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一、臺東縣政府（以下簡稱本府）為加速推行公文管制資訊作業，以提昇
公文處理速度與品質，特訂定本要點。
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二、本府各單位暨所屬機關學校（以下簡稱各機關）實施公文管制資訊作
業，除應依「臺東縣政府暨所屬機關公文管制與考核獎懲作業要點」
之規定辦理外，悉依本要點之規定辦理。
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三、各機關已購置電腦資訊設備者，其公文管制作業應按下列程序辦理：
（一）現行公文登記表得改為公文簽收清單（如附表一、二）。
（二）收發人員應於收文後依號碼索引簿編定收文號，並將主檔內有關資
料鍵入後列印簽收清單。
（三）收發人員將簽收清單連同公文送由承辦單位或承辦人員簽收辦理。
（四）承辦單位或承辦人員收到分辦文件核對簽收清單無誤後，於簽收清
單上簽名即退回總收發或登記桌。
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四、為健全公文管制資訊作業，有效運用電腦儲存功能，各機關應針對每
件公文處理過程各階段之重要資料予以輸入電腦，其基本資料暨輸入
原則如下：
（一）收（發）文號：鍵入收文號碼索引簿所編定之收發文號。
（二）收文日期：鍵入收文日期登記年月日時（時間採用廿四小時制）。
（三）主旨：摘錄來文主旨精義，力求簡明扼要，密件不錄主旨。
（四）來文機關：鍵入來文機關（公司行號）名稱或姓名。
（五）來文日期字號：鍵入來文機關之發文日期字號。
（六）公文性質：分為普通件、速件、最速件、申請案件、受會案件、陳
情案件、訴願案件、國賠償案件。
（七）附件數：鍵入來文時附件數。
（八）申請案件期限：依臺灣省各機關處理人民申請案件項目暨期限表之
期限鍵入。
（九）承辦單位名稱：○○○。
（十）承辦人員姓名：○○○。
（十一）簽收日期：依承辦人簽退簽收清單時間鍵入。
（十二）創稿日期：鍵入交辦日期或承辦人擬稿日期。
（十三）送退會日期及單位：鍵入內部單位或其他機關及送會、退會日期
，以憑統計辦理天數。
（十四）併（彙）辦案件：鍵入併（彙）辦案件文號。
（十五）送判日期：鍵入各層次送判日期。
（十六）交繕日期：鍵入送繕日期。
（十七）結案日期：鍵入發文、存查、移文或退會日期。
（十八）處理情形：鍵入發文、存查、移文或退會情形。
（十九）辦理天數：
1.答復案件：
自總收文之次日起至發文之日止（包括會稿、會簽時間），所
需天數扣除例假、紀念日、節日及奉准待辦彙復所需天數，為
實際使用天數。
2.併（彙）辦案件：
自規定彙報截止之日起算至全部辦畢發文之日止，所需天數扣
除例假、紀念日、節日及奉准待辦彙復所需天數，為實際使用
天數。
3.創稿案件：
如係交辦，以交辦之日起算；如係會議決定，以會議紀錄送達
之日起算；如係先簽後辦，以送簽之日起算；如係直接辦稿者
，以辦稿之日起算。
（二十）歸檔日期：鍵入歸檔日期。
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五、各機關公文管制資訊作業使用表報格式，為期能相互交流運用，減少
疏漏、錯誤、達成迅速、正確效果，特加規定如下：
（一）每月列印上月份公文時效統計表、人民申請案件統計、訴願案件統
計、專案管制案件統計。（附表三）
（二）列印逾限未結案件事前檢查週報表。（附表四）。
（三）收文、送會、送判、交繕等簽收清單：內容應包括收文號、來（受
）文機關名稱、主旨、附件數、公文性質、收文人員簽收欄等。
（四）歸檔公文清單：內容包括歸檔日期、收（發）文號。
（五）公文辦理日數記錄表：分為一般案件及重要案件二種。（附表五）
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六、各機關公文管制資訊作業系統之使用，限於收發人員、登記員及研考
單位主管公文查詢人員，對已鍵入且非屬本身業務部分之資料，不得
任意更改。
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七、各機關公文查詢工作，應依收文號查詢、承辦人姓名查詢、未結案件
查詢等之部分及全部內容查詢。
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八、各機關實施公文管制作業所使用各項清單，應自結案起保存一年。其
電腦基本資料可使用電腦儲存媒體（如磁帶、磁片、磁碟、微縮影片
、光碟等），應自結案起保存十年，未屆滿保存期限不得銷毀。
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