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法規內容

法規名稱: 臺東縣政府出納管理手冊
公發布日: 民國 103 年 09 月 15 日
修正日期: 民國 109 年 04 月 17 日
發文字號: 府財支字第1090078355號函
法規體系: 財政類
圖表附件:
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 第一章 總則
一、臺東縣政府(以下簡稱本府)為建立出納管理制度,依公開、透明作業
    程序,提昇出納管理效能及服務品質,加速公款收付、確保公款與公有
    財物保管安全,特訂定本手冊。
二、本手冊用詞,定義如下:
 (一)出納事務:指依法管理現金、票據、有價證券與其他保管品等之收付
            、移轉、保管及帳表之登記、編製等事項。
 (二)出納管理單位:指管理出納事務之單位。
 (三)出納管理人員:指實際經管出納事務之人員。
 (四)主辦出納:指綜理、督導、指揮出納管理業務,不實際經管出納管理
            事務之人員。
     前項第一款所稱其他保管品,如係不動產或須堆棧倉庫保管之動產,應以
     契據、倉單或其他證明文件代之。
三、本府出納管理單位為財政及經濟發展處(以下簡稱財經處)。
四、出納管理人員每六年至少職務或工作輪換一次,並貫徹職務代理制度。
五、主辦出納及出納管理人員於職務或工作輪換及機關組織調整時,應辦理
        交代,依公務人員交代條例臺東縣施行細則辦理。
六、出納管理單位對機關自行收支款項,收入部分,得委託金融機構代收,
        支出部分,除零用金外,以直接匯撥或簽發票據為原則。
七、出納管理單位主要工作如下:
 (一)點收款項、票據、有價證券及其他保管品等,並核予收據。
 (二)保管櫃存現金、各種票據
包括支票、匯票、本票及外幣票據等
             支票簿(含空白支票及存根聯)、存摺、存單、有價證券及其他保
             管品等。
 (三)按時領取有價證券之本息。
 (四)辦理繳款及存款手續。
 (五)辦理收入退還、結購外匯、匯寄與收兌款項及員工薪津(劃撥)發放
             等手續。
 (六)根據會計憑證或其他合法通知,扣繳各種稅款、捐款、借支款項、保
             險費及其他款項等。
 (七)各項押標金、保證金及其他擔保之收付保管及其他收款退款等事項。
 (八)登記各項出納保管簿籍,編製現金結存表,及保管品類報表。
 (九)逐月核對由會計單位收轉之公庫或其他金融機構存款及保管品對帳單
             ,是否與帳面結存相符, 如有不符之處,應分別編製差額解釋表。
 (十)遞送付款或轉帳憑單或領取支票憑證通知受款人領取。
 (十一)簽發支票辦理支付時,其支票應由機關首長、主辦會計及主辦出納
                簽名或蓋章,上述人員得視組織編制情形及業務特性授權代簽人簽 
                名或蓋章;該等人員如有異動,應即辦理印鑑更換。
八、出納管理人員應負責任如下:
 (一)經辦收付工作
      1、收付現金、票據、有價證券及其他保管品等,如有錯誤,應查明處理
             。
      2、收入現金、票據及有價證券等,除自行保管者外,應按規定解繳或送
              存公庫。
      3、結存款項,如有錯誤,應查明處理。
 (二)經管櫃存現金、票據、有價證券及其他保管品等工作
      1、櫃存現金應與帳面結餘相符。
      2、現金、票據、有價證券及其他保管品等,應妥慎保管,不得挪用或墊
              借。有價證券之本息,應按時領取。
 (三)經辦帳表登記工作
      1、現金出納備查簿、銀行往來帳及各種帳表之記錄,應正確無誤。
      2、收支及現金轉帳傳票、付款憑單,應依照規定時間執行收付後,登記
              遞送簿移送會計單位。
      3、業經辦理收納或支付之相關憑證,應於次日前整理完竣並編製現金結
              存日報表,送會計單位據以入帳。
 第二章 安全及設施
九、出納管理單位對於經管之現金、票據、有價證券及其他保管品,須有安
        全維護設備,並應採取適當防範措施。
十、出納管理單位之保險櫃,應放置於乾燥處所,並儘量靠近出納管理人員
        ;保險櫃門鍵應牢固、櫃壁應堅實、密碼盤應採複算者。保險櫃內不得
        代為保管私人財物。
十一、出納管理單位對於有關單據,應妥慎管理。
十二、出納管理單位應注意事項如下:
   (一)業務無關人員不得逗留出納作業處所或翻閱各種公文、帳簿。
   (二)出納管理人員在工作時間,應儘量避免會客。
   (三)出納管理人員言辭應謙虛,態度應溫和。
   (四)保險櫃應不定期變更密碼。關閉時,應隨時注意迴轉密碼,關閉上鎖
               並應注意妥善保管鑰匙。
   (五)當日收付應於當日結算。
   (六)應儘可能裝置防盜設備。
   (七)出納管理人員解領款項,應親自辦理,並視需要加派人員協助。
第三章 收款
十三、收入款項可由繳款人直接向公庫或金融機構繳納者,應以不由出納
           管理單位收取為原則。
十四、本府各業務單位辦理活動,需於現場收納款項者,業務單位應指定
            專責人員辦理收款,所收款項應於當日或次日至本府公庫繳納,其
            收入憑證印製、領用、報核應依「臺東縣政府及所屬各機關學校各
            項收入憑證管理要點」規定辦理。
十五、收款作業:
   (一)出納管理人員收到會計單位開具之收入傳票或相關單位之收款通知單
              ,應即通知繳款人繳納。收受時,出納管理人員對收入款項,務須
              當面清點檢查,如該款項依 規定應送存公庫者,應填具繳(存)款單據
              
確實依照票據 抬頭字樣,在票背完成背書後,如數繳存,並將繳款
              憑證及收據移送 會計單位登帳。
    (二)出納管理人員對依法令規定應收納之款項,得先行收納開立收據,
               於當日或次日送會計單位補開收入傳票入帳。
    (三)收入票據,應審閱發票人或銀行名稱、地點、種類、抬頭、金額、
               日期、背書等是否與規定相符。
    (四)經辦收入事項,須按照先後次序,編列號碼,並視需要使用號碼憑
               證(牌)發給繳款人,以憑調換正式收訖憑證。
    (五)出納管理人員收妥款項後,應在傳票或繳款單(收據)加蓋收訖日期
               戳記及經收人員職名章。
    (六)出納管理人員對收入款項,應隨時按順序登帳。
十六、經收現金或有價證券,如發現偽造或變造時,應查明處理。
第四章 付款
十七、付款作業:
   (一)實施集中支付之機關,出納管理人員收到會計單位編製之付款憑單,
              應即遞送本府財經處支付科辦理支付。
   (二)收到會計單位編製之支出傳票,其屬於在專戶存管款項支付者,應
              即簽發支票、取款單或以匯款方式支付,並交付郵寄或將款
項匯撥
              受款人指定之金融機構存款帳戶內;如為自領支票或指定人員領取
              者,應即通知受款人或業務承辦人前來領取支票或取款單。
   (三)辦理付款時,應依所附憑證核認支付對象及金額,與支出傳票是否
               逐級核簽完備。如付款時需取具收據或發票者,應注意符合於政府
               支出憑證處理要點之規定。
   (四)支付現款時,應詢明申請者之現金數目,並請收款人當面點清。
   (五)簽發支票除應根據合法之會計憑證外,並應注意下列事項:
          1、存款餘額不足時,不得簽發支票。
          2、在存款餘額內支付之款項,除法令另有規定者外,應一律簽發抬頭
                 支票,並比照「臺東縣縣庫集中支付作業程序」第三節縣庫支票之
                 簽開規定加蓋特別戳記或標識;其具有特殊性質者欲取消劃線標識
     者亦同。
          3、金額數字應用中文大寫,數字末尾應加一「整」字。
          4、支票金額須同時填寫阿拉伯數字者,應一併填寫,且大小寫金額應
                 相符。
           5、支票上應填明發票日期及與付款憑證相符之受款人姓名或公司行號
                  名稱。
           6、支付款項如係委託金融機構匯款者,其支票受款人欄應載明交
○○
                   銀行○○分行(或金融機構)匯款,並應依會計單位編製之支出傳票
                  
記載匯往之金融機構及受款人名稱與帳號,填具匯款申請書,或印
                   製整批匯款作業報表,前項報表應加蓋存款機關全部原留印鑑,辦
                   理匯撥,匯撥後應將匯款金融機構所掣發之匯款憑證影印,蓋上
                  「與正本相符」字樣之章戳附入原傳票;為便於受款人日後查考可
                   將匯款憑證正本依序裝訂成冊另存。
           7、簽發支票之號碼帳號等,應於傳票上註明。
            8、 簽發支票如大小寫金額有錯誤應即作廢,加蓋「作廢」字樣,重新
                  簽發,不得塗改。其他各要項之記載如有更改,應於更改處加蓋存
                  款機關全部原留印鑑。
   (六)款項付訖後,經付人員即在傳票或原始憑證黏存單上加蓋付訖日期戳
               記並簽章。
   (七)出納管理單位接到應(待)付款單據後,應依限辦理支付,不得稽延。
第五章 專戶支票之管理
十八、喪失專戶支票,經查尚未依第二十一點規定辦理繳庫者,其掛失止付
           及後續補發支票作業,比照
「臺東縣縣庫支票管理辦法」相關辦定辦
   
     理。受款人或執票人得填具專戶支票補發申請書,向出納管理單位申
           請補發支票作業。惟專戶支票逾發票日期一年且該款項已繳庫者,依
           第二十一點規定辦理。
十九、專戶支票有下列情事之一者,受款人或執票人得填具專戶支票換發申
           請書,檢同原支票向出納管理單位申請換發:
   (一)票面記載錯誤。
   (二)字跡模糊不清。
   (三)票面污損。
   (四)逾發票日期一年且未繳庫。
   (五)其它。
二十、出納管理人員收到專戶支票換發申請書,經查核無誤,應換發以原受
           款人為受款人之支票;執票人以原受款人已死亡或事實上確無法覓得
           為由,申請換發專戶支票時,應出具相關證明文件及出納管理單位認
     可之保證後,換發以原受款人之合法繼承人或執票人為受款人之支票
     ;
執票人為機關業務承辦人以支票無法交付,奉准收回繳庫為由,申
      請換發專戶支票時,應出具奉准簽呈,換發繳庫辦理。

          出納管理單位於換發支票後,應在原支出傳票註明換發之支票號碼及
          換發日期,並將原支票作廢。
二十一、出納管理人員對於逾發票日期一年之專戶支票,仍未兌付者,得
               簽經機關首長或其授權人同意後,沖收繳回專戶暫時保管。
               前項已繳庫款項之受款人或執票人,以請求權時效未消滅、中斷或
               依據其他法令規定請求返還時,應由會計單位重新簽開支出傳票,
               交出納管理單位簽開支票辦理支付。
二十二、作廢之專戶支票其處理及銷燬,比照臺東縣縣庫支票管理辦法相關
               規定辦理。
第六章 各項稅費款之扣繳作業
二十三、出納管理單位編造員工薪津內扣繳之各種稅費款,須依據有關會計
               憑證或其他合法通知,始得辦理。
二十四、出納管理單位代扣之各項稅費款,應依各該扣繳規定期限,辦理代
        繳。其
中薪資所得稅依中華民國境內居住者及非居住者區分,分別
        填製薪資所得
扣繳稅額繳款書向金融機構繳納,並應注意下列事
        項:
   
(一)中華民國境內居住之個人所得,應於每月十日前將上一月內所扣
          繳稅額繳納。
    (二)非中華民國境內居住之個人所得,應於代扣稅款之日起十日內
          納。
第七章 零用金
二十五、零用金係因應緊急及各項零星支付而設置,用以支付在一定金額以
               內符合預算所列事務費性質之零星支出及旅運費為限,不得移作預 
               算外之墊付或借支。其作業程序如下:
         (一)零用金之申請:年度開始,出納管理單位為應緊急及零星支用, 
                    應參酌實際情形,在權責單位核定零用金額度內,簽會會計單位
                    並奉機關首長或其授權人核准後,提取定額現金,備作零星支
                    用。
         (二)提取之零用金,出納管理單位應指定出納管理人員保管及支付。 
                    業務承辦單位因業務需要,得經其單位主管及主辦出納或其授權
                    人核准,向出納管理人員借款備付零用,惟應於業務辦畢後儘速
                    檢附支出憑證辦理核銷。
         (三)
以零用金支出之費用,其支出憑證應併附核准支出文件,由經辦
                    人員粘貼於原始憑證黏存單上,檢附經會相關權責單位及機關首
                    長或其
授權人核准後,向出納管理人員領取或辦理核銷。
         (四)零用金支付後,出納管理人員應將支出憑證予以編號加蓋付訖及
                    日期章,隨時逐筆登入零用金備查簿;於支付相當數額時,按類
                    別整理歸類,填具零用金支用清單,連同支出憑證
及核准支出文
                    件,經主辦出納或其授權人核章後,送會計單位審核,依規定程
                    序撥還。
         (五)會計年度終了時,應依規定辦理零用金之結轉或繳回。
二十六、出納管理人員辦理零用金支付及結墊撥還,應隨時登記零用金備查
                簿並結計餘額,帳面餘額應與櫃存現金及預借未核銷零用金之合計
                數相符。
第八章 票據、有價證券與其他保管品之收付及管理
二十七、票據、有價證券及其他保管品之收付,出納管理單位應根據傳票執
               行,如根據核准文件收入者,應即通知會計單位補製傳票,執行後
               ,主辦出納人員及收付票據、有價證券及保管品之出納管理人員,
               應於傳票上簽章以示完成收付手續。
二十八、出納管理人員收到各種票據、有價證券及其他保管品,除需於當日
               發還者外,應依照保管品有關規定送存公庫保管。
二十九、出納管理人員經收票據、有價證券及其他保管品應注意事項如下:
        (一)外幣、票據、有價證券、保管品及契據等,應逐案編註收管案號
                    ,並就其性質相同者,分類登入保管品紀錄簿。
        (二)金銀條塊、外幣,應由原經辦單位或經手人加註簽封,以明責任
                    。
        (三)本票及國內外之支票、匯票等,除應詳細登記來源、票號、抬頭
                    、用途、幣別、金額、出票及兌付處所等項外,並應注意票據之
                    有效期限。
        (四)公債、股票、庫券、儲蓄券等有價證券應按類別、戶名、品名、
                    數量、金額、號碼,詳細登記之。
        (五)公債、庫券、儲蓄券等應注意還本付息日期,辦理領取手續,並
                    通知會計單位。
        (六)應注意各項票據、有價證券及保管品之到期日或有效期限,適時
                    通知經管業務單位,辦理展延、退回或收取本息後,通知會計單
                    位編製傳票。
        (七)收管機關採購及財物變賣、處分等實物擔保憑證,應依照原訂立
                    契約書會同有關單位辦理。
        (八)存庫之保管品,應分類登記於存庫保管品備查簿,並按月編造保
                    管品月報表送會計單位以備查考管制。
        (九)有價證券之質權設定登記書,應加註拋棄行使抵銷權。
三十、出納管理單位除依法得自行保管之經費款項外,收納之各種款項及有
           價證券等,除法令另有規定外,應於當日或次日解繳公庫,零星收入
           最長不得逾五日。
第九章 押標金、保證金及其他擔保之收付
三十一、為應各單位採購作業需要,本府得於代理公庫之金融機構開設
               
機關專戶或存入縣庫存款戶集中管理,存管廠商繳納之押標金、
               保證金及其他擔保。
三十二、本府及所屬機關學校採購招標作業由本府發包中心統一辦理者,
               依招標文件規定,投標廠商應繳納之押標金由發包中心收取;開
               標後對未得標廠商之押標金可即時退還者,由發包中心依規定退
               還,對無法即時退還及得標廠商收取之押標金支票(或匯票),應
               即填具「押標金移送清單」,移交財經處收存入庫,並通知本府
               主計處入帳,再由主計處編製支出傳票,辦理未得標廠商押標金 
               退還。所屬機關學校採購案件得標廠商之押標金,另依主計處編
               製之支出傳票辦理撥回。
三十三、本府各單位採購案,對得標廠商收取履約保證金或將押標金轉換
               為履約保證金,如轉換時有應補足(或應退)之差額,應由採購單位
               通知廠商及會計單位辦理,於辦理補繳或退還程序後,始開立收
               取履約保證金收據交付廠商。
三十四、出納管理單位辦理保證金等款項之退還時,應依據會計單位編製
                之傳票,始可退還。
三十五、採購案有保固期間者,廠商應繳納之保固保證金,經廠商事先申明
               者,得直接由應退之履約保證金或該採購案之應付款項中扣抵。
三十六、出納管理單位應配合會計單位、業務或採購單位注意押標金、保證
        金、其
他擔保及保管品之兌償期,配合清理。
第十章 自行收納款項收據之管理
三十七、各單位使用之自行收納款項空白收據及領用單之格式,由各單位視
               業務需要自行定之。其印製、保管、使用及銷毀,依「臺東縣政府
               及所屬各機關學校各項收入憑證管理要點」規定辦理。
三十八、已印製之自行收納款項空白收據,應由會計單位負責保管。
               運用資訊系統
產製收據之流水號碼,應由會計單位管控。
三十九、自行收納款項收據之領用,應由出納管理單位或使用單位填具請領
        單,經
主辦出納或使用單位主管簽核後,向會計單位領用。並應設
        置自行收納款
項收據紀錄表,隨時記錄使用情形,備供查核。
        運用資訊系統產製之自行收納款項收據紀錄報表,亦同。
四十、已使用之自行收納款項收據,一聯交繳款人收執;一聯由使用單位存
      查;一聯報核
(連同自行收納款項統一收據報表)送會計單位列帳。
      因應電
腦化作業或經核准之特殊情形,不受前項收入憑證應備聯數之
      限制。
四十一、未使用或已使用擬作廢之收據,由保管單位或使用單位列表記錄起
               訖號碼,截角作廢,並妥慎保管備查,保管期限至少二年
保存年
        限屆滿後,應報本府主計處核准後始得銷毀。
四十二、自行收納款項收據,應由使用單位按編號順序開立,不得跳號,並
               以類別分類。
四十三、彙解各項收入款時,應將收款之收據字軌號碼填入各該繳款書「原
               始憑證編號」欄內。
四十四、為加強自行收納款項收據之管制,會計單位應設置自行收納款項收
               據領用紀錄卡,並不定期抽查領用情形,作成紀錄備查。
四十五、自行收納款項彙解公庫之收入,依法未另掣發收據者,應按月編製
               收入月報表備查。
               利用機器收款者,其使用完畢之電腦處理紀錄資料貯存體,應分年
               編號收藏,並製目錄備查。
四十六、經收歲入以外之其他款項,得使用自行收納款項收據。
第十一章 出納帳表
四十七、出納管理單位應置備下列各項簿籍:
        (一)現金出納備查簿,備登收納款項,必要時得分立收入、支出或收
                    支結存各項簿籍。
        (二)零用金備查簿,備登零用金支付、結報撥還。
        (三)存庫保管品備查簿,備登存庫保管各類有價證券、票據、保管品
                    等項。
        (四)保管品紀錄簿,作為保管品之明細備查簿,以記載保管品收存及
                    發還之原始記錄。
        (五)現金暫記簿,備登每日結算終了後之收支款項,次日再補行正式
                    登帳。
        (六)傳票遞送簿,備登收支及現金轉帳傳票移送時間之登載。
        (七)其他備查簿,視業務繁簡需要設置。
四十八、前點簿籍採用電腦處理者,其電腦貯存體中之紀錄視為簿籍,應妥
               善保管。
四十九、出納管理人員,於執行出納事務時,應隨時登入有關備查簿,並按
               日結計清楚,不得稽延,相關憑證應於次日前送會計單位據以入帳。
五十、出納管理單位,除領用之零用金,應適時辦理結報申請撥還外,並斟
      酌需要,根
據出納備查簿,編製分戶結存表,連同公庫或其他金融機
      構對帳單,送會計單位核對,併同會計報告轉報。其他出納報表,
      視實際需要定之。
五十一、出納管理單位為辦理收支有關事項,應備具如下書表(其格式詳附
           表):
             (
一)繳款書
             (二)支出收回書
             (
三)收入退還書
             (四)分戶結存表
             (五)保管品月報表
             (六)(公庫)存款差額解釋表
             (七)保管品結存差額解釋表
             (八)零用金支用清單
             (九)現金結存日報表
             (十)專戶支票補發申請書
             (十一)專戶支票換發申請書
             (十二)專戶支票註銷申請書

             (十三)
專戶支票掛失止付申請書
第十二章 出納事務之盤點及檢核
五十二、出納管理單位對於存管之現金、票據、支票簿、有價證券、自行
        收
納款項收據及其他保管品等,每年應作定期與不定期之盤點,
        並將盤點紀
錄陳報單位主管;另由會計單位每年至少監督盤點
        一
次。
五十三辦理盤點人員如發現存管之現金、票據、支票簿、有價證券、自
        行收納款
項收據及其他保管品等與相關之紀錄不符時,應查明不
        符之原因,陳報機關首長。如有缺失事項,應限期改善並列管追
        蹤。
五十四、為加強出納管理,應依照本手冊及相關規定,實施定期或不定期
               查核。
五十五、實施出納事務查核,應組成查核小組辦理。其人員由會計單位、
               人事單位、政風單位及相關單位派員參加。
五十六、出納事務之查核要項如下:
        (一)出納手續是否符合規定。
        (二)庫存現金數目,是否與會計紀錄符合,有無私自墊借或以單據
                   抵現情事,有無與核定額度相符。
        (三)傳票送達後,辦理收付款項,是否迅速。
        (四)
保管之票據、有價證券及其他保管品等,是否與帳面相符。
          是否每月提供當月到期
之存庫保管品明細表供採購單位清理,
          並定期提供存庫保管品帳戶明細資料供採購或業務相關單位勾
          稽。

        (五)各種出納帳表,是否齊全,相關紀錄有否詳實完備。
        (六)收付款項,是否隨時登帳及依規定期限悉數辦理繳庫。
        (七)暫收款及保管時間,是否能遵照規定辦理。
        (八)零用金支付之每案金額有無超過一定金額,保管是否妥善,有無
                   隨時登記零用金備查簿,結存數與未報銷單據金額之總額,是否
                   與零用金之金額相符。
        (九)自行收納之各項收入,有無依照規定保管、使用自行收納款項收
                   據。
        (十)自行收納款項收據之印製、保管、使用及銷毀是否良善。
        (十一)現金、各種票據、支票簿、存摺、存單、有價證券及其他保管
                       品等之出納有無依照規定程序處理,保管是否妥適,有無隨時
                       登記,其實際結存金額與帳面結存是否相符。
        (十二)公庫或金融機構所送機關專戶存款對帳單及保管品對帳單有無
                       與帳載數核對,如有差額,出納管理單位有無查明其發生原因
                       是否正當,並編製「存款差額解釋表」等。
        (十三)出納管理人員有無任相同工作六年以上之情形,休假代理制度
                       有無貫徹實施。
        (十四)
機關首長、主辦會計、主辦出納或其授權代簽人如有異動,是
            否及時
辦理帳戶印鑑變更。
 
五十七、實施出納事務查核結果,應陳報機關首長,如有缺失事項,應限期
               改善並列管追蹤;如缺失事項涉及重大弊端者,應陳報各該管上級
               機關。
               前項查核結果,得辦理獎懲。
第十三章 附則
五十八、本府所屬機關學校之出納管理,得參照本手冊辦理。