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法規內容

法規名稱: 臺東縣政府內部控制制度共通性作業規範
公發布日: 民國 104 年 07 月 15 日
發文字號: 府主審字第1040140813號 函
法規體系: 主計類
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 一、依據臺東縣政府強化內部控制實施方案第四點第二款第二目之1規定,
         臺東縣政府(以下簡稱本府)財政及經濟發展處、建設處、行政處、人事
         處、政風處、計畫處及主計處 (以下簡稱各權責單位)應研訂內部控制制
         度共通性作業範例,供各機關參採,為使各權責單位研訂作業明確及一
         致,特訂定本規範。
二、為強化共通性作業之內部控制,各權責單位應就各級機關作業層級,考
        量業務之性質、重要性及其風險性,並針對監察院糾正(舉)、彈劾案件、
        審計部臺灣省臺東縣審計室建議改善事項、上級與權責機關督導與機關
        實施自我評估及近期外界關注事項等涉及內部控制缺失部分,檢討擬訂
        共通性作業項目,必要時得會商相關機關決定之。
三、共通性作業範例之製作,應秉持有效實用原則,將控制作業併入作業
        流程中設計;另為求格式一致,共通性作業範例以作業流程說明表為
        主,作業流程圖為輔,且皆以A4直式橫書表達。相關設計原則如下:
 (一)作業流程說明表(範例如附件一)
       1.作業流程說明表之各欄名稱,依序為項目編號、項目名稱、承辦單位
          、作業流程說明、控制重點、法令依據與使用表單。
    
   2.項目編號為4碼,前兩碼為英文字母,第1碼為共通性作業代號(如表1)
          ,第2碼為內部製作單位代號,由各權責單位自訂;後兩碼為流水編
          號,以阿拉伯數字由01開始。
       3. 項目名稱:為本府各機關具共通性業務之名稱,如單位會計報告編
           製作業。
       4.承辦單位:預設為各權責單位之科別單位,如○○處(局)○○科(室)。
       5.作業流程說明:應列明詳細步驟、作業時程、重要經驗及應注意事項
          ,且對於關鍵性及重要性之程序或文字可以加底線或文字加粗之方式
         標明。
       6.控制重點:應列明必要之程序、步驟或應予特別重視之作業或法令規
          定等重要環節。
       7.法令依據:承辦該項業務時需引用、依據或參考之法令、規定等名稱
          及條文序號,如預算法第八十七條;如無,則寫略。
       8.使用表單:為內部行政作業所需使用之表單,除明列表單名稱外,應
          隨附表單範例供參,於表單範例右上方標註參考範例字樣;如有多張

         表單或附件者請依流程說明提到之順序依次編號,附件請排列於表單
         之後。
       9.作業流程說明表之項目符號編寫原則,如一、(一)1.(1)。
    (二)作業流程圖(範例如附件二)
       1.作業流程圖之繪製可利用電腦word軟體中之快取圖案-流程圖或使用其
          他軟體,並依欲表達之意義選取符號(如表2)。
       2.作業流程圖之繪製格式
         (1)流程圖圖示繪製排列順序為由上而下,由左而右。
         (2)處理程序分為上下欄位,上方欄位請以動詞+受詞及簡明扼要敘述
             為原則;下方欄位表示處理程序之機關。
     (三)版面、格式及檔名
       1.版面:邊界上、下、左、右均設定為2公分,文字字型為標楷體,頁
          尾文字大小10,且置中設定為項目編號-頁次。
       2.格式:
         (1)作業流程說明表:標題文字大小16並加粗,說明表內容文字大小14
             ,行距設定為20pt。
         (2)作業流程圖:標題文字大小16並加粗,流程圖內容文字大小12,行
             距設定為最小行高12pt。
      3.檔名:共通性作業範例之電子檔案以項目編號加上項目名稱命名,如
         LB02-單位會計報告編製作業;若有附件以項目編號加上-附件○(附件
        名稱),如LB02-附件1(會計報告封面)。



 四、為期簡明有效,共通性作業範例格式採實質重於形式之原則處理,即
         尚未訂定作業流程之各權責單位,按一致之格式研訂共通性作業範例
         ,目前已訂有作業流程者,可以現有格式及內容納入共通性作業範例
         ,遇有修正時再適時採用一致之格式。
 五、各權責單位應適時配合本府內部控制推動進程所建立之各項規制等,
         訂定(修正)相關共通性作業範例內容。
  六、為有效推動本府內部控制、落實內部控制制度之設置及提升內部控制
          制度設計及執行有效性,且落實自我評估機制,並適時因應環境改變
          調整,各權責單位應併同製作「內部控制制度自行評估表」(格式如附
          件三),敘明評估重點,供各機關辦理自評作業。
圖表附件:
  七、各權責單位訂定之各項共通性作業範例及內部控制制度自行評估表,
          應函送本府主計處綜整提報本府內部控制推動及督導委員會同意備查
          後,由各權責單位分行各處(局)轉知所屬參採。
  八、各權責單位分行之共通性作業範例,遇有作業項目之增刪修正、或有
          其他重大修正者,應依前點訂定之程序辦理;其餘涉及作業流程說明
          、控制重點、法令依據或使用表單等修正者,授權各權責單位修正後
          逕行分行各處(局)轉知所屬參採。