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法規內容

法規名稱: 臺東縣政府檔案檢調注意事項
公發布日: 民國 105 年 06 月 13 日
發文字號: 府行檔字第1050114386號函
法規體系: 行政類
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一、臺東縣政府(以下簡稱本府)為執行檔案檢調作業,提升檔案管理
  效能,特訂定本注意事項。
二、本府人員借調檔案時,應由調案人填具調案單提出申請,他機關借
  調或依法有權調閱檔案者,則須備函提出申請。依法調用檔案者,
  除註記調用檔案範圍外,應載明法律依據,調用目的及調用期間,
  始得辦理。
三、本府人員以調案單或他機關備函提出調案申請後,應依下列原則及
        程序完成簽准,始得向檔案管理單位辦理調案:
(一)借調之案件為承辦主管業務時,其調案單須經單位主管核准,每
   張只限調借一案或一件。
(二)借調之案件為非主管業務時:
    1. 機關內部借調檔案:應先經單位主管核章後,送會業務承辦
     單位主管同意,或經機關權責長官核准。
    2. 機關間借調檔案:應備函向業務主管機關提出調案申請,由
     業務承辦單位依來函簽請機關權責長官核准。
    3. 依法有權調用檔案之機關:應備函載明法律依據、調用目的
     及調用期間,由業務承辦單位依來函簽請機關權責長官核准
     後,辦理檔案調用作業。

四、檔案經電子儲存者,借調以電子影像檔案提供調閱為原則。依法有
        權調用檔案之機關,調用檔案時,則以專卷方式借出,借出前應先
        製作複製品一份以為查考。
五、借調之檔案檢出後,檔案管理人員應交予調案人或其代理人應逐件
  清點後於調案單上簽收,調案人應妥善保管借調檔案,不得發生下
  列情形:
(一)遺失或檔案缺頁。
(二)拆散、污損等破壞檔案。
(三)添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等變更檔案內容。
(四)轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。
六、調案人借調檔案以十五日為限,調案人應於調案歸還期限前辦理還
        卷,如無法依限歸還檔案時,應於調案歸還日期前向檔案管理單位
        辦理展期。但展期次數不得超過三次,每次展期為十五日;檔案展
        期屆滿前,仍需使用檔案者,應先行歸還後,再依規定重新辦理借
        調。機關間借調檔案,展期應備函提出請求,由業務承辦單位依來
        函簽辦, 經權責長官核准後辦理。
七、還卷時,檔案管理人員查檢歸還檔案齊全且內容無誤後,應於調案
        紀錄上歸還日期欄簽註還案日期,並俟所借檔案全數歸還後,始得
        退回調案單。
八、歸還檔案遭受破壞或遺失時,其處理原則如下:
(一)歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,檔案管理人員應即退回予調案
   人補全;檔案有遭破壞、變更、遺失、無法補全或毁損致無法修
   復情形者,檔案管理人員應於調案紀錄註記,並簽請機關權責長
   官議處。
(二)檔案內容破壞或變更者,應先洽請原承辦人員或承辦單位相關人
   員補正內容及蓋章,並經權責長官核准後,併同該檔案歸檔。
(三)檔案破損者,由檔案管理人員進行檔案外觀修補後,方予歸檔。
(四)檔案無法補全或毀損致無法修護者,由檔案管理人員簽核後,註
   記於相關檔案目錄或檔案管理資訊系統備查。
(五)檔案遺失者,調案單位應將責任歸屬及補救方式陳報機關權責長
   官核處後檢附原簽及相關資料送檔案管理單位辦理檔案目錄或檔
   案管理資訊系統之註記備查。
九、借調檔案逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定期製作「
        逾期未歸檔稽催單」向調案人辦理催還。

十、檔案逾期未歸還且經稽催仍未歸還時,檔案管理人員應將該調案人
        及稽催情形簽請機關長官依下列規定議處:
(一)經第二次查催仍不歸還者,申誡一次。
(二)經第三次查催仍不歸還者,申誡二次。
(三)經第四次查催仍不歸還者,比照遺失檔案處理。
(四)遺失檔案者:記過。情節重大者加重處分。
借檔人除受第一項處分外,並暫停其再借調檔案直至歸還為止,但為顧
及業務需要,得由直屬主管借調檔案。

十一、各機關人員調職時,應知會檔案管理單位,以查檢其借調檔案情
  形;如有借調檔案應依下列原則處理:
(一)借調機關內部之檔案應全部歸還,不得轉借。
(二)承辦他機關向本機關借調或依法調用之檔案,其未屆滿歸還期限
   者,應依相關規定列為職務移交事項。

十二、本注意事項未規定事項依檔案法、檔案法施行細則及機關檔案檢
  調作業要點規定辦理。