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法規內容

法規名稱: 臺東縣政府公文線上簽核作業規定
公發布日: 民國 101 年 10 月 01 日
發文字號: 府行文字第1010175217號 函
法規體系: 行政類
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一、臺東縣政府(以下簡稱本府)為統一實施公文線上簽核處理方式,提
  升行政效率及達成無紙化目標,特訂定本作業規定。

二、本府及所屬各機關(不含稅務局)(以下簡稱各機關)之線上簽核作
  業,依本規定之規範,本規定未規範者,適用行政院頒「文書處理手
  冊」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及其他相關法令之規定。
  本府所屬機關、學校、本縣各鄉(鎮、市)公所得準用本規定,或參酌
  本規定自行訂定作業規定。

三、機關公文得採線上簽核,將公文之處理以電子方式在安全之網路作業
     環境下,採用電子認證、權限控管或其他安全管制措施,並在確保電
     子文件之可認證性下,進行線上傳遞、簽核工作。各機關實施公文線
     上簽核採電子認證者,應依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理
     。
四、線上簽核應注意事項如下:
(一)機關公文線上簽核處理原則如下:
            
1.各機關為提高行政效率及節能減紙,對機關內非密等公文適合線
                上簽核者,於設備、人員能配合時,應以線上
簽核行之。 
         
   2.簽核公文應確保簽章與簽核文件之不可否認性,並應詳實記載相
                關事項如下: 
          (
1)可標示公文時效性。 
          (2)
應詳實記錄各會簽意見。
   
(3)應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
             3.簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時,得至簽核系統申請
                未帶卡作業替代,並於發文/存查前完成電子
憑證之補簽作業。
(二)承辦人員擬辦案件時,得設定簽會流程,各簽核點人員得依實際需
   求進行簽會流程調整;設定會辦流程時,
得視需要設定回傳承辦人
   員進行意見彙整。

(三)承辦人員應注意附件檔之命名應與內容具關聯性。
(四)各簽核點人員,對其文稿內容異動與否,均應採電子憑證進行簽章
   ,以明責任,總收文及單位收發人員得
不使用電子憑證進行簽章。
(五)對於承辦人員以線上方式陳核之公文類文書,主管人員如認為須改
   以紙本方式簽核者,應於公文系統中簽註原
因再退回承辦人員據以
   辦理。

(六)主管人員應積極督導各承辦人員採線上簽核方式辦理案件,以提升
   公務文書電子化效能及達成節能減紙目
標。
五、各機關紙本來文由總收文人員依下列類型將公文及附件掃描成電子檔
        ,循公文流程分文。

(一)可實施線上簽核之公文類型: 
 
     1.公文含附件合計十頁以下。 
        
     2.附件類型須可掃描。 
二)不適用線上簽核之公文類型:
           
 1. 密件公文(含解降密公文)。
           
 2. 附件為實體、需用印或無法掃描。
           
3. 會辦機關未實施線上簽核者。 
      
     4. 訴願案件、訴訟案件、國家賠償案件、採購案件及其他依法令規
                定須以紙本辦理者。 
         
  5. 民眾來文不列入線上簽核。

六、紙本來文及附件經總收文人員掃瞄存檔後,採線上方式傳送者,其紙
     本部分由總收文人員保管 1 個月後,即自
行銷毀。

七、電子收文採線上簽核作業方式:
(一)電子來文由總收文人員直接分文不再列印紙本。
(二)倘經承辦人判定不符實施線上簽核要件,則由承辦人自行列印並點
   選轉紙本陳核。

八、公文實施線上簽核函稿完成核決,倘公文內容有異動,應由承辦人清
        稿後再發文。

九、各層級人員每天應隨時檢查承辦、待批或受會辦等之線上簽核案件,
     以即時處理公務。

十、相關人員於請假前,應於本府差勤系統或公文整合資訊系統中啟用代
     理人機制,以避免延宕案件處理時程。

十一、總發文為因應線上簽核作業,流程上所列印參用之公文抄本,在完
        成電子交換及寄發後,其紙本部分由總
收文人員保管  1  個月後,
        即自行銷毀。