| 壹、依據及適用範圍 |
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一、臺東縣政府（以下簡稱本府），為統一公文處理，提高行政效率，特
依照公文程式條例及事務管理規則有關規定訂定本要點。
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二、本要點適用於下列機關（以下簡稱各機關）：
（一）本府及所屬各機關。
（二）縣公營事業機構。
（三）縣立學校。
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| 貳、分層負責 |
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三、各機關首長對本機關分層負責處理公務，負監督考核責任，並得指定
適當單位或人員抽查各層級基於授權處理之公文，作為考核及研究改
進之準據。
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四、各機關分層負責處理公務，應由其上級機關督導之。
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五、各機關公文之處理，應就本機關職權及單位職掌實施分層負責，其分
層負責之層級劃分，應依下列規定辦理：
（一）本府：縣長為第一層，各處主管及所屬機關首長為第二層，科長為
第三層，承辦人員為第四層。
（二）本府所屬一級機關：機關首長為第一層，科（隊）主管為第二層，
股長為第三層，承辦人員為第四層。
其他機關、學校比照前項各款層級劃分。
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六、各機關應就本機關職權範圍內之全部公務，衡酌其性質及權責之輕重
，予以分類詳明列舉擬訂分層負責明細表，經機關首長核定實施，並
報請上一級機關備查。
本府一級機關之分層負責明細表甲表，應報本府核定。
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七、各機關核決公文（包括決行、核批、核會文件），行使最後核定職權
者，應親筆簽名，其方式規定如下：
（一）本府第一層機關首長（副縣長、秘書長、參議、秘書）核決文稿，
其由縣長親自核定者，應由縣長簽名；由副縣長代為核決者，應由
副縣長親筆簽名，加蓋縣長職名章；由秘書長代為核決者，應由秘
書長親筆簽名，加蓋縣長職名章；由參議代為核決者，應由參議親
筆簽名，加蓋縣長職名章；由秘書代為核決者，應由秘書親筆簽名
，加蓋縣長職名章。
（二）本府第二層單位主管（副主管或專員、技正）代為核決本府文稿時
，其由主管核決者，應由主管在核決位置親筆簽名，並加蓋代為決
行章，由其副主管或專員、技正代為核決者，應由副主管或專員、
技正在其原職稱位置蓋本人及主管職名章，另在核決位置簽名加蓋
其主管職名章及代為決行章。
（三）本府第三層主管代為核決本府文稿時，應在其本人職稱位置先蓋職
名章，另在核決位置親筆簽名及加蓋代為決行章。
（四）機關首長、一級單位主管差假、出國或其他因故不能視事之情形，
應依職務代理人規定辦理，由職務代理人於首長、主管應簽名或核
章欄位，簽名或蓋用代理人職名章，並加註「代」字。但代理直屬
主管之承辦人員不得既承辦業務復代理主管決行公文，遇此情形時
，應提昇公文決行層次。
（五）職名章簽署之格式應依「臺東縣政府及所屬機關學校橫式職名章簽
署範例」之規定辦理（附圖 1）。
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八、各機關副首長、幕僚長，襄助首長處理第一層公務，副首長在二人以
上者，得劃分其襄助公務之範圍。其責任除機關首長臨時交辦處理事
項外，其餘於分層負責明細表內規定之。
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九、依照首長核定處理辦法擬辦之公文，由副首長、幕僚長或第二層主管
判發者，文稿內容如違背原核定辦法，判發、核稿及承辦人員應共同
負違誤責任。
公文承辦人員製作公文，其敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期
、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，應由承辦人員負
責。
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十、機關首長因故不能視事，應由副首長或指定人員代理並負其責任，由
代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事
由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註「代行」二字。
代理人代為決行上一層公文，除署上一層首長姓名外，並附署本層首
長姓名，註明不能視事事由，加署代行人職銜、姓名及加註「決行」
二字。
前二項代行之文稿，應予儘速繕發，如延至首長視事後繕發，仍應照
原稿由代行人附署。
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十一、各機關第二層以下置有副主管者，副主管襄助主管處理各該層公務
，並於主管因故不能執行職務時代行主管職務，同時負其責任。
前項各層級單位未置有副主管者，其主管因故不能執行職務時，應
指定適當人員簽報首長核准後，代行其主管職務，如本單位無適當
人員代理，應由首長另行指定適當人員代理，並負其代行責任。
前二項代理人，代行主管職務對外行文之附署，應比照第十點規定
辦理。
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十二、各機關核閱文稿人員，對公文之處理規定如下：
（一）主辦單位簽擬內容，如有不明確之處，應先洽商再行核簽。但主
辦單位之意見顯與事實不符或違背法令者，得逕行核簽。
（二）對次一層陳核案件，依分層負責明細表屬各該層決定事項，得逕
行簽註退還。
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十三、上一層收文或核定案件，其性質屬於次一層權責範圍內，而以次一
層主管名義對外行文時，其文內應敘明「奉交下」、「層奉交下」
或「奉核定」、「曾奉核定」等字樣。
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十四、各機關除由首長對外行文外，其各層主管根據分層負責之授權對外
行文附署規定如下：
（一）本府第二層代為決行之文稿，仍以本府名義行之，由縣長署名，決
行人應在縣長簽章後附署職銜、姓名，並加註決行二字或加蓋
依分層負責規定授權決行章。
（二）本府第三層代為決行之文稿，仍以本府名義行之，由縣長署名，決
行人應在縣長簽章後，加蓋依分層負責規定授權決行章。
（三）其他各機關第二層以下各層主管代為決行之文稿，仍以本機關名義
行之，由機關首長署名，其決行人之附署，比照第一款、第二款規
定辦理。
（四）使用機關長戳之公文，由各層代為核決者，發文時應加蓋依分層負
責規定授權決行章。
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| 參、公文收發 |
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十五、各機關之公文收發，區分如下：
（一）總收發。
（二）單位收發。
（三）簽稿收發。
前項公文收發，以本府為主體者，行政處為總收發，各處為單位收
發。各所屬機關學校得依本機關之性質按實際需求，僅設總收發。
各機關綜合文稿之單位，其辦理簽稿承轉登記者為簽稿收發。
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十六、收發人員（登記員）如有調動，應將業務有關事項詳細交代繼任人
員，並與計畫處連繫，必要時予以輔導或訓練。
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十七、各機關為辦理公文收發登記查詢，設立登記桌規定如下：
（一）各機關均應設立登記桌。但平均每月收文在五百件以下者，得依第
一四三點規定辦理。
（二）各基層單位以設立一個登記桌為原則，並得視實際需要增設，設有
二個以上登記桌者，應冠以數序。
（三）每一登記桌應設登記櫃，放置各簽收清單。
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十八、各機關實施公文管制作業所使用各項清單，應自結案起保存一年。
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十九、外收發收文人員，負公文點收之責，凡收到公文或函電，應就送文
簿、送件回單或郵電回單，查對點收，並就原簿（單）註明收到年
月日時，蓋戳退還送件人。如無送文簿（單）者，應填給收據（附
式一），未設外收發之機關，其外收發工作，應由總收發指定人員
辦理。
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二十、外收發收文依下列規定辦理：
（一）公文用外收文表（附式二）登記，除速件應隨收隨送拆封人員點收
外，普通公文每小時送一次。
（二）公文附有解送人犯或附有款項、貴重特殊物品、大宗附件，應立即
登記後送總收發。
（三）封套標明機密或寫明長官親啟文件及長官函件，分別用送文簿登記
，隨收隨送長官親收或經指定之人員點收處理。
（四）持送之收件應注意封口是否完整。如有破損或拆閱痕跡，應當面會
同送件人，於送文簿、單上註明。
（五）人民持送之申請案件，應先檢視是否符合規定。如文件不全，應當
面會同送件人，於送文簿、單上註明。
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二十一、（刪除）
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二十二、（刪除）
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二十三、（刪除）
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二十四、（刪除）
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二十五、（刪除）
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二十六、（刪除）
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二十七、總收發收到外收發公文，應即利用隨文送來之外收文表，作拆封
紀錄，逐件對號拆封，並做下列規定辦理：
（一）應防封套內所裝公文緊靠封口，注意剪拆。
（二）一封內有來文二件以上者，應於外收文表中註明其件數及文號。
（三）依來文逐件清點附件，並在外收文簿中註明，其手續如下：
1 . 附件應加整理，附於原來文之後。
2 . 附件如為現金、支票、匯票、郵票、各種有價證券或貴重物品，
應轉送出納或承辦單位點收，並就原來文附件項下簽證。
3 . 附件未到或附件先到、公文未到或公文先到、附件未到者，除於
附件或公文上黏條註明外，應就外收文表中註明。俟文件到齊後
再行分文。附件不齊全或漏檢附件者，應加附查詢通知單，原文
退還發文單位。
（四）解送人犯公文，應立即編號登記，提送承辦單位簽收。
（五）拆封檢查如發現封面所列號碼與封內公文號碼不符，有號無文、有
文漏號、或原發文日期與發郵日期有疑問時，應就外收文表中分別
註明，並向原發文機關查詢。
（六）速件應即分文編號，填公文登記表（清單）單獨提送。
（七）封面未標明機密字樣，拆封後如發現其內容有保密必要，應作機密
文件處理。
（八）拆封時如封內夾有本機關內部單位之文件，應立刻登送文簿轉送受
文單位處理，並於原文上蓋「併封寄到」戳記，註明收送月、日、
時。
（九）來文如有誤投，應退還原發文機關。其有時間性者，得代為轉送，
並通知原發文機關。同時在外收文表中註明。
（十）郵寄公文，封套上所貼之郵票，蓋有日期戳記，不得剪除。
（十一）已拆之封套，除訴訟、訴願、人民申請案件及其他具有時效限制
文件，須隨文附送並蓋戳註明外，應彙齊包紮，註明日期及封套
數目，保存六個月，以備查考。
（十二）外收文表於紀錄後，應彙訂存查。
（十三）應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相稱。
如相隔時日較長時，應在文面註明收到日期。
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二十八、各機關收受電報，應由主管電務人員隨到隨譯，用送文簿編號登
記後，分別送辦或陳閱。
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二十九、各機關收受外文文件，應指定精通外文人員譯出主旨後，收文單
位用送文簿登記，送主辦單位處理。
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三十、總收發分文，應依下列規定辦理：
（一）視來文內容，認定承辦單位，涉及二個單位以上者，應以來文所敘
業務較多或首項業務之主辦單位為主辦單位。有列管之必要者，先
送研考單位（人員）列管。
（二）總收發分送文件，各單位主管認為不屬於本單位主管業務範圍者，
應簽註意見於八小時內核准後退回總收發改分。
如經二次改分，仍無法認定主辦單位，應由總收發收文人員請示機
關首長批示改分之。
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三十一、收文編號手續如下：
（一）來文經分文後，統一編列字號，每年從第一號開始順序編列。
（二）來文正下方，應蓋收文編號戳（附式三）編號。
（三）要求補發之公文，應掛用原收文日期字號。
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三十二、未經編號之收文，應送總收發補辦編號登記，再行處理。
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三十三、經編列字號之收文，應按號碼順序列印簽收清單，送由基層收發
（登記桌）蓋章簽收。
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三十四、下列文件，不予編號，應另登送文簿，送承辦單位辦理：
（一）各種定期及例行表報。
（二）通報及知會之文件。
（三）機關首長私人往來之文電。
（四）邀請參加紀念性集會之文件。
（五）贈送書刊及資料之文件。
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三十五、總收發發文人員對送發文件，應負檢查及點收之責，對未用印章
或附件不全之文稿，應退還補辦。但電子公文得不蓋用印信或章
戳。
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三十六、人民陳情案件經收文後應依「臺東縣政府人民陳情案件作業要點
」規定送研考單位登記列管。
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三十七、承辦單位辦理之密等為極機密以上公文，應由承辦人員照原編收
文號碼，自行填註發文字號封固送發。如屬創稿之極機密以上公
文，應由承辦發文單位向總收發提號辦理。
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三十八、發文冠字，除沿用收文冠字外，應冠承辦單位之代字，不得加冠
會辦單位及首長姓名代字。原稿及發出公文紙之「日期」、「字
號」項下並應分別標示中華民國曆年月日及字號（附式四）。
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三十九、機關內部單位基於授權對外行文時，其發文冠字，應加「處」、
「局」或「科」之字樣。
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四十、各機關對外行文，應由本機關統一辦理編號、登記、封發及歸檔手
續。但其第二、三層主管逕行處理之事項，由各單位逕行編號登記
封發。
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四十一、封發公文應依下列規定辦理：
（一）對同一收文機關之發文，除最速件提前封發外，其餘在處理期限
內，得併封發出。
（二）密件、速件公文應按文稿註明區分之密等或速別，於封套上加蓋
戳記。但機密文件應另加外封套，定有期限公文，加蓋「本件有
時間性」戳記，開會通知，加蓋「開會通知提前拆閱」戳記。
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四十二、發文附件，應依下列規定辦理：
（一）發文附件宜由承辦人備妥並檢點清楚，有二種以上時，應分別標
示附件一、附件二、……，送由文書單位隨文辦理封發外，其不
能隨文裝訂之附件，由承辦單位負責個案固封，加蓋「封訖」戳
記，於封面註明受文者後送發。
（二）重要附件（現金、支票、匯票、郵票、各種有價證券、貴重物品
或各種證件等），應由承辦單位檢齊封固，封面書明附件名稱、
數量，封口加蓋經手人印章，隨同文稿交發，發文人員應將原封
附件，連同公文，編號登記，加封發出。
（三）附件另郵，應在公文之附件項下標示「附件另郵」，並應於附件
封面右上角書明「某號之附件」同時發郵。
（四）附件為重要包裹，應以防水之紙張塑膠製品等包裝後，書明收件
地點、機關名稱或人名。
（五）公文解送人犯，應由機關首長指派適當人員押送。
（六）附件為大宗物品，得由承辦單位協同文書單位派員遞送。
|
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四十三、發文在未封口前，應再抽出複檢後封固，其送達方式，如交換傳
遞、差送、郵寄、寄存、公示等，由文書單位視公文性質及實際
情形，自行決定。
|
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四十四、公文交換傳遞、差送、郵寄，應依下列規定辦理：
（一）交換傳遞文件（已參與公文交換單位），用送文簿或傳遞清單，
按規定時間、地點集中交換。
（二）差送文件用送文簿填寫封套正面所列之字號、收件者，送出月日
時各欄，由外收發視速別戳記，分派專差或班差遞送，並由收件
單位點收蓋章。
（三）郵寄文件應先過磅，用郵遞表（附式五）登記，分上下午兩次送
郵，最速件以限時專送隨時送郵，並登記郵資日報表（附式六）
，送主計單位辦理。但採用郵資機計資發郵之機關，得依郵局規
定辦理。
（四）差送或郵寄公文，應於公文封（附式七）之發文字號欄內，逐一
詳列公文封內裝之公文號碼或製作郵遞表連同公文裝入公文封內
，供受文機關點收公文之依據。
不能依前項規定送達之公文，得參照行政程序法，關於「送達之
規定」為之。
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四十五、公文傳真及電子交換，應依機關公文傳真及機關公文電子交換作
業辦法之規定辦理。
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四十六、各處局送發函件（包括發郵及差送）應以有關公務者為限，由承
辦處局收發人員登記送文簿（表）送發。
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四十八、收發人員應定時查驗送文簿（清單）登記之文件送達情形。
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四十九、文件發出後，其所有原稿及附件，應加整理，製作歸檔表（附式
八）二份，逕送管檔人員，點收後以一份蓋章退還收發人員保存
。發文原稿如須「發後補判」者，應於補陳核判後，退回發文單
位辦理歸檔。
發文原稿如經承辦單位註明「發後補會」或「補辦登記」手續者
，應退承辦單位負責於補會或補登後送管檔人員如點收歸檔，發
文原稿如需續辦者，仍按調卷手續辦理。
|
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五十、登記員收到公文簽收清單或送文簿送來之公文，經點收清楚後，應
在清單（簿）上蓋收文章，填寫收到月日時退還。
|
|
五十一、人民申請案件，登記員應在承辦人簽收清單，加蓋「人民申請案
件」戳記，其處理原則請依「臺東縣政府人民申請案件作業要點
」辦理。
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|
五十二、登記員收到處理完竣之存查案件時，應依下列規定辦理：
製作存查歸檔表二份，送研考單位（人員）抽查後，由登記員送
管檔人員點收，一份蓋章退還登記員保存。
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五十三、登記員對會辦文件，應依下列規定辦理：
（一）收到承辦人員送來之送會文件後，依內容鍵入公文管理系統，傳
輸至會辦單位登記員收件系統內，同時將文件及「簽收清單（簿
）」送會辦單位登記員簽收。
（二）受會單位登記員收到會辦文件，除在收件系統簽收外，應在「簽
收清單（簿）」簽收，並填寫收到月日時，即退回送會之原登記
桌。
（三）受會單位登記員收到會辦文件，應照收文方式登記，即時列印二
份簽收清單，併同文件交承辦人員簽收，清單由承辦人及登記員
各執一份。
（四）受會單位登記員收到承辦人員交來會竣之文件，除在收件系統作
「退會」或「轉會」並將文件即時退交「原會」或須「轉會」之
次一單位登記員，於簽收清單（簿）上簽收。
（五）原登記桌收到會竣之文件，應在受會單位之簽收清單（簿）蓋章
或簽名，填寫收到月日時後退還，並檢視該文件之內容，如有修
正意見，得退還承辦人員辦理，否則可由登記員逕行處理，已逾
原填預定結案日期時，登記員即予辦理展期手續，並通知承辦人
員，不必再按收文方式，退交承辦人員處理。
|
|
五十四、陳核（判）文件應視其速別、密等分別使用公文夾（附式九），
以一文一夾為限。
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五十五、交辦文件，應用送文簿登記，送總收發編號分文。
|
| 肆、公文製作 |
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五十七、公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他
文件」六種。
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五十八、公文之類別及用法如下：
（一）令：發布法規，發表人事任免、調遷、獎懲時用之。
（二）呈：對總統有所呈請或報告時用之。
（三）函：各機關處理公務及民眾與機關間之申請與答復時用之。
（四）公告：各機關就主管業務，向公眾或特定對象宣布週知時用之。
（五）其他公文：
1.書函：
（1）於公務未決階段需要磋商、陳述及徵詢意見、協調或通報時
使用。
（2）答復簡單案情，寄送普通文件、書刊或為一般聯繫、查詢等
事項行文時均可使用。
2.開會通知單：召集會議時使用。
3.公務電話紀錄：凡公務事項之請求、洽商、查告、通知、聯繫
、協調等，可以電話簡單正確說明，毋須書面行文時使用。
4.其他定型化處理之公文。
|
|
五十九、發布行政規章之令文可不分段，敘述時動詞一律在前。但多種規
章同時發布，可併入同一令內處理。
|
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六十、發布令之發布方式，可以公文分行或登載於各級政府公報。
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六十一、人事命令分為任免、調遷、獎懲三種，其格式由人事主管機關訂
定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。
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六十二、「呈」之結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法（請求、請示
）」三段式，可用「主旨」一段完成者，勿硬性割為二段、三段
。
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六十三、「函」之製作要領如下：
（一）文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字。
（二）文句應正確使用標點符號。
（三）轉敘來文，祗摘述要點，不可層層套敘。
（四）應絕對避免使用艱深費解、無意義或模陵兩可之詞句。
（五）應使用語氣肯定、詞句堅定、互相尊重之語詞。對不相隸屬之
上級機關行文，得用上行文語氣。
（六）函的結構，一律採「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案
情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；
「說明」、「辦法」二段段名，均得因事、因案加以活用。
|
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六十四、「函」之分段要領如下：
（一）「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼
要。
（二）「說明」：當案情必須就事實、來源或理由作較詳細之敘述，無
法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，得視公文內容
改用「經過」、「原因」等其他更適當之名稱。
（三）「辦法」：向受文者提出的具體要求無法在「主旨」內簡述時，
用本段列舉。本段段名，得因公文內容改用「建議」、「請求」
、「擬辦」、「核示事項」等更適當之名稱。
（四）各段規格：
1.每段均標明段名，段名之前不冠數字，段名之後加冒號「：」
。
2.「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之後書寫。
3.「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之後書寫；
如分項條列，應另行低一格書寫，項目次序如下：一、二、三
、……，（一）、（二）、（三）……，１、２、３，（1）、
（2）、（3）。
4.「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜或含有表格
型態時，應編列為附件。
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六十五、「公告」製作要領如下：
（一）「公告」一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作。
（二）「公告」文字必須加註標點符號，並應注意公告之時效。
（三）「公告」內容應簡明扼要，各機關來文日期、文號，不必在「公
告」內層層套用；會商研議過程也不必在公告內敘述。
（四）「公告」結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明
）三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」
一段完成者，勿硬性規定為二段、三段。
（五）公告登載時，應用較大字體簡明標示公告之目的，免署機關首長
職稱、姓名。
（六）一般工程招標或標購物品等「公告」，得用表格處理，免用三段
式。
（七）凡在機關佈告欄張貼之「公告」，必須蓋用機關印信，應在「公
告」二字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。
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六十六、「公告」分段要領如下：
（一）「主旨」：為全文精義，使人一目瞭然公告目的和要求。「主
旨」之文字緊接段名冒號之後書寫。
（二）「依據」：將公告事項所依據某一法規和有關條文之名稱或某
某機關之來函敘述即可，非必要，不敘來文日期、字號。「依
據」有兩項以上時，每項應冠數字，並分項條列，另行低一格
書寫。
（三）「公告事項」（或說明）：為公告之主要內容，必須分項條列
，冠以數字，另行低一格書寫，如內容祗就「主旨」補充說明
事實經過或理由時，得改用「說明」為段名。公告如另有附件
、附表、簡章、簡則等文件時，祇需提到參閱「某某文件」，
公告事項內不必重複敘述。
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六十七、其他公文製作要領如下：
（一）書函之文字用語比照「函」的規定。
（二）定型化公文格式由各機關自行訂定，並應遵守由左而右之橫行
格式原則。
（三）接洽公務電話，經通話後，發話人如認有必要，得將通話紀錄
製作二份，以一份送達受話人，雙方附卷，以供查考。
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六十八、「簽」之撰擬採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段活用，其要
領如下：
（一）「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與期望。
（二）「說明」：對案情來源、經過與有關法規或前案及處理方法之分
析等，作簡要敘述。
（三）「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意
見或解決問題之方法。
（四）「簽」之各段應截然劃分，「說明」段不提擬辦意見，「擬辦」
段不重複「說明」。
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六十九、「稿」之撰擬要領如下：
（一）按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函
」、「公告」等。
（二）一案須辦數文時，應用同一稿面，並註明稿數，另在每一受文
者之上，標明「稿一、稿二……」字樣。承辦人員應在各頁摺
合處蓋職名章。
（三）一文的受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不
同文字列出，並註明某處文字針對某機關。
（四）文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左而
右依序排列，不另以併排方式處理。
（五）文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字；機關全銜、受文者
、本文等應採用較大字體，以資醒目。
（六）「函」之正文，除按規定結構撰擬外，應注意下列事項：
1.定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。
2.承轉公文，應摘敘來文要點。來文過長仍應儘量摘敘，如無法
摘敘時，得列為附件。
3. 概括之期望語：「請核示」、「請查照」、「請照辦」。等應
敘入「主旨」，不得在「說明」、「辦法」段內重複。
4.「說明」、「辦法」須分項條列時，每項表達一意。
5.敘稿時文末首長職銜僅書「姓」，名字以「○○」表示。
6.須以副本分行者，應在「副本」項下列明；如要求副本收受者
作為時，則應在「說明」段內列明。
7.如有附件，應在「說明」段內敘述附件名稱及份數。
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七十、各機關對有隸屬關係機關之行文，應依層級為之，不得越級。但緊
急案件必須越級時，應以副本抄送直屬之上級或下級機關。
前項越級行文案件，答復時如無時限性，仍不得越級。
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七十一、上級機關對下級機關行文發布令函時，屬於發布法規或一般通案
性之公文，其已發行公報者，應刊登公報，並敘明生效日期。
上級機關對下級機關請示解釋之個案答復，其屬通案性經刊登公
報者，對所屬相關之機關，應加註為副本受文者。
刊登公報之文件，均不另行文，各受文機關應指定人員隨時剪貼
（附式十）依照收文手續編號登記，分交承辦單位據以辦理。
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七十二、須分行而內容性質有主從之文件，除對主要受文者行文外，其他
機關或個人不論上行、平行、下行，概以副本抄送，並在「副本
」項下列明，倘有附件應加註明。收受副本者，應為適當之處理
，對與業務無關單位不得濫發副本。
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七十三、對外國機關或人員行文，應用本國程式，並以中文本為主。其所
附之外文譯本，得依其慣例行之。
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七十四、無機密性之通案公文或必須轉行所屬機關之一般公文，除用公報
刊登外，並得利用其他公務性之定期刊物刊登及大眾傳播工具傳
播。
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七十五、召集會議，應先填發開會通知單（附式十一），其有議程及討論
資料者，應作為附件附送，如時間急迫者，並先以電話通知。
開會通知單，應致送主持人，主持人為本單位人員，以副本抄送
。
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七十六、各種表報，應依下列原則，力求簡化：
（一）造送種類及期限，依據需要予以合併，以減少其次數與數量。
（二）業務單位與統計單位所製之表報內容，應求一致。
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七十七、造送各項表報，除屬於臨時性，應特別說明必須備文附送者外，
均由承辦單位逕行送發，免另行文。
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七十八、公文用語規定如下：
（一）期望及目的用語，得視需要酌用請、希、查照、鑒核、核示、備
查、照辦、辦理見復、轉行照辦等。
（二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。
（三）直接稱謂用語：
1. 機關間有隸屬關者：上級對下級稱貴；下級對上級稱鈞；自稱
本。
2. 機關間無隸屬關係者：對上級稱大；平行稱貴，自稱本。
3. 對機關首長：上級對下級稱貴，自稱本；下級對上級稱鈞長，
自稱本。
4. 機關（或首長）對屬員稱台端。
5. 機關對人民稱先生、女士或通稱台端、君；對團體稱貴，自稱
本。
6. 行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關
」或「貴單位」。
（四）間接稱謂用語：
1. 對機關、團體，稱全銜或簡銜，如一再提及，得稱該，對職員
稱職稱。
2. 對個人稱先生、女士或君。
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七十九、承辦人員收到分辦文件，應於簽收清單簽名或蓋章，一份退回登
記桌一份自存。
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八十、承辦人員認為所分文件，非其辦理之業務，應改分另一承辦人員時
，即在承辦人簽收清單正面空白處，由左而右註明理由、文號「改
分」，同時簽名或蓋章，以示負責，並註明月日時，退登記桌辦理
改分手續。
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八十一、離職或他調，原承辦案件，尚未結案，移交另一承辦人員辦理時
，應在原簽收清單註明理由、文號，連同文件退回登記桌。
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八十二、各級承辦人員處理公務，應備承辦案件登記簿（附式十二）或以
承辦人員簽收清單登記之，並應連同負責保管業務有關之參考資
料，於職務異動時列入移交。
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八十三、簽稿撰擬規定如下：
（一）先簽後稿：
1.訂定、修正、廢止法令之案件。
2.性質重要而無法令依據案件。
3.政策性或重大興革案件。
4.牽涉較廣，會商未獲結論之案件。
5.重要人事案件。
6.與人民權利義務有重大關係之案件。
（二）簽稿併陳：
1. 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
2. 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
3. 須限時辦發，不及先行簽請核示之案件。
（三）以稿代簽：
一般案件簡單或例行承轉之案件。
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八十四、先簽後稿之案件，應以核定原簽附稿，由次一層主管依照第十三
點之規定辦理。
其必須以上一層名義行文者，得由次一層主管代為決行方式處理
。
本府一級機關依本府縣務會議決議或其他會議經縣長栽示、指示
、提示通知辦稿者，依前項規定辦理。
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八十五、承辦人員經辦之稿件，如尚未結案而急需續辦者，應填寫調卷單
向發文單位調用，發文單位將調卷單隨同其他案件原稿辦理歸檔
手續。
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八十六、簽稿如有修改，應由修改人員於修改處蓋職名章，修改過多時，
應退回承辦人員清稿後，連同原稿陳核（判）。已在簽稿上簽章
，而未簽註意見者，視為同意。
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八十七、受文機關復文時，應於說明段內，將發文機關之發文年月日及字
號均以中文數字橫行書寫。
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八十八、簽稿引用之法令，應將其條文或令文扼要或全文敘入，如文字過
多不便全敘時，應作附件抄送。
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八十九、撰擬文稿時，應視文件性質，於稿面適當位置註明保存年限及檔
號（分類號），如有漏填者，由基層收發或核（閱）稿人員退請
補填。
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九十、受理告密文件，除必須將原件批交有關機關辦理者外，不得將告密
人之姓名、住址轉行。匿名或不具名之告密文件不予受理。但內容
具有事證者，仍應審酌處理。
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九十一、各機關保管有關人民權利義務之案卷，如當事人或利害關係人申
請閱覽，抄錄或複製與其有利害關係之部分時，應依「臺東縣政
府資料卷宗申請閱覽、抄錄、複製注意事項」及標準作業程序辦
理。
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九十二、送核文件如需檢附有關文卷者，應由承辦人員檢齊附送，並於簽
稿上註明。
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九十三、承辦人員經辦之簽（附式十三）、稿（附式十四），應依分層負
責明細表規定，在原公文簽、稿內註明決行層次。
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九十四、承辦人員經辦之簽稿應注意其「時間性」及「機密性」，分別就
「簽辦單」或「稿紙」之「速別」及「密等」項下予以適當標明
。如屬送登公報不另行文者，應加註「刊登公報」字樣。
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九十五、各機關對「最速件」、「速件」或定有「期限」之文件，如確有
特殊原因，為收文機關無法及時收到處理者，應先以電話通知，
並依第六十七點第三款規定作成電話紀錄附卷查考。
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九十六、機關內部各單位間，必須以書面洽辦之公務，得以便箋行之。（
附式十五)
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九十七、機關內部各單位承辦公務，必須通報其他各單位或員工者，應以
承辦單位名義通報或以原件傳閱會章，不必以機關名義行文轉知
。
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九十八、不同機關之來文，其案由及答復內容相同，且可以同時答復者，
應併辦一稿分復之。但應於「說明」段內敘明來文日期字號。
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九十九、核復之公文，如需由陳核機關轉行原請求之機關團體或人民查照
者，應視需要加發副本，以免陳核機關再行轉知。
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一○○、承辦通案性文稿，如受文者為人民團體或個人時，應詳列地址。
前項公文如受文機關過多時，得刊登公報免再辦文轉行。各級機
關陳復時，仍應逐級陳轉。
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一○一、公文附送附件，撰擬文稿人員擬辦時，應於「說明」段內敘明附
件名稱、數量，附件在二種以上時，得冠以數字或以附件清單列
明（格式：名稱、數量、備考），並於稿面「附件」項下敘明，
見說明段第○項字樣，不得僅敘「附件如文」、「原件發還」、
「附件全」等字樣，需受文機關轉送者，應預計需要份數，一次
附送。如係純為檢送文件者，不必再於說明段內敘述。
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一○二、下列文件，得逕行簽擬存查：
（一）無轉行或答覆必要之文件。
（二）下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
（三）本機關蒐集或受贈與之參考資料。
（四）屬通知參考性之副本。
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一○三、下列文件，應併案簽辦：
（一）各件公文案情相同者。
（二）同一案情之正副本。
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一○四、下列文件，應併案彙辦：
（一）不同機關之來文，其案情相同者。
（二）蒐集資料之往復及轉行文件。
前項案件，應於稿面適當位置逐件詳列「收文日期字號」。
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一○五、較為繁複之圖表，經核定後，承辦單位應按所需份數自行繕校或
繪製。
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一○六、無機密性及無附件之公文，得使用公務明信片。公務明信片之使
用，應按定式填妥核定後，蓋用單位主管職章由登記桌編號登記
發郵。
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一○七、各機關收到公務明信片，應登送文簿逕送承辦單位辦理。承辦人
員收辦公務明信片，應視同公文處理，除必須附卷歸檔者外，其
餘存基層單位彙燬。
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一○八、案件非本單位權責範圍所能單獨解決，而涉及其他業務單位之職
掌，必須會辦者，依下列規定辦理：
（一）先簽後辦或簽稿併陳之案件送會有關業務單位時，受會單位應在
「簽辦單」之「會辦單位意見」項下或「簽」之末頁簽註之 。
（二）會稿應在稿面適當位置核會。
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一○九、會辦公文視同速件處理，涉及二單位以上之案件，應依次遞會或
複製分會。
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一一○、會簽案件其文稿內容與會簽意見不抵觸時，不必會稿，決行後以
副本抄知。
知會性質之案件，不必事先會辦，核定後以副本抄知。
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|
一一一、會辦案件有下列情形之一者，得於簽辦前會商協調：
（一）有時間性或重要案件。
（二）涉及三單位以上職掌案件。
（三）案情繁雜或意見不一致之案件。
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一一二、承辦單位對協調案件，應製發「開會通知單」，摘錄原案點及必
要資料，於會商協調三日前，送參加單位。
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一一三、參加協調單位應指派人員代表準時出席。出席人員應事先研究案
情，如認有請示或洽商內部有關單位之必要者，應即請示或洽商
後再行出席，協調時應負責代表其單位發表意見，不得藉詞推諉
。經協調決定事項，除有政策性之變更或抵觸法令者外，參加單
位不得另持意見。
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一一四、會辦案件協調未獲協議者，應即由機關首長或副首長協調或提出
業務（工作）會報（會談）解決。
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|
一一五、會辦案件協調結論，得由會辦單位代表共同簽章。
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一一六、會辦案件經協商獲結論後，不再會簽會稿，承辦單位應將協調紀
錄隨同原案逕敘陳判，並以副本分送有關單位。
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|
一一七、文書處理程序一般原則如下：
（一）各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。惟
機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者，不在此限。
（二）公文之機密性、時間性，由各機關依業務性質及實際需要自行區
分，以作為公文處理作業之依據。
（三）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。
（四）各機關得視實際需要，採用收發文同號，但以符合工作簡化為原
則。
（五）任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以中
華民國紀元為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。
（六）文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，
並註明時間（例如十一月八日十六時，得縮記為 1108/160），以
明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。
（七）各機關在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日人員按照值日及
值夜規則之規定辦理。
（八）機關內部各單位間文書之傳遞，均應視業務繁簡及辦公室分布情
形，設置送文簿或以電子方式簽收為憑；另公文之陳核流程並得
以線上簽核方式處理。
（九）組織龐大所屬單位較多而分散辦公之機關，應設立公文交換中心
，定時集中交換，以加速公文之傳遞。
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| 伍、繕校 |
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一一八、各機關文書之繕、校，應儘量集中於文書單位辦理，其以各單位
名義行文者，得由各該單位自行辦理之。
本府文稿由承辦人員繕校。
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一一九、核決之文稿及附件，經繕校人員點收與原送公文登記表（簿）所
載相符，就原表（簿）蓋收文日期戳後，退還送件人。
文稿並應登記送印送發登記單。（附式十六）
|
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一二○、督繕人員應注意文稿緩急分配工作，並登記繕校簿（附式十七)
交繕。
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一二一、繕寫應依下列規定辦理：
（一）承繕人員收到稿件，應清查與繕校簿中所載是否相符，如有疑義
，應詢問督繕人員後再繕。
（二）重要之上行文件或褒獎狀等類文書，均應用墨筆正楷繕寫或打字
。
（三）繕寫文件，應避免使用古字或簡體字，對於標點符號、行款高低
，應依照原稿辦理。
（四）繕寫文件，不得將首長職稱姓名單繕一頁。
（五）重要文件，不得使用複寫紙繕寫。
（六）銀錢、數字、人名、日期或含有重要意義之字句，繕寫錯誤，均
應重寫；文稿內數目字須依公文書橫式書寫數字使用原則繕寫；
文中夾有西文者，應橫行橫寫。
（七）油印、影印、速印文件，應一律採用黑色油墨，二頁以上者，每
頁應編頁次。如係機密文件，每份並應編列號碼及登記受文者姓
名，其底版並應由督繕人員依照規定銷燬。
（八）印刷文件，應先送校對後付印，除法規得酌量多印份數外，其餘
非經主管批註，不得多於發文稿所需份數。
（九）附件用紙，應與公文用紙篇幅一律，並裝訂整齊。
（十）承繕稿件發現原稿文字筆誤或款式不合時，應退請原承辦人員更
正。
（十一）繕畢之文件，承繕人員應在稿面適當位置簽章註明繕寫年月日
時，連同繕校簿送督繕或校對人員簽收。
（十二）承繕人員發現原稿附件項未按第一○一點規定辦理時，應洽請
原承辦人員依規定填註。
（十三）公文繕寫，須採用統一之公文紙格式（附式十八）。
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一二二、校對人員應依下列規定辦理：
（一）校對公文之密等、速別與原稿是否相符。
（二）校對繕寫文件款式、內容、標點符號是否有誤及文中如有數字，
是否依公文書橫式書寫數字使用原則繕寫。
（三）注意附件有無遺漏。
（四）添註塗改應加蓋有機關名稱校對之章，如錯落過多，應退還重繕
。
（五）校對公文發生疑問時，應向承辦人員詢明。
（六）公文校對完畢，應於稿面適當位置註明校對年月日時，並加蓋校
對人員章。
（七）公文刊登公報者，應加蓋刊登公報戳記。
（八）加發副本者，應於副本項下列明收受副本機關或單位。
（九）重要文件、法案，為慎重計，宜送承辦人員複校後再送發。
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一二三、督繕人員對校畢文件應加檢查，並於登錄後，送監印人員用印。
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一二四、繕校文件應按月彙製繕校工作統計表。（附式十九）
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| 陸、印章 |
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一二六、各機關公文蓋用印信及簽署，應依下列規定辦理：
（一）各機關任何文件非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管
判發者，不得蓋用印信。
（二）監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤，應即退送補判或
更正後再蓋印。
（三）呈：用機關首長全銜、姓名、蓋職章。
（四）發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書、
授權狀、獎狀、證明書、執照、證券、契約、匾額及其他依法
令規定應加蓋機關印信之文件，均蓋用機關印信，並蓋機關首
長職銜簽字章。
（五）函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜簽
字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。對不相隸屬之上級機關用
函時比照上行文規定辦理。
（六）書函、開會通知單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，
蓋本機關或主辦單位長戳。（附式二十)
（七）一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用
印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。
（八）公文附有各種報告表冊，除另有規定須在封面加蓋機關印信者
外，應依照分層負責明細表授權決行規定僅由製表及複核者署
名蓋章。不另蓋機關印信及首長印章。
（九）各機關內部單位主管，根據分層負責之授權，在其權責範圍內
對外行文時，由該單位主管署名，蓋職章。
（十）不辦文稿之文件如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用印
信申請表」，其格式由機關自訂。惟其內容應包括申請人簽章
、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等
項目，陳奉核定後始予蓋用印信（附式二十一）。
（十一）監印人員應備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，
應予登錄並載明收發文字號。申請表應妥為保存，以備查考
。登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應隨同印信
專案移交。
（十二）監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應
核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印並循發文程
序作業。
（十三）副本蓋印與正本同。
（十四）會銜公文如係發布命令，應蓋印信。其餘蓋機關首長職銜、
簽字章。
（十五）依公司法組織之公營事業機構，使用圖記，不發職章，其上
行文簽署，蓋用負責人私章。
（十六）公文以電子方式行之者，得不蓋用印信或章戳。
|
|
一二七、各級人員職名章使用範圍規定如下：
（一）擬簽。
（二）辦稿。
（三）會簽核簽。
（四）會稿核稿。
（五）各種表報。
（六）蓋職名章時，應注意蓋章位置，並註明月、日、時。
|
|
一二八、各關基於業務需要，須將印信拓模或縮小製模套印於文件者，應
經該機關首長核准。套印後應填具印信啟用報備表二份，於一週
內報請印信原製發機關備查，並將套印之底片、印版予以銷燬或
由監印人員保管列入移交。
|
|
一二九、套印文書時，應由監印人員監印，並登記套印文書種類。數目及
起訖號碼，送使用單位點收。
|
|
一三○、定型公文紙（包括證照書狀）預蓋印信應由承辦單位編定號碼，
簽准用印，由監印人員登記其種類、數目及起訖號碼，送使用單
位點收。
|
|
一三一、套印文書及預蓋印信定型公文紙，由使用單位指定人員負責保管
，填發時應分別設置專用簿冊（附式二十二）登記。
|
|
一三二、公文及原稿在二頁以上者，其騎縫處均應蓋（印）騎縫章。
|
|
一三三、附件以不蓋用印信為原則,其有規定須蓋用印信者，依其規定。
|
|
一三四、送請用印文稿，原稿稿面免蓋機關印信，由監印人員於稿面適當
位置加蓋監印人員章。
前項稿面未蓋校對人員章者，不得用印。
|
|
一三五、各機關請製印信，應依規定填具申請表，遞級向主管機關申請核
發。
|
|
一三六、各機關印信，應由機關首長指定監印人員負責保管，不使用時，
應鎖於保險櫃內，如有遺失或誤用情事，由監印人員負完全責任
。
|
|
一三七、各機關印信因毀損、遺失、拒交或其他特殊原因致無法使用原有
印信者，得基於業務需要，暫時借用同級或上級機關印信。
前項借用印信，應報上一級機關核准，並層報原製發機關備查。
|
|
一三八、各機關內部第二層級主管及第三層級主管依分層負責規定，認有
應用職章對外行文者，得依印信條例第六條有關製發職章規定，
報請製發職章，並依據各該機關組織編制規定職等範圍之起始職
等，在五職等以下者，比照委任，六至九職等比照薦任，依印信
條例附式所定委級及薦級刊製職章。
|
|
一三九、本府各級人員職名章，分下列三種：
（一）甲種：機關首長、副首長、秘書長、參議、秘書用，應刻機關銜
名職別及姓名，消費者保護官刻職別姓名。
（二）乙種：核閱文稿人員用，各處主管、副主管、專員、技正、督學
、視導刻處名稱及職別姓名，科長刻科名稱及職別與姓名，其他
核閱文稿人員刻職別姓名。
（三）丙種：承辦人員用，刻職別姓名。
前項職名章，應按規定式樣（附式二十三）製發。
|
|
一四○、各機關首長及一級單位主管，因業務需要增刻職名章，其規定如
下：
（一）機關首長、副首長、秘書長或主任秘書職名章得視業務實際需要
增刻一至五顆，並以「甲」、「乙」、「丙」、「丁」、「戊」
字樣區別之。
（二）一級單位主管職名章，其單位組織編制設有核稿人員或確因業務
需要者，得增刻一至二顆為限，並以「甲」、「乙」字樣區別之
。
前項增刻職名章，均應委託專人保管使用，並同負行政與法律上
責任。
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一四一、各級人員職名章，應由人事單位報請機關首長核定後製發，並拓
模一份存查。
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一四二、各機關人員如有異動，應將使用之職名章截角送人事單位註銷。
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| 柒、簡易程序 |
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一四三、各機關平均每月收文在五百件以下，未置專任文書人員者，其公
文收發，得適用簡易程序處理。
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一四四、收文發文按年採統一編號使用「總收發文編號登記簿」（附式二
十四）登記，並依式記載來（受）文各欄。
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一四五、收發人員收到來文辦妥登記手續後，送承辦人員在總收發文編號
登記簿簽收，並註明待辦日期。
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一四六、承辦人員收到承辦案件時，應登入承辦案件登記簿，並依限辦竣
。
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一四七、文稿發文時，以來文收到時所編之號碼為發文號碼，發文如係創
稿，則按發文當時統一編號順序編號。
創稿所編之發文號碼，承辦人應登記承辦案件登記簿，以作查案
參考。
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一四八、文件發出後之原稿及存卷附件，應加整理並於總收發文編號登記
簿註明發文日期及歸檔日期。
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一四九、採用簡易程序處理公文之單位，其公文時效管制與考核，仍按規
定辦理。
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一五○、總收發文編號登記簿係公文查考之依據，應保存十五年。
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| 捌、公文保密 |
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一五一、國家機密文書區分為：「絕對機密」、「極機密」、「機密」；
一般公務機密文書列為「密」等級，其不須保密事項，不得區分
機密等級。
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一五二、各機關對於「絕對機密」及「極機密」兩種文書，應由機關首長
自行處理或由首長指定高級人員負責承辦；屬於「機密」及「密
」兩種文書，應依公文性質由承辦人員縝密處理。
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一五三、各機關處理人民陳情、檢舉案件，應確實遵守保密規定，以保障
陳情、檢舉人權益。
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一五四、機密公文應在辦公處所辦理，並應採取適當保密措施。
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一五五、各機關辦理機密文書機密等級變更時，應依事務管理手冊文書處
理部分捌、文書保密及其他有關文書保密之規定辦理。
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一五六、機密文書在機關內部相互傳遞，屬於「絕對機密」、「極機密」
者，由承辦人員親自持送，屬於「機密」、「密」者，應密封或
裝入特製堅固卷夾中傳遞。郵寄差送時，應使用雙封套及用掛號
函件傳遞。
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一五七、各機關對作廢文書或廢棄字紙，應由承辦人員負責撕碎，並指定
員工負責收集銷燬。
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一五八、各機關機密文書，應按其業務性質，除依國家機密保護法與其施
行細則及其他法規外，依事務管理手冊文書處理部分辦理。
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| 玖、文書處理流程 |
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一五九、各類公文之處理時限、考核獎懲等，應依照「臺東縣政府暨所屬
機關學校文書流程管理稽核要點」規定辦理。
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一六○、依本要點規定應予獎懲之人員，由業務主管單位擬具獎懲事由及
類別，簽報機關首長核定後，送由人事單位依規辦理。
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一六一、鄉（鎮、市）公所未訂文書處理要點者，得比照本要點規定辦理
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