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法規內容

法規名稱: 臺東縣稅務局公文線上簽核作業規定
公發布日: 民國 101 年 12 月 14 日
發文字號: 東稅行字第1018000109號
法規體系: 稅捐類
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一、臺東縣稅務局(以下簡稱本局)為配合賦稅資訊系統整合再造計畫及
        府節能減紙政策,提升公文處理時效,增進行政效率,採用「電子公文
        線上簽核暨管理系統(QIA)」及「公文影像暨檔案管理系統(QID)」,為便
        於各單位同仁對系統使用有所依循,特訂定本要點。

 

二、本要點適用範圍如下:

  (一)公務文書:指處理公務或與公務有關之各類文件。
  (二)線上簽核:指提供本局人員(總收發人員、承辦人、登記桌、核稿、
                                  批核主管及首長)完全以電子化方式進行公文處理,過程
                                  均採用電子文件,使用自然人憑證簽章,以確保電子化資
                                  料完整性與正確性。
  (三)公文類文書:指對外正式行文之函、書函、令、公告、開會通知單等
                                      及簽呈。

三、線上簽核與紙本簽核適用公文型式如下:

(一)符合下列條件之一者,得實施線上簽核之公文類型:

1、收文以電子公文收件。

2、簡易案件公文。

3、紙本公文(來文加附件)頁數為10頁以下。

4、創簽、創稿(含附件)

5、附件須可掃描且該檔案10MB以下(MB:百萬位元組)

(二)符合下列條件之一者,得採紙本簽核之公文類型:

1、機密等級為「密」等以上之機密文書(含解降密公文)或其他陳核過
程需保密之公文。

2、復查、訴願()案件、國家賠償案件、議員質詢案件、採購案件、
長官交辦案件及其他依法令規定須以紙本辦理者。

3、公文之附件屬實體無法電子化或已裝訂成冊,附件頁數合計超過10
頁以上者。

4、歸檔案件之保存限為10以上之公文。

5、公文附件為原始憑證、須用印之表冊、收據、證書、摺頁、實體物
(如支票、發票、樣品、契約書、派令..)之公文。

6、需簽會他機關之公文。

7、用府稿發文之公文。

            8、其他特殊情形:公文案情複雜或其他原因,經單位主管認定須採紙
                  本
簽核方式辦理者。

四、相關人員應配合辦理事項如下:

  (一)總收發文作業

1、電子交換公文,由系統自動登錄資料並加掛總收文號,執行分文後
送至各單位。

2、紙本公文執行來文掃描作業並登錄為線上公文,執行分文後送至各
單位。

3、來文於文內敘明附件電子檔下載位置者,其附件電子檔由總收文人
員下載,執行分文後送至各單位。

4、分文時無法確定承辦單位之案件,或承辦單位退回改分之公文,經
溝通協調無單位願意接辦時,應請秘書裁示,執行分文後送至各
單位。

5、送發公文如有實體附件,確認已送達始可簽收。

6、紙本來文及附件經總收文人員掃描存檔後,採線上方式傳送,其紙
本部分經掃描後隨影像檔交承辦人核對無誤由登記桌彙整交總收
文保管三個月,即自行銷毀。

  (二)承辦人員

1、採線上簽核之文書,承辦人員應將公文及附件掃描或編輯成電子影
像檔後以線上簽核方式陳核。

2、自行創稿之公文,具實體附件時,承辦人可採紙本公文方式陳核。

3、紙本簽核之公文及線上簽核之公文含實體附件者,其附件歸檔時均
隨公文送檔案室歸檔。

4、承辦人如擬將原以「線上簽核」分文之公文或經長官指示改採以紙
本陳核者,應自行將電子公文列印成紙本,依現行紙本公文陳核
作業方式辦理。

5承辦人員擬辦案件時,依簽會流程,簽核人員得依實際需求進行簽
會流程調整;設定會辦流程時,得視需要設定回傳承辦人員進行
意見彙整。

6、擬辦案件時,應注意前後關聯案件陳核方式之一致性,前後關聯案
件引用原則如下:

1)前案為紙本簽核,後案為線上簽核者,承辦人員應將前案紙本文
掃描成電子檔,以電子檔方式夾帶,作為後案公文附件,並供
後案引用。

2前案為線上簽核,後案為紙本簽核者,得列印前案公文內容、
核流程及簽核意見。

3前後2案皆為線上簽核者,應提供前案檔案聯結資訊。

7、承辦人員擬辦案件時,得設定簽會流程,各簽核點人員得依實際需
求進行簽會流程調整;設定會辦流程時,得視需要設定回傳承辦
員進行意見彙整。

  (三)主管人員

1、對於承辦人員以線上方式陳核之公文類文書,主管人員如認為須改
以紙本方式簽核者,應於公文系統中簽註原因再退回承辦人員據
辦理。

2、主管人員應積極督導各承辦人員採線上簽核方式辦理案件,以提升
公務文書電子化效能及達成節能減紙目標。

3、主管人員開啓筆硯公文進行公文核閱,電腦自動會以不同顏色代表
不同主管核稿。

4、承辦人員公文辦竣時,主管人員若要檢視該單位承辦人員公文是否
符合決行層級時,可請該科室之登記桌列印公文清單來檢視。

  (四)歸檔作業

1、線上簽核公文辦畢後,除擬發文之公文由總收發於完成發文作業後
辦理歸檔外,其餘公文由單位登記桌辦理歸檔。

2、案件辦畢後應歸檔之各類文書,應依其簽核方式選擇線上歸檔或紙
本歸檔,且如需併案歸檔時,該等案件之簽核方式必須相同,否
則不可併案歸檔。

3、線上簽核公文應以電子影像檔歸檔;紙本簽核公文可選擇電子影像
檔歸檔或紙本歸檔。

4、歸檔案件之保存年限為10年以下者,除依紙本簽核公文可用紙本
 檔及單位主管同意可免以電子影像檔歸檔外,其他公文仍採用
電子影像檔歸檔。

5、來文之紙本附件,如無法隨文歸檔應在附件單註明原因(例:已退
還來文單位、隨文發送或存放單位),附件抽辦暫時無法隨文歸檔
者,應於辦畢送還檔案室歸檔。

6線上簽核公文歸檔時如不符合「機關電子檔案管理作業要點」及「
機關檔案點收作業要點」之規定,則由檔管人員執行退文作業,
將該文退回各單位登記桌或文書單位依規定補齊程序要件後再將
公文歸檔。

7對於依規定應歸檔而逾期未歸檔之線上簽核公文,檔管人員應定
期執行稽催作業。

8、採以線上申請及瀏覽方式提供本局同仁使用,並依「機關電子檔案
管理作業要點」等相關規定辦理。

1)借調主辦案件:
  
紙本檔案:以線上調卷申請方式經主辦單位主管同意後傳檔案室
  
借調。
  電子檔案:依系統設定之使用者權限,逕行線上瀏覽。

2)借調非主辦案件時: 
  紙本檔案:以線上申請方式經借調非主辦單位主管及承辦業務單
 位主管同意後送檔案室借調。

 電子檔案:以線上申請方式經非主辦單位主管及承辦業務單位
主管同意後於線上瀏覽。

9他機關借閱或民眾申請應用:由承辦單位依本局檔案開放應用須知
相關規定事項申請核准後提供應用,電子檔案得依申請採以電腦
紙張列印檔案內文提供應用。

五、發文限制採紙本實體陳送之公文,應同步點送電子流程。不論線上、紙
本發文之公文,未經本系統決行核判之流程,發文單位將無權限逕行
發文。

六、本要點未規定者,適用行政院頒「文書處理手冊」、「文書及檔案管理
電腦化作業規範」及其他相關法令之規定。