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法規內容

法規名稱: 臺東縣政府受理民眾申請閱覽抄錄複製檔案標準作業程序
公發布日: 民國 91 年 04 月 11 日
修正日期: 民國 109 年 07 月 06 日
發文字號: 府行檔字第1090140733號
法規體系: 行政類
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一、臺東縣政府(以下簡稱本府)為落實執行行政程序法、檔案法、規
                 費法及政府資訊公開法,開放檔案應用,以保障民眾權益,並兼  顧
  檔案安全之維護,特訂定本作業程序。
二、本作業程序相關法令及規定如下:
(一)行政程序法第四十六條及第五十二條。
(二)檔案法第十七條至第廿一條、第廿六條。
(三)檔案法施行細則第十七條至第廿二條。
(四)規費法第八條。
(五)政府資訊公開法第十條至第十七條。
三、民眾申請閱覽抄錄複製檔案應附文件如下:
(一)委任書(如附件一)。
(二)臺東縣政府檔案閱覽抄錄複製申請書(如附件二)。
(三)同意書(如附件三)。
(四)臺東縣政府檔案續閱申請書(如附件四)。
四、內部行政作業使用表單、附件如下:
(一)臺東縣政府函(稿)、臺東縣政府函(稿)駁回申請(如附件五
                         )。
(二)臺東縣政府函(稿)、臺東縣政府函(稿)同意申請(如附件六
                         )。
五、本作業程序名詞解釋如下:
(一)複製:指複印、翻拍、列印、沖洗、拷貝等作業。
(二)檔案:指各機關依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料
                         及 其附件。
六、臺東縣政府受理民眾申請閱覽抄錄複製檔案標準作業流程圖(如附
                件七)。
七、受理申請作業如下:
(一)申請閱覽抄錄複製檔案:
  1.當事人或利害關係人申請閱覽、抄錄或複製本府檔案,以主張
                                或維護其法律上利益有必要者為限,並以書面向本府提出申請
                                。
         2.申請人申請時,須附身分證明文件。如委託他人代理時,須備
                                委任書;如係利害關係人,須備利害關係證明書。
         3.各項應行注意事項可參閱「臺東縣政府申請檔案閱覽抄錄複製
                                注意事項」。
(二)受理申請
         1.申請人申請方式
                (1)至本府辦理申請:
     至本府業務單位填寫「臺東縣政府檔案閱覽抄錄複製申請書
                                        」,填妥後送本府行政處文書科受理收件。
                (2)書面提出申請:
                          填具身分證字號及地址、電話、擬申請閱覽之資料或檔案內
                                        容要旨、發文字號及申請用途,郵寄或送達本府。
                2.行政處文書科總收文受理申請書後,應分文業務單位審核,決
                                 定是否同意其申請。
八、准駁作業如下:
(一)本府業務單位對申請案件,除有下列情形之一者外,不得拒絕其
   申      請:

  1.行政決定前之擬稿或其他準備作業文件。
  2. 涉及國防、軍事、外交等國家機密及一般公務機密,依法規規
    定        有保密之必要者。
  3.     涉及個人隱私或職業秘密、營業秘密等工商秘密,依法規規定
    有        保密之必要者。
  4.有侵害第三人權利之虞者。
  5.      有嚴重妨礙有關社會治安、公共安全或其他公共利益之職務正
    常        進行之虞者。
  6.    有關犯罪資料者。
  7.      有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
  8.      有關人事及薪資資料者。
  9.     依法令或契約有保密之義務者。
  10.其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

  (二)前款第二目及第三目無保密必要之部分,仍應准許閱覽。
(三)業務單位對於申請案件之准駁,應自本府受理之日起十五日內,
   以      書面通知申請人。
        1.駁回申請者應敘明理由。
  2.准許申請者,應載明閱覽日期、時間及地點。閱覽地點由各單
    位        承辦人員依個案情形決定,可於下列地點擇一辦理:
  (1)各單位會議室。
       (2)各承辦人員辦公室。
(四)業務單位對申請案件認其不合程式或資料不全者,承辦人員應先
   以電話聯繫申請人,請於七日內補正提供是項資料。申請人提供
   之電話號碼錯誤      、無人接聽或逾期未答覆時,承辦人      員應即函請
   其提供,避免直接予以退件處理。
九、閱覽抄錄複製檔案作業如下:
(一)業務單位承辦人員於閱覽前二日,應將所需檔案備妥。依法      不得
   提供閱覽部分,應事先會同檔管人員抽出,不得交予申請人閱      覽
   。再將檔案裝訂整齊(右、底兩面對齊)並編列頁碼,以      防閱覽
   時散失。
(二)申請人閱覽檔案時,有關檔案本身之交接、收回清點      及安全事宜
   ,由承辦人員負責。
(三)申請人閱覽檔案應於指定日期、時間及處所為之。
(四)承辦人員將檔案交予申請人閱覽前,須請其出示核准通知書      及身
   分證,經檢核無誤、並請申請人詳閱同意書之規定簽章後,再      陪
   同閱覽。
(五)承辦人發現申請人或其助理人員違反下列各款規定之一者,應立
   即      予以制止,終止其閱覽行為。
        1.對於檔案不得添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損、竊        取或
    有其他變更其內容之行為。
        2.裝訂之檔案不得拆散或重組,應照原狀歸還。
        3.不得有其他損壞檔案之行為。
        4.不得私自影印、攝影。
        5.禁止攜帶食物、飲料、刀片、墨汁及修正液等易污損檔案之物
    品。
        6.不得進入檔案作業處所或庫房。
        7.不得僅由助理人員單獨在場閱覽。
(六)申請人無法於指定時間內完成閱覽,應填具臺東縣政府檔案續      閱
   申請書(附件四)向業務承辦單位申請續閱,經核可者,延長其      
   閱覽。
(七)申請人申請檔案閱覽、抄錄、複製,其收費依照國家發展委員會
   檔案管理局發布之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」辦理繳費。但
   政治檔案以外之檔案,於其他法令另有規定者,得依其規定收費
   。
(八)申請人申請檔案閱覽抄錄檔案者,由業務承辦人向檔案單位      領取
   規費繳費單,於填妥金額後陪同申請人至本府財政及經濟發展處
   庫款支付科繳 納費用,申請人憑收據聯向業務單位承辦人閱覽抄
   錄,欲複製檔案者,由承辦人填妥規費繳費單金額後陪同申請人
   繳納費用,申請人憑收據聯向業務承辦人領取複製品。承辦      人歸
   還檔案時,一併歸還規費繳費存根聯。
(九)申請人未能即時繳納規費時,得將規費委託承辦人代繳,但須備
   妥      掛號  信封,以利寄交收據聯。
十、歸還檔案作業如下:
    對於申請人歸還檔案,承辦人員應將先前依法不得提供之部分恢復
    原狀,隨即歸還檔案管理單位。