
十二、各機關對各級處理公文人員,應嚴加考核,如有違反本要點規定或
      下列情事者,由各該機關研考單位(人員)適時簽報首長議處:
    (一)無故積壓公文情形嚴重者。
    (二)損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
    (三)無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
    (四)對逾期待辦之案件,經催辦仍未辦理者。
    (五)應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。
    (六)逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
    (七)對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改紀
          錄者。
    (八)專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。
    (九)人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時,未即一次詳加
          註明通知補正者。

十三、公文處理之考核項目如下:
  (一)速度。
  (二)數量。
  (三)熟練。
  (四)品質及內容。
十四、公文處理人員適用之獎勵種類如下:
  (一)嘉獎一或二次。
  (二)記功一次。
十五、公文處理人員適用之懲處種類如下:
  (一)申誡一或二次。
  (二)記過一或二次。
  (三)記大過一次。
十六、本府公文承辦人員、登記員、文書管理人員、主計與出納人員之獎勵,分  
      別依附表四之一至四之四之標準表每半年簽報機關首長核定後辦理。
  (一)承辦員及登記員由研考單為依附表四之一及附表四之三簽報辦理。
  (二)文書管理人員、主計與出納人員由各單位自行依附表四之二及附表四之
    四簽報辦理。
十七、本要點本縣各鄉鎮市公所得準用之。
      圖表附件: