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一、臺東縣政府(以下簡稱本府)為加速推行公文管制資訊作業,以提昇 公文處理速度與品質,特訂定本要點。
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二、本府各單位暨所屬機關學校(以下簡稱各機關)實施公文管制資訊作 業,除應依「臺東縣政府暨所屬機關公文管制與考核獎懲作業要點」 之規定辦理外,悉依本要點之規定辦理。
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三、各機關已購置電腦資訊設備者,其公文管制作業應按下列程序辦理: (一)現行公文登記表得改為公文簽收清單(如附表一、二)。 (二)收發人員應於收文後依號碼索引簿編定收文號,並將主檔內有關資 料鍵入後列印簽收清單。 (三)收發人員將簽收清單連同公文送由承辦單位或承辦人員簽收辦理。 (四)承辦單位或承辦人員收到分辦文件核對簽收清單無誤後,於簽收清 單上簽名即退回總收發或登記桌。
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四、為健全公文管制資訊作業,有效運用電腦儲存功能,各機關應針對每 件公文處理過程各階段之重要資料予以輸入電腦,其基本資料暨輸入 原則如下: (一)收(發)文號:鍵入收文號碼索引簿所編定之收發文號。 (二)收文日期:鍵入收文日期登記年月日時(時間採用廿四小時制)。 (三)主旨:摘錄來文主旨精義,力求簡明扼要,密件不錄主旨。 (四)來文機關:鍵入來文機關(公司行號)名稱或姓名。 (五)來文日期字號:鍵入來文機關之發文日期字號。 (六)公文性質:分為普通件、速件、最速件、申請案件、受會案件、陳 情案件、訴願案件、國賠償案件。 (七)附件數:鍵入來文時附件數。 (八)申請案件期限:依臺灣省各機關處理人民申請案件項目暨期限表之 期限鍵入。 (九)承辦單位名稱:○○○。 (十)承辦人員姓名:○○○。 (十一)簽收日期:依承辦人簽退簽收清單時間鍵入。 (十二)創稿日期:鍵入交辦日期或承辦人擬稿日期。 (十三)送退會日期及單位:鍵入內部單位或其他機關及送會、退會日期 ,以憑統計辦理天數。 (十四)併(彙)辦案件:鍵入併(彙)辦案件文號。 (十五)送判日期:鍵入各層次送判日期。 (十六)交繕日期:鍵入送繕日期。 (十七)結案日期:鍵入發文、存查、移文或退會日期。 (十八)處理情形:鍵入發文、存查、移文或退會情形。 (十九)辦理天數: 1.答復案件: 自總收文之次日起至發文之日止(包括會稿、會簽時間),所 需天數扣除例假、紀念日、節日及奉准待辦彙復所需天數,為 實際使用天數。 2.併(彙)辦案件: 自規定彙報截止之日起算至全部辦畢發文之日止,所需天數扣 除例假、紀念日、節日及奉准待辦彙復所需天數,為實際使用 天數。 3.創稿案件: 如係交辦,以交辦之日起算;如係會議決定,以會議紀錄送達 之日起算;如係先簽後辦,以送簽之日起算;如係直接辦稿者 ,以辦稿之日起算。 (二十)歸檔日期:鍵入歸檔日期。
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五、各機關公文管制資訊作業使用表報格式,為期能相互交流運用,減少 疏漏、錯誤、達成迅速、正確效果,特加規定如下: (一)每月列印上月份公文時效統計表、人民申請案件統計、訴願案件統 計、專案管制案件統計。(附表三) (二)列印逾限未結案件事前檢查週報表。(附表四)。 (三)收文、送會、送判、交繕等簽收清單:內容應包括收文號、來(受 )文機關名稱、主旨、附件數、公文性質、收文人員簽收欄等。 (四)歸檔公文清單:內容包括歸檔日期、收(發)文號。 (五)公文辦理日數記錄表:分為一般案件及重要案件二種。(附表五)
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六、各機關公文管制資訊作業系統之使用,限於收發人員、登記員及研考 單位主管公文查詢人員,對已鍵入且非屬本身業務部分之資料,不得 任意更改。
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七、各機關公文查詢工作,應依收文號查詢、承辦人姓名查詢、未結案件 查詢等之部分及全部內容查詢。
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八、各機關實施公文管制作業所使用各項清單,應自結案起保存一年。其 電腦基本資料可使用電腦儲存媒體(如磁帶、磁片、磁碟、微縮影片 、光碟等),應自結案起保存十年,未屆滿保存期限不得銷毀。
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