壹、依據及適用範圍 |
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一、臺東縣政府(以下簡稱本府),為統一公文處理,提高行政效率,特
依照公文程式條例及事務管理規則有關規定訂定本要點。
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二、本要點適用於下列機關(以下簡稱各機關):
(一)本府及所屬各機關。
(二)縣公營事業機構。
(三)縣立學校。
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貳、分層負責 |
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三、各機關首長對本機關分層負責處理公務,負監督考核責任,並得指定
適當單位或人員抽查各層級基於授權處理之公文,作為考核及研究改
進之準據。
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四、各機關分層負責處理公務,應由其上級機關督導之。
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五、各機關公文之處理,應就本機關職權及單位職掌實施分層負責,其分
層負責之層級劃分,應依下列規定辦理:
(一)本府:縣長為第一層,各處主管及所屬機關首長為第二層,科長為
第三層,承辦人員為第四層。
(二)本府所屬一級機關:機關首長為第一層,科(隊)主管為第二層,
股長為第三層,承辦人員為第四層。
其他機關、學校比照前項各款層級劃分。
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六、各機關應就本機關職權範圍內之全部公務,衡酌其性質及權責之輕重
,予以分類詳明列舉擬訂分層負責明細表,經機關首長核定實施,並
報請上一級機關備查。
本府一級機關之分層負責明細表甲表,應報本府核定。
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七、各機關核決公文(包括決行、核批、核會文件),行使最後核定職權
者,應親筆簽名,其方式規定如下:
(一)本府第一層機關首長(副縣長、秘書長、參議、秘書)核決文稿,
其由縣長親自核定者,應由縣長簽名;由副縣長代為核決者,應由
副縣長親筆簽名,加蓋縣長職名章;由秘書長代為核決者,應由秘
書長親筆簽名,加蓋縣長職名章;由參議代為核決者,應由參議親
筆簽名,加蓋縣長職名章;由秘書代為核決者,應由秘書親筆簽名
,加蓋縣長職名章。
(二)本府第二層單位主管(副主管或專員、技正)代為核決本府文稿時
,其由主管核決者,應由主管在核決位置親筆簽名,並加蓋代為決
行章,由其副主管或專員、技正代為核決者,應由副主管或專員、
技正在其原職稱位置蓋本人及主管職名章,另在核決位置簽名加蓋
其主管職名章及代為決行章。
(三)本府第三層主管代為核決本府文稿時,應在其本人職稱位置先蓋職
名章,另在核決位置親筆簽名及加蓋代為決行章。
(四)機關首長、一級單位主管差假、出國或其他因故不能視事之情形,
應依職務代理人規定辦理,由職務代理人於首長、主管應簽名或核
章欄位,簽名或蓋用代理人職名章,並加註「代」字。但代理直屬
主管之承辦人員不得既承辦業務復代理主管決行公文,遇此情形時
,應提昇公文決行層次。
(五)職名章簽署之格式應依「臺東縣政府及所屬機關學校橫式職名章簽
署範例」之規定辦理(附圖 1)。
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八、各機關副首長、幕僚長,襄助首長處理第一層公務,副首長在二人以
上者,得劃分其襄助公務之範圍。其責任除機關首長臨時交辦處理事
項外,其餘於分層負責明細表內規定之。
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九、依照首長核定處理辦法擬辦之公文,由副首長、幕僚長或第二層主管
判發者,文稿內容如違背原核定辦法,判發、核稿及承辦人員應共同
負違誤責任。
公文承辦人員製作公文,其敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期
、數字、法規條文及有關解釋等,發生錯誤遺漏者,應由承辦人員負
責。
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十、機關首長因故不能視事,應由副首長或指定人員代理並負其責任,由
代理人代行首長職務時,其機關公文,除署首長姓名註明不能視事事
由外,應由代行人附署職銜、姓名於後,並加註「代行」二字。
代理人代為決行上一層公文,除署上一層首長姓名外,並附署本層首
長姓名,註明不能視事事由,加署代行人職銜、姓名及加註「決行」
二字。
前二項代行之文稿,應予儘速繕發,如延至首長視事後繕發,仍應照
原稿由代行人附署。
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十一、各機關第二層以下置有副主管者,副主管襄助主管處理各該層公務
,並於主管因故不能執行職務時代行主管職務,同時負其責任。
前項各層級單位未置有副主管者,其主管因故不能執行職務時,應
指定適當人員簽報首長核准後,代行其主管職務,如本單位無適當
人員代理,應由首長另行指定適當人員代理,並負其代行責任。
前二項代理人,代行主管職務對外行文之附署,應比照第十點規定
辦理。
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十二、各機關核閱文稿人員,對公文之處理規定如下:
(一)主辦單位簽擬內容,如有不明確之處,應先洽商再行核簽。但主
辦單位之意見顯與事實不符或違背法令者,得逕行核簽。
(二)對次一層陳核案件,依分層負責明細表屬各該層決定事項,得逕
行簽註退還。
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十三、上一層收文或核定案件,其性質屬於次一層權責範圍內,而以次一
層主管名義對外行文時,其文內應敘明「奉交下」、「層奉交下」
或「奉核定」、「曾奉核定」等字樣。
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十四、各機關除由首長對外行文外,其各層主管根據分層負責之授權對外
行文附署規定如下:
(一)本府第二層代為決行之文稿,仍以本府名義行之,由縣長署名,決
行人應在縣長簽章後附署職銜、姓名,並加註決行二字或加蓋
依分層負責規定授權決行章。
(二)本府第三層代為決行之文稿,仍以本府名義行之,由縣長署名,決
行人應在縣長簽章後,加蓋依分層負責規定授權決行章。
(三)其他各機關第二層以下各層主管代為決行之文稿,仍以本機關名義
行之,由機關首長署名,其決行人之附署,比照第一款、第二款規
定辦理。
(四)使用機關長戳之公文,由各層代為核決者,發文時應加蓋依分層負
責規定授權決行章。
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參、公文收發 |
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十五、各機關之公文收發,區分如下:
(一)總收發。
(二)單位收發。
(三)簽稿收發。
前項公文收發,以本府為主體者,行政處為總收發,各處為單位收
發。各所屬機關學校得依本機關之性質按實際需求,僅設總收發。
各機關綜合文稿之單位,其辦理簽稿承轉登記者為簽稿收發。
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十六、收發人員(登記員)如有調動,應將業務有關事項詳細交代繼任人
員,並與計畫處連繫,必要時予以輔導或訓練。
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十七、各機關為辦理公文收發登記查詢,設立登記桌規定如下:
(一)各機關均應設立登記桌。但平均每月收文在五百件以下者,得依第
一四三點規定辦理。
(二)各基層單位以設立一個登記桌為原則,並得視實際需要增設,設有
二個以上登記桌者,應冠以數序。
(三)每一登記桌應設登記櫃,放置各簽收清單。
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十八、各機關實施公文管制作業所使用各項清單,應自結案起保存一年。
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十九、外收發收文人員,負公文點收之責,凡收到公文或函電,應就送文
簿、送件回單或郵電回單,查對點收,並就原簿(單)註明收到年
月日時,蓋戳退還送件人。如無送文簿(單)者,應填給收據(附
式一),未設外收發之機關,其外收發工作,應由總收發指定人員
辦理。
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二十、外收發收文依下列規定辦理:
(一)公文用外收文表(附式二)登記,除速件應隨收隨送拆封人員點收
外,普通公文每小時送一次。
(二)公文附有解送人犯或附有款項、貴重特殊物品、大宗附件,應立即
登記後送總收發。
(三)封套標明機密或寫明長官親啟文件及長官函件,分別用送文簿登記
,隨收隨送長官親收或經指定之人員點收處理。
(四)持送之收件應注意封口是否完整。如有破損或拆閱痕跡,應當面會
同送件人,於送文簿、單上註明。
(五)人民持送之申請案件,應先檢視是否符合規定。如文件不全,應當
面會同送件人,於送文簿、單上註明。
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二十一、(刪除)
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二十二、(刪除)
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二十三、(刪除)
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二十四、(刪除)
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二十五、(刪除)
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二十六、(刪除)
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二十七、總收發收到外收發公文,應即利用隨文送來之外收文表,作拆封
紀錄,逐件對號拆封,並做下列規定辦理:
(一)應防封套內所裝公文緊靠封口,注意剪拆。
(二)一封內有來文二件以上者,應於外收文表中註明其件數及文號。
(三)依來文逐件清點附件,並在外收文簿中註明,其手續如下:
1 . 附件應加整理,附於原來文之後。
2 . 附件如為現金、支票、匯票、郵票、各種有價證券或貴重物品,
應轉送出納或承辦單位點收,並就原來文附件項下簽證。
3 . 附件未到或附件先到、公文未到或公文先到、附件未到者,除於
附件或公文上黏條註明外,應就外收文表中註明。俟文件到齊後
再行分文。附件不齊全或漏檢附件者,應加附查詢通知單,原文
退還發文單位。
(四)解送人犯公文,應立即編號登記,提送承辦單位簽收。
(五)拆封檢查如發現封面所列號碼與封內公文號碼不符,有號無文、有
文漏號、或原發文日期與發郵日期有疑問時,應就外收文表中分別
註明,並向原發文機關查詢。
(六)速件應即分文編號,填公文登記表(清單)單獨提送。
(七)封面未標明機密字樣,拆封後如發現其內容有保密必要,應作機密
文件處理。
(八)拆封時如封內夾有本機關內部單位之文件,應立刻登送文簿轉送受
文單位處理,並於原文上蓋「併封寄到」戳記,註明收送月、日、
時。
(九)來文如有誤投,應退還原發文機關。其有時間性者,得代為轉送,
並通知原發文機關。同時在外收文表中註明。
(十)郵寄公文,封套上所貼之郵票,蓋有日期戳記,不得剪除。
(十一)已拆之封套,除訴訟、訴願、人民申請案件及其他具有時效限制
文件,須隨文附送並蓋戳註明外,應彙齊包紮,註明日期及封套
數目,保存六個月,以備查考。
(十二)外收文表於紀錄後,應彙訂存查。
(十三)應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相稱。
如相隔時日較長時,應在文面註明收到日期。
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二十八、各機關收受電報,應由主管電務人員隨到隨譯,用送文簿編號登
記後,分別送辦或陳閱。
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二十九、各機關收受外文文件,應指定精通外文人員譯出主旨後,收文單
位用送文簿登記,送主辦單位處理。
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三十、總收發分文,應依下列規定辦理:
(一)視來文內容,認定承辦單位,涉及二個單位以上者,應以來文所敘
業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位。有列管之必要者,先
送研考單位(人員)列管。
(二)總收發分送文件,各單位主管認為不屬於本單位主管業務範圍者,
應簽註意見於八小時內核准後退回總收發改分。
如經二次改分,仍無法認定主辦單位,應由總收發收文人員請示機
關首長批示改分之。
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三十一、收文編號手續如下:
(一)來文經分文後,統一編列字號,每年從第一號開始順序編列。
(二)來文正下方,應蓋收文編號戳(附式三)編號。
(三)要求補發之公文,應掛用原收文日期字號。
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三十二、未經編號之收文,應送總收發補辦編號登記,再行處理。
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三十三、經編列字號之收文,應按號碼順序列印簽收清單,送由基層收發
(登記桌)蓋章簽收。
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三十四、下列文件,不予編號,應另登送文簿,送承辦單位辦理:
(一)各種定期及例行表報。
(二)通報及知會之文件。
(三)機關首長私人往來之文電。
(四)邀請參加紀念性集會之文件。
(五)贈送書刊及資料之文件。
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三十五、總收發發文人員對送發文件,應負檢查及點收之責,對未用印章
或附件不全之文稿,應退還補辦。但電子公文得不蓋用印信或章
戳。
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三十六、人民陳情案件經收文後應依「臺東縣政府人民陳情案件作業要點
」規定送研考單位登記列管。
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三十七、承辦單位辦理之密等為極機密以上公文,應由承辦人員照原編收
文號碼,自行填註發文字號封固送發。如屬創稿之極機密以上公
文,應由承辦發文單位向總收發提號辦理。
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三十八、發文冠字,除沿用收文冠字外,應冠承辦單位之代字,不得加冠
會辦單位及首長姓名代字。原稿及發出公文紙之「日期」、「字
號」項下並應分別標示中華民國曆年月日及字號(附式四)。
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三十九、機關內部單位基於授權對外行文時,其發文冠字,應加「處」、
「局」或「科」之字樣。
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四十、各機關對外行文,應由本機關統一辦理編號、登記、封發及歸檔手
續。但其第二、三層主管逕行處理之事項,由各單位逕行編號登記
封發。
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四十一、封發公文應依下列規定辦理:
(一)對同一收文機關之發文,除最速件提前封發外,其餘在處理期限
內,得併封發出。
(二)密件、速件公文應按文稿註明區分之密等或速別,於封套上加蓋
戳記。但機密文件應另加外封套,定有期限公文,加蓋「本件有
時間性」戳記,開會通知,加蓋「開會通知提前拆閱」戳記。
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四十二、發文附件,應依下列規定辦理:
(一)發文附件宜由承辦人備妥並檢點清楚,有二種以上時,應分別標
示附件一、附件二、……,送由文書單位隨文辦理封發外,其不
能隨文裝訂之附件,由承辦單位負責個案固封,加蓋「封訖」戳
記,於封面註明受文者後送發。
(二)重要附件(現金、支票、匯票、郵票、各種有價證券、貴重物品
或各種證件等),應由承辦單位檢齊封固,封面書明附件名稱、
數量,封口加蓋經手人印章,隨同文稿交發,發文人員應將原封
附件,連同公文,編號登記,加封發出。
(三)附件另郵,應在公文之附件項下標示「附件另郵」,並應於附件
封面右上角書明「某號之附件」同時發郵。
(四)附件為重要包裹,應以防水之紙張塑膠製品等包裝後,書明收件
地點、機關名稱或人名。
(五)公文解送人犯,應由機關首長指派適當人員押送。
(六)附件為大宗物品,得由承辦單位協同文書單位派員遞送。
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四十三、發文在未封口前,應再抽出複檢後封固,其送達方式,如交換傳
遞、差送、郵寄、寄存、公示等,由文書單位視公文性質及實際
情形,自行決定。
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四十四、公文交換傳遞、差送、郵寄,應依下列規定辦理:
(一)交換傳遞文件(已參與公文交換單位),用送文簿或傳遞清單,
按規定時間、地點集中交換。
(二)差送文件用送文簿填寫封套正面所列之字號、收件者,送出月日
時各欄,由外收發視速別戳記,分派專差或班差遞送,並由收件
單位點收蓋章。
(三)郵寄文件應先過磅,用郵遞表(附式五)登記,分上下午兩次送
郵,最速件以限時專送隨時送郵,並登記郵資日報表(附式六)
,送主計單位辦理。但採用郵資機計資發郵之機關,得依郵局規
定辦理。
(四)差送或郵寄公文,應於公文封(附式七)之發文字號欄內,逐一
詳列公文封內裝之公文號碼或製作郵遞表連同公文裝入公文封內
,供受文機關點收公文之依據。
不能依前項規定送達之公文,得參照行政程序法,關於「送達之
規定」為之。
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四十五、公文傳真及電子交換,應依機關公文傳真及機關公文電子交換作
業辦法之規定辦理。
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四十六、各處局送發函件(包括發郵及差送)應以有關公務者為限,由承
辦處局收發人員登記送文簿(表)送發。
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四十八、收發人員應定時查驗送文簿(清單)登記之文件送達情形。
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四十九、文件發出後,其所有原稿及附件,應加整理,製作歸檔表(附式
八)二份,逕送管檔人員,點收後以一份蓋章退還收發人員保存
。發文原稿如須「發後補判」者,應於補陳核判後,退回發文單
位辦理歸檔。
發文原稿如經承辦單位註明「發後補會」或「補辦登記」手續者
,應退承辦單位負責於補會或補登後送管檔人員如點收歸檔,發
文原稿如需續辦者,仍按調卷手續辦理。
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五十、登記員收到公文簽收清單或送文簿送來之公文,經點收清楚後,應
在清單(簿)上蓋收文章,填寫收到月日時退還。
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五十一、人民申請案件,登記員應在承辦人簽收清單,加蓋「人民申請案
件」戳記,其處理原則請依「臺東縣政府人民申請案件作業要點
」辦理。
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五十二、登記員收到處理完竣之存查案件時,應依下列規定辦理:
製作存查歸檔表二份,送研考單位(人員)抽查後,由登記員送
管檔人員點收,一份蓋章退還登記員保存。
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五十三、登記員對會辦文件,應依下列規定辦理:
(一)收到承辦人員送來之送會文件後,依內容鍵入公文管理系統,傳
輸至會辦單位登記員收件系統內,同時將文件及「簽收清單(簿
)」送會辦單位登記員簽收。
(二)受會單位登記員收到會辦文件,除在收件系統簽收外,應在「簽
收清單(簿)」簽收,並填寫收到月日時,即退回送會之原登記
桌。
(三)受會單位登記員收到會辦文件,應照收文方式登記,即時列印二
份簽收清單,併同文件交承辦人員簽收,清單由承辦人及登記員
各執一份。
(四)受會單位登記員收到承辦人員交來會竣之文件,除在收件系統作
「退會」或「轉會」並將文件即時退交「原會」或須「轉會」之
次一單位登記員,於簽收清單(簿)上簽收。
(五)原登記桌收到會竣之文件,應在受會單位之簽收清單(簿)蓋章
或簽名,填寫收到月日時後退還,並檢視該文件之內容,如有修
正意見,得退還承辦人員辦理,否則可由登記員逕行處理,已逾
原填預定結案日期時,登記員即予辦理展期手續,並通知承辦人
員,不必再按收文方式,退交承辦人員處理。
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五十四、陳核(判)文件應視其速別、密等分別使用公文夾(附式九),
以一文一夾為限。
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五十五、交辦文件,應用送文簿登記,送總收發編號分文。
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肆、公文製作 |
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五十七、公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他
文件」六種。
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五十八、公文之類別及用法如下:
(一)令:發布法規,發表人事任免、調遷、獎懲時用之。
(二)呈:對總統有所呈請或報告時用之。
(三)函:各機關處理公務及民眾與機關間之申請與答復時用之。
(四)公告:各機關就主管業務,向公眾或特定對象宣布週知時用之。
(五)其他公文:
1.書函:
(1)於公務未決階段需要磋商、陳述及徵詢意見、協調或通報時
使用。
(2)答復簡單案情,寄送普通文件、書刊或為一般聯繫、查詢等
事項行文時均可使用。
2.開會通知單:召集會議時使用。
3.公務電話紀錄:凡公務事項之請求、洽商、查告、通知、聯繫
、協調等,可以電話簡單正確說明,毋須書面行文時使用。
4.其他定型化處理之公文。
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五十九、發布行政規章之令文可不分段,敘述時動詞一律在前。但多種規
章同時發布,可併入同一令內處理。
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六十、發布令之發布方式,可以公文分行或登載於各級政府公報。
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六十一、人事命令分為任免、調遷、獎懲三種,其格式由人事主管機關訂
定,並應遵守由左至右之橫行格式原則。
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六十二、「呈」之結構,採用「主旨」、「說明」、「辦法(請求、請示
)」三段式,可用「主旨」一段完成者,勿硬性割為二段、三段
。
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六十三、「函」之製作要領如下:
(一)文字敘述應儘量使用明白曉暢,詞意清晰之文字。
(二)文句應正確使用標點符號。
(三)轉敘來文,祗摘述要點,不可層層套敘。
(四)應絕對避免使用艱深費解、無意義或模陵兩可之詞句。
(五)應使用語氣肯定、詞句堅定、互相尊重之語詞。對不相隸屬之
上級機關行文,得用上行文語氣。
(六)函的結構,一律採「主旨」、「說明」、「辦法」三段式,案
情簡單可用「主旨」一段完成者,勿硬性分割為二段、三段;
「說明」、「辦法」二段段名,均得因事、因案加以活用。
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六十四、「函」之分段要領如下:
(一)「主旨」:為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求具體扼
要。
(二)「說明」:當案情必須就事實、來源或理由作較詳細之敘述,無
法於「主旨」內容納時,用本段說明。本段段名,得視公文內容
改用「經過」、「原因」等其他更適當之名稱。
(三)「辦法」:向受文者提出的具體要求無法在「主旨」內簡述時,
用本段列舉。本段段名,得因公文內容改用「建議」、「請求」
、「擬辦」、「核示事項」等更適當之名稱。
(四)各段規格:
1.每段均標明段名,段名之前不冠數字,段名之後加冒號「:」
。
2.「主旨」一段不分項,文字緊接段名冒號之後書寫。
3.「說明」、「辦法」如無項次,文字緊接段名冒號之後書寫;
如分項條列,應另行低一格書寫,項目次序如下:一、二、三
、……,(一)、(二)、(三)……,1、2、3,(1)、
(2)、(3)。
4.「說明」、「辦法」中,其分項條列內容過於繁雜或含有表格
型態時,應編列為附件。
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六十五、「公告」製作要領如下:
(一)「公告」一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作。
(二)「公告」文字必須加註標點符號,並應注意公告之時效。
(三)「公告」內容應簡明扼要,各機關來文日期、文號,不必在「公
告」內層層套用;會商研議過程也不必在公告內敘述。
(四)「公告」結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」(或說明
)三段,段名之上不冠數字,分段數應加以活用,可用「主旨」
一段完成者,勿硬性規定為二段、三段。
(五)公告登載時,應用較大字體簡明標示公告之目的,免署機關首長
職稱、姓名。
(六)一般工程招標或標購物品等「公告」,得用表格處理,免用三段
式。
(七)凡在機關佈告欄張貼之「公告」,必須蓋用機關印信,應在「公
告」二字右側空白位置蓋印,以免字跡模糊不清。
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六十六、「公告」分段要領如下:
(一)「主旨」:為全文精義,使人一目瞭然公告目的和要求。「主
旨」之文字緊接段名冒號之後書寫。
(二)「依據」:將公告事項所依據某一法規和有關條文之名稱或某
某機關之來函敘述即可,非必要,不敘來文日期、字號。「依
據」有兩項以上時,每項應冠數字,並分項條列,另行低一格
書寫。
(三)「公告事項」(或說明):為公告之主要內容,必須分項條列
,冠以數字,另行低一格書寫,如內容祗就「主旨」補充說明
事實經過或理由時,得改用「說明」為段名。公告如另有附件
、附表、簡章、簡則等文件時,祇需提到參閱「某某文件」,
公告事項內不必重複敘述。
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六十七、其他公文製作要領如下:
(一)書函之文字用語比照「函」的規定。
(二)定型化公文格式由各機關自行訂定,並應遵守由左而右之橫行
格式原則。
(三)接洽公務電話,經通話後,發話人如認有必要,得將通話紀錄
製作二份,以一份送達受話人,雙方附卷,以供查考。
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六十八、「簽」之撰擬採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段活用,其要
領如下:
(一)「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整個目的與期望。
(二)「說明」:對案情來源、經過與有關法規或前案及處理方法之分
析等,作簡要敘述。
(三)「擬辦」:為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體處理意
見或解決問題之方法。
(四)「簽」之各段應截然劃分,「說明」段不提擬辦意見,「擬辦」
段不重複「說明」。
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六十九、「稿」之撰擬要領如下:
(一)按行文事項之性質選用公文名稱,如「令」、「函」、「書函
」、「公告」等。
(二)一案須辦數文時,應用同一稿面,並註明稿數,另在每一受文
者之上,標明「稿一、稿二……」字樣。承辦人員應在各頁摺
合處蓋職名章。
(三)一文的受文者有數機關時,內容大同小異者,同稿併敘,將不
同文字列出,並註明某處文字針對某機關。
(四)文稿中多個機關名稱同時出現時,按照既定機關順序,由左而
右依序排列,不另以併排方式處理。
(五)文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字;機關全銜、受文者
、本文等應採用較大字體,以資醒目。
(六)「函」之正文,除按規定結構撰擬外,應注意下列事項:
1.定有辦理或復文期限者,應在「主旨」內敘明。
2.承轉公文,應摘敘來文要點。來文過長仍應儘量摘敘,如無法
摘敘時,得列為附件。
3. 概括之期望語:「請核示」、「請查照」、「請照辦」。等應
敘入「主旨」,不得在「說明」、「辦法」段內重複。
4.「說明」、「辦法」須分項條列時,每項表達一意。
5.敘稿時文末首長職銜僅書「姓」,名字以「○○」表示。
6.須以副本分行者,應在「副本」項下列明;如要求副本收受者
作為時,則應在「說明」段內列明。
7.如有附件,應在「說明」段內敘述附件名稱及份數。
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七十、各機關對有隸屬關係機關之行文,應依層級為之,不得越級。但緊
急案件必須越級時,應以副本抄送直屬之上級或下級機關。
前項越級行文案件,答復時如無時限性,仍不得越級。
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七十一、上級機關對下級機關行文發布令函時,屬於發布法規或一般通案
性之公文,其已發行公報者,應刊登公報,並敘明生效日期。
上級機關對下級機關請示解釋之個案答復,其屬通案性經刊登公
報者,對所屬相關之機關,應加註為副本受文者。
刊登公報之文件,均不另行文,各受文機關應指定人員隨時剪貼
(附式十)依照收文手續編號登記,分交承辦單位據以辦理。
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七十二、須分行而內容性質有主從之文件,除對主要受文者行文外,其他
機關或個人不論上行、平行、下行,概以副本抄送,並在「副本
」項下列明,倘有附件應加註明。收受副本者,應為適當之處理
,對與業務無關單位不得濫發副本。
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七十三、對外國機關或人員行文,應用本國程式,並以中文本為主。其所
附之外文譯本,得依其慣例行之。
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七十四、無機密性之通案公文或必須轉行所屬機關之一般公文,除用公報
刊登外,並得利用其他公務性之定期刊物刊登及大眾傳播工具傳
播。
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七十五、召集會議,應先填發開會通知單(附式十一),其有議程及討論
資料者,應作為附件附送,如時間急迫者,並先以電話通知。
開會通知單,應致送主持人,主持人為本單位人員,以副本抄送
。
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七十六、各種表報,應依下列原則,力求簡化:
(一)造送種類及期限,依據需要予以合併,以減少其次數與數量。
(二)業務單位與統計單位所製之表報內容,應求一致。
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七十七、造送各項表報,除屬於臨時性,應特別說明必須備文附送者外,
均由承辦單位逕行送發,免另行文。
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七十八、公文用語規定如下:
(一)期望及目的用語,得視需要酌用請、希、查照、鑒核、核示、備
查、照辦、辦理見復、轉行照辦等。
(二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語,必須明確肯定。
(三)直接稱謂用語:
1. 機關間有隸屬關者:上級對下級稱貴;下級對上級稱鈞;自稱
本。
2. 機關間無隸屬關係者:對上級稱大;平行稱貴,自稱本。
3. 對機關首長:上級對下級稱貴,自稱本;下級對上級稱鈞長,
自稱本。
4. 機關(或首長)對屬員稱台端。
5. 機關對人民稱先生、女士或通稱台端、君;對團體稱貴,自稱
本。
6. 行文數機關或單位時,如於文內同時提及,可通稱為「貴機關
」或「貴單位」。
(四)間接稱謂用語:
1. 對機關、團體,稱全銜或簡銜,如一再提及,得稱該,對職員
稱職稱。
2. 對個人稱先生、女士或君。
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七十九、承辦人員收到分辦文件,應於簽收清單簽名或蓋章,一份退回登
記桌一份自存。
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八十、承辦人員認為所分文件,非其辦理之業務,應改分另一承辦人員時
,即在承辦人簽收清單正面空白處,由左而右註明理由、文號「改
分」,同時簽名或蓋章,以示負責,並註明月日時,退登記桌辦理
改分手續。
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八十一、離職或他調,原承辦案件,尚未結案,移交另一承辦人員辦理時
,應在原簽收清單註明理由、文號,連同文件退回登記桌。
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八十二、各級承辦人員處理公務,應備承辦案件登記簿(附式十二)或以
承辦人員簽收清單登記之,並應連同負責保管業務有關之參考資
料,於職務異動時列入移交。
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八十三、簽稿撰擬規定如下:
(一)先簽後稿:
1.訂定、修正、廢止法令之案件。
2.性質重要而無法令依據案件。
3.政策性或重大興革案件。
4.牽涉較廣,會商未獲結論之案件。
5.重要人事案件。
6.與人民權利義務有重大關係之案件。
(二)簽稿併陳:
1. 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
2. 依法准駁,但案情特殊須加說明之案件。
3. 須限時辦發,不及先行簽請核示之案件。
(三)以稿代簽:
一般案件簡單或例行承轉之案件。
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八十四、先簽後稿之案件,應以核定原簽附稿,由次一層主管依照第十三
點之規定辦理。
其必須以上一層名義行文者,得由次一層主管代為決行方式處理
。
本府一級機關依本府縣務會議決議或其他會議經縣長栽示、指示
、提示通知辦稿者,依前項規定辦理。
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八十五、承辦人員經辦之稿件,如尚未結案而急需續辦者,應填寫調卷單
向發文單位調用,發文單位將調卷單隨同其他案件原稿辦理歸檔
手續。
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八十六、簽稿如有修改,應由修改人員於修改處蓋職名章,修改過多時,
應退回承辦人員清稿後,連同原稿陳核(判)。已在簽稿上簽章
,而未簽註意見者,視為同意。
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八十七、受文機關復文時,應於說明段內,將發文機關之發文年月日及字
號均以中文數字橫行書寫。
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八十八、簽稿引用之法令,應將其條文或令文扼要或全文敘入,如文字過
多不便全敘時,應作附件抄送。
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八十九、撰擬文稿時,應視文件性質,於稿面適當位置註明保存年限及檔
號(分類號),如有漏填者,由基層收發或核(閱)稿人員退請
補填。
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九十、受理告密文件,除必須將原件批交有關機關辦理者外,不得將告密
人之姓名、住址轉行。匿名或不具名之告密文件不予受理。但內容
具有事證者,仍應審酌處理。
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九十一、各機關保管有關人民權利義務之案卷,如當事人或利害關係人申
請閱覽,抄錄或複製與其有利害關係之部分時,應依「臺東縣政
府資料卷宗申請閱覽、抄錄、複製注意事項」及標準作業程序辦
理。
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九十二、送核文件如需檢附有關文卷者,應由承辦人員檢齊附送,並於簽
稿上註明。
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九十三、承辦人員經辦之簽(附式十三)、稿(附式十四),應依分層負
責明細表規定,在原公文簽、稿內註明決行層次。
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九十四、承辦人員經辦之簽稿應注意其「時間性」及「機密性」,分別就
「簽辦單」或「稿紙」之「速別」及「密等」項下予以適當標明
。如屬送登公報不另行文者,應加註「刊登公報」字樣。
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九十五、各機關對「最速件」、「速件」或定有「期限」之文件,如確有
特殊原因,為收文機關無法及時收到處理者,應先以電話通知,
並依第六十七點第三款規定作成電話紀錄附卷查考。
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九十六、機關內部各單位間,必須以書面洽辦之公務,得以便箋行之。(
附式十五)
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九十七、機關內部各單位承辦公務,必須通報其他各單位或員工者,應以
承辦單位名義通報或以原件傳閱會章,不必以機關名義行文轉知
。
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九十八、不同機關之來文,其案由及答復內容相同,且可以同時答復者,
應併辦一稿分復之。但應於「說明」段內敘明來文日期字號。
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九十九、核復之公文,如需由陳核機關轉行原請求之機關團體或人民查照
者,應視需要加發副本,以免陳核機關再行轉知。
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一○○、承辦通案性文稿,如受文者為人民團體或個人時,應詳列地址。
前項公文如受文機關過多時,得刊登公報免再辦文轉行。各級機
關陳復時,仍應逐級陳轉。
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一○一、公文附送附件,撰擬文稿人員擬辦時,應於「說明」段內敘明附
件名稱、數量,附件在二種以上時,得冠以數字或以附件清單列
明(格式:名稱、數量、備考),並於稿面「附件」項下敘明,
見說明段第○項字樣,不得僅敘「附件如文」、「原件發還」、
「附件全」等字樣,需受文機關轉送者,應預計需要份數,一次
附送。如係純為檢送文件者,不必再於說明段內敘述。
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一○二、下列文件,得逕行簽擬存查:
(一)無轉行或答覆必要之文件。
(二)下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
(三)本機關蒐集或受贈與之參考資料。
(四)屬通知參考性之副本。
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一○三、下列文件,應併案簽辦:
(一)各件公文案情相同者。
(二)同一案情之正副本。
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一○四、下列文件,應併案彙辦:
(一)不同機關之來文,其案情相同者。
(二)蒐集資料之往復及轉行文件。
前項案件,應於稿面適當位置逐件詳列「收文日期字號」。
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一○五、較為繁複之圖表,經核定後,承辦單位應按所需份數自行繕校或
繪製。
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一○六、無機密性及無附件之公文,得使用公務明信片。公務明信片之使
用,應按定式填妥核定後,蓋用單位主管職章由登記桌編號登記
發郵。
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一○七、各機關收到公務明信片,應登送文簿逕送承辦單位辦理。承辦人
員收辦公務明信片,應視同公文處理,除必須附卷歸檔者外,其
餘存基層單位彙燬。
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一○八、案件非本單位權責範圍所能單獨解決,而涉及其他業務單位之職
掌,必須會辦者,依下列規定辦理:
(一)先簽後辦或簽稿併陳之案件送會有關業務單位時,受會單位應在
「簽辦單」之「會辦單位意見」項下或「簽」之末頁簽註之 。
(二)會稿應在稿面適當位置核會。
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一○九、會辦公文視同速件處理,涉及二單位以上之案件,應依次遞會或
複製分會。
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一一○、會簽案件其文稿內容與會簽意見不抵觸時,不必會稿,決行後以
副本抄知。
知會性質之案件,不必事先會辦,核定後以副本抄知。
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一一一、會辦案件有下列情形之一者,得於簽辦前會商協調:
(一)有時間性或重要案件。
(二)涉及三單位以上職掌案件。
(三)案情繁雜或意見不一致之案件。
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一一二、承辦單位對協調案件,應製發「開會通知單」,摘錄原案點及必
要資料,於會商協調三日前,送參加單位。
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一一三、參加協調單位應指派人員代表準時出席。出席人員應事先研究案
情,如認有請示或洽商內部有關單位之必要者,應即請示或洽商
後再行出席,協調時應負責代表其單位發表意見,不得藉詞推諉
。經協調決定事項,除有政策性之變更或抵觸法令者外,參加單
位不得另持意見。
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一一四、會辦案件協調未獲協議者,應即由機關首長或副首長協調或提出
業務(工作)會報(會談)解決。
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一一五、會辦案件協調結論,得由會辦單位代表共同簽章。
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一一六、會辦案件經協商獲結論後,不再會簽會稿,承辦單位應將協調紀
錄隨同原案逕敘陳判,並以副本分送有關單位。
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一一七、文書處理程序一般原則如下:
(一)各機關之文書作業,均應按照同一程序集中於文書單位處理。惟
機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者,不在此限。
(二)公文之機密性、時間性,由各機關依業務性質及實際需要自行區
分,以作為公文處理作業之依據。
(三)文書處理,應隨到隨辦、隨辦隨送,不得積壓。
(四)各機關得視實際需要,採用收發文同號,但以符合工作簡化為原
則。
(五)任何文書均須記載年、月、日、時;文書中記載年份,一律以中
華民國紀元為準,惟外文或譯件,得採用西元紀年。
(六)文書處理過程中之有關人員,均應於文面適當位置蓋章或簽名,
並註明時間(例如十一月八日十六時,得縮記為 1108/160),以
明責任。簽名必須清晰,以能辨明為何人所簽。
(七)各機關在辦公時間外,遇有公文收受,應由值日人員按照值日及
值夜規則之規定辦理。
(八)機關內部各單位間文書之傳遞,均應視業務繁簡及辦公室分布情
形,設置送文簿或以電子方式簽收為憑;另公文之陳核流程並得
以線上簽核方式處理。
(九)組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關,應設立公文交換中心
,定時集中交換,以加速公文之傳遞。
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伍、繕校 |
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一一八、各機關文書之繕、校,應儘量集中於文書單位辦理,其以各單位
名義行文者,得由各該單位自行辦理之。
本府文稿由承辦人員繕校。
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一一九、核決之文稿及附件,經繕校人員點收與原送公文登記表(簿)所
載相符,就原表(簿)蓋收文日期戳後,退還送件人。
文稿並應登記送印送發登記單。(附式十六)
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一二○、督繕人員應注意文稿緩急分配工作,並登記繕校簿(附式十七)
交繕。
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一二一、繕寫應依下列規定辦理:
(一)承繕人員收到稿件,應清查與繕校簿中所載是否相符,如有疑義
,應詢問督繕人員後再繕。
(二)重要之上行文件或褒獎狀等類文書,均應用墨筆正楷繕寫或打字
。
(三)繕寫文件,應避免使用古字或簡體字,對於標點符號、行款高低
,應依照原稿辦理。
(四)繕寫文件,不得將首長職稱姓名單繕一頁。
(五)重要文件,不得使用複寫紙繕寫。
(六)銀錢、數字、人名、日期或含有重要意義之字句,繕寫錯誤,均
應重寫;文稿內數目字須依公文書橫式書寫數字使用原則繕寫;
文中夾有西文者,應橫行橫寫。
(七)油印、影印、速印文件,應一律採用黑色油墨,二頁以上者,每
頁應編頁次。如係機密文件,每份並應編列號碼及登記受文者姓
名,其底版並應由督繕人員依照規定銷燬。
(八)印刷文件,應先送校對後付印,除法規得酌量多印份數外,其餘
非經主管批註,不得多於發文稿所需份數。
(九)附件用紙,應與公文用紙篇幅一律,並裝訂整齊。
(十)承繕稿件發現原稿文字筆誤或款式不合時,應退請原承辦人員更
正。
(十一)繕畢之文件,承繕人員應在稿面適當位置簽章註明繕寫年月日
時,連同繕校簿送督繕或校對人員簽收。
(十二)承繕人員發現原稿附件項未按第一○一點規定辦理時,應洽請
原承辦人員依規定填註。
(十三)公文繕寫,須採用統一之公文紙格式(附式十八)。
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一二二、校對人員應依下列規定辦理:
(一)校對公文之密等、速別與原稿是否相符。
(二)校對繕寫文件款式、內容、標點符號是否有誤及文中如有數字,
是否依公文書橫式書寫數字使用原則繕寫。
(三)注意附件有無遺漏。
(四)添註塗改應加蓋有機關名稱校對之章,如錯落過多,應退還重繕
。
(五)校對公文發生疑問時,應向承辦人員詢明。
(六)公文校對完畢,應於稿面適當位置註明校對年月日時,並加蓋校
對人員章。
(七)公文刊登公報者,應加蓋刊登公報戳記。
(八)加發副本者,應於副本項下列明收受副本機關或單位。
(九)重要文件、法案,為慎重計,宜送承辦人員複校後再送發。
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一二三、督繕人員對校畢文件應加檢查,並於登錄後,送監印人員用印。
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一二四、繕校文件應按月彙製繕校工作統計表。(附式十九)
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陸、印章 |
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一二六、各機關公文蓋用印信及簽署,應依下列規定辦理:
(一)各機關任何文件非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管
判發者,不得蓋用印信。
(二)監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤,應即退送補判或
更正後再蓋印。
(三)呈:用機關首長全銜、姓名、蓋職章。
(四)發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書、
授權狀、獎狀、證明書、執照、證券、契約、匾額及其他依法
令規定應加蓋機關印信之文件,均蓋用機關印信,並蓋機關首
長職銜簽字章。
(五)函:上行文署機關首長職銜、姓名,蓋職章。平行文蓋職銜簽
字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。對不相隸屬之上級機關用
函時比照上行文規定辦理。
(六)書函、開會通知單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文,
蓋本機關或主辦單位長戳。(附式二十)
(七)一般公文蓋用機關印信之位置,以在首頁右側偏上方空白處用
印為原則,簽署使用之章戳位置則於全文最後。
(八)公文附有各種報告表冊,除另有規定須在封面加蓋機關印信者
外,應依照分層負責明細表授權決行規定僅由製表及複核者署
名蓋章。不另蓋機關印信及首長印章。
(九)各機關內部單位主管,根據分層負責之授權,在其權責範圍內
對外行文時,由該單位主管署名,蓋職章。
(十)不辦文稿之文件如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用印
信申請表」,其格式由機關自訂。惟其內容應包括申請人簽章
、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等
項目,陳奉核定後始予蓋用印信(附式二十一)。
(十一)監印人員應備置印信蓋用登記表,對已核定需蓋印之文件,
應予登錄並載明收發文字號。申請表應妥為保存,以備查考
。登記表及蓋用印信申請表,於新舊任交接時,應隨同印信
專案移交。
(十二)監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿,應
核對其清單無誤後,方得於非電子交換公文蓋印並循發文程
序作業。
(十三)副本蓋印與正本同。
(十四)會銜公文如係發布命令,應蓋印信。其餘蓋機關首長職銜、
簽字章。
(十五)依公司法組織之公營事業機構,使用圖記,不發職章,其上
行文簽署,蓋用負責人私章。
(十六)公文以電子方式行之者,得不蓋用印信或章戳。
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一二七、各級人員職名章使用範圍規定如下:
(一)擬簽。
(二)辦稿。
(三)會簽核簽。
(四)會稿核稿。
(五)各種表報。
(六)蓋職名章時,應注意蓋章位置,並註明月、日、時。
|
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一二八、各關基於業務需要,須將印信拓模或縮小製模套印於文件者,應
經該機關首長核准。套印後應填具印信啟用報備表二份,於一週
內報請印信原製發機關備查,並將套印之底片、印版予以銷燬或
由監印人員保管列入移交。
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一二九、套印文書時,應由監印人員監印,並登記套印文書種類。數目及
起訖號碼,送使用單位點收。
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一三○、定型公文紙(包括證照書狀)預蓋印信應由承辦單位編定號碼,
簽准用印,由監印人員登記其種類、數目及起訖號碼,送使用單
位點收。
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一三一、套印文書及預蓋印信定型公文紙,由使用單位指定人員負責保管
,填發時應分別設置專用簿冊(附式二十二)登記。
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一三二、公文及原稿在二頁以上者,其騎縫處均應蓋(印)騎縫章。
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一三三、附件以不蓋用印信為原則,其有規定須蓋用印信者,依其規定。
|
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一三四、送請用印文稿,原稿稿面免蓋機關印信,由監印人員於稿面適當
位置加蓋監印人員章。
前項稿面未蓋校對人員章者,不得用印。
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|
一三五、各機關請製印信,應依規定填具申請表,遞級向主管機關申請核
發。
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一三六、各機關印信,應由機關首長指定監印人員負責保管,不使用時,
應鎖於保險櫃內,如有遺失或誤用情事,由監印人員負完全責任
。
|
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一三七、各機關印信因毀損、遺失、拒交或其他特殊原因致無法使用原有
印信者,得基於業務需要,暫時借用同級或上級機關印信。
前項借用印信,應報上一級機關核准,並層報原製發機關備查。
|
|
一三八、各機關內部第二層級主管及第三層級主管依分層負責規定,認有
應用職章對外行文者,得依印信條例第六條有關製發職章規定,
報請製發職章,並依據各該機關組織編制規定職等範圍之起始職
等,在五職等以下者,比照委任,六至九職等比照薦任,依印信
條例附式所定委級及薦級刊製職章。
|
|
一三九、本府各級人員職名章,分下列三種:
(一)甲種:機關首長、副首長、秘書長、參議、秘書用,應刻機關銜
名職別及姓名,消費者保護官刻職別姓名。
(二)乙種:核閱文稿人員用,各處主管、副主管、專員、技正、督學
、視導刻處名稱及職別姓名,科長刻科名稱及職別與姓名,其他
核閱文稿人員刻職別姓名。
(三)丙種:承辦人員用,刻職別姓名。
前項職名章,應按規定式樣(附式二十三)製發。
|
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一四○、各機關首長及一級單位主管,因業務需要增刻職名章,其規定如
下:
(一)機關首長、副首長、秘書長或主任秘書職名章得視業務實際需要
增刻一至五顆,並以「甲」、「乙」、「丙」、「丁」、「戊」
字樣區別之。
(二)一級單位主管職名章,其單位組織編制設有核稿人員或確因業務
需要者,得增刻一至二顆為限,並以「甲」、「乙」字樣區別之
。
前項增刻職名章,均應委託專人保管使用,並同負行政與法律上
責任。
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一四一、各級人員職名章,應由人事單位報請機關首長核定後製發,並拓
模一份存查。
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一四二、各機關人員如有異動,應將使用之職名章截角送人事單位註銷。
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柒、簡易程序 |
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一四三、各機關平均每月收文在五百件以下,未置專任文書人員者,其公
文收發,得適用簡易程序處理。
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一四四、收文發文按年採統一編號使用「總收發文編號登記簿」(附式二
十四)登記,並依式記載來(受)文各欄。
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一四五、收發人員收到來文辦妥登記手續後,送承辦人員在總收發文編號
登記簿簽收,並註明待辦日期。
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一四六、承辦人員收到承辦案件時,應登入承辦案件登記簿,並依限辦竣
。
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一四七、文稿發文時,以來文收到時所編之號碼為發文號碼,發文如係創
稿,則按發文當時統一編號順序編號。
創稿所編之發文號碼,承辦人應登記承辦案件登記簿,以作查案
參考。
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一四八、文件發出後之原稿及存卷附件,應加整理並於總收發文編號登記
簿註明發文日期及歸檔日期。
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一四九、採用簡易程序處理公文之單位,其公文時效管制與考核,仍按規
定辦理。
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一五○、總收發文編號登記簿係公文查考之依據,應保存十五年。
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捌、公文保密 |
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一五一、國家機密文書區分為:「絕對機密」、「極機密」、「機密」;
一般公務機密文書列為「密」等級,其不須保密事項,不得區分
機密等級。
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一五二、各機關對於「絕對機密」及「極機密」兩種文書,應由機關首長
自行處理或由首長指定高級人員負責承辦;屬於「機密」及「密
」兩種文書,應依公文性質由承辦人員縝密處理。
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一五三、各機關處理人民陳情、檢舉案件,應確實遵守保密規定,以保障
陳情、檢舉人權益。
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一五四、機密公文應在辦公處所辦理,並應採取適當保密措施。
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一五五、各機關辦理機密文書機密等級變更時,應依事務管理手冊文書處
理部分捌、文書保密及其他有關文書保密之規定辦理。
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一五六、機密文書在機關內部相互傳遞,屬於「絕對機密」、「極機密」
者,由承辦人員親自持送,屬於「機密」、「密」者,應密封或
裝入特製堅固卷夾中傳遞。郵寄差送時,應使用雙封套及用掛號
函件傳遞。
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一五七、各機關對作廢文書或廢棄字紙,應由承辦人員負責撕碎,並指定
員工負責收集銷燬。
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一五八、各機關機密文書,應按其業務性質,除依國家機密保護法與其施
行細則及其他法規外,依事務管理手冊文書處理部分辦理。
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玖、文書處理流程 |
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一五九、各類公文之處理時限、考核獎懲等,應依照「臺東縣政府暨所屬
機關學校文書流程管理稽核要點」規定辦理。
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一六○、依本要點規定應予獎懲之人員,由業務主管單位擬具獎懲事由及
類別,簽報機關首長核定後,送由人事單位依規辦理。
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一六一、鄉(鎮、市)公所未訂文書處理要點者,得比照本要點規定辦理
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