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法規內容

法規名稱: 臺東縣各機關學校會計檔案保管與銷毀處理注意事項
公發布日: 民國 109 年 07 月 10 日
發文字號: 府主審字第 1090145429 號函
法規體系: 主計類
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一、
臺東縣政府(以下簡稱本府)為各機關學校注意會計檔案之保管與銷毀並建立一致性規範,特訂定本注意事項。
二、
各機關學校檔案之保管與銷毀,除依會計法、審計法、檔案法及政府會計憑證保管調案及銷毀應行注意事項等規定辦理外,應依本注意事項之規定。
三、
本注意事項所稱各機關學校如下 ﹕

(一) 臺東縣議會。
(二) 臺東縣政府及所屬機關學校。
(三) 臺東縣各鄉鎮市民代表會。
(四) 臺東縣各鄉鎮市公所。

四、
本注意事項所稱會計檔案指會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查簿。
五、
會計檔案之銷毀,除有關未了債權債務或因案應續予保存外,應依下列程序辦理:

(一)臺東縣議會應徵得審計部臺灣省臺東縣審計室(以下簡稱審計室)同意後,再依檔案法相關規定辦理。
(二)本府及所屬機關學校辦理程序如下 ﹕

  1. 編製銷毀清冊三份(如附件一格式),函文送本府主計處轉請審計室同意後辦理 。

  2. 本府及所屬機關收到同意銷毀公文後,依檔案法相關規定辦理,報本府行政處函轉國家發展委員會檔案管理局(以下簡稱檔管局)審核。經檔管局函復同意後,依規定擇期辦理銷毀作業。

  3. 另本府所屬學校接獲同意銷毀公文後,依「公立高中(職)以下學校因應檔案法第 28 條修正條文配合辦理事項」辦理,報該管上級機關(本府教育處)同意後,依規定擇期辦理銷毀作業。

(三)各鄉鎮市民代表會及各鄉鎮市公所應編製銷毀清冊二份銷毀,函送本府主計處轉請審計室同意後,依檔案法相關規定辦理。

圖表附件:
六、
同意銷毀等相關公文應永久保存並列入交代。
七、

會計檔案遇有遺失、損毀等情事,應檢附會計檔案缺漏報告及缺漏情形表(如附件二格式)並敘明下列事項,函送本府主計處轉請審計室審核:

(一)會計檔案遺失、損毀原因。
(二)會計檔案保管人員是否已盡善良管理人應有之注意並無怠忽。
(三)對於公款是否遭受損害。
(四)有無未了債權債務或因案應續予保存之情形。
(五)依會計年度列報遺失、損毀之各種會計憑證、會計簿籍及會計報告等會計檔案清冊。
(六)未來會計檔案管理之機制。
(七)檢附相關文件或照片等。

圖表附件: