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臺東縣政府主管法規共用系統

列印時間:110.09.24 22:29

法規內容

法規名稱: 臺東縣縣庫集中支付作業程序
公發布日: 民國 88 年 07 月 14 日
修正日期: 民國 110 年 08 月 12 日
發文字號: 府財支字第1100166149號 函
法規體系: 財政類
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第 一 章 總則
一、
臺東縣政府(以下簡稱本府)為實施縣庫集中支付作業有一致性之處理流程,以確保支付作業之正確、安全及效率,特訂定本程序。
二、
本府及所屬機關學校(以下簡稱各機關)一切經費及其他款項之支付,除合於臺東縣縣庫規則第八條及第十一條之規定得自行保管依法支用或機關專戶存管外,均應依照本程序之規定辦理,並由本府財政及經濟發展處(以下簡稱財經處)集中支付。
前項所稱各機關,係指臺東縣總預算(以下簡稱總預算)內列有單位預算之機關及其所屬分支機關,於臺東縣議會亦適用之。參加集中支付業務之機關,稱為支用機關,於納入集中支付之特種基金及保管款亦適用之。
 
三、
本程序所訂各項登記簿,得以電腦處理,其機器儲存體中之紀錄,視為登記簿籍。
為配合電腦作業,臺東縣縣庫集中支付支用機關代號、納入集中支付基金及保管款專戶代號與預算科目代號表(以下簡稱科目代號),由財經處統一編訂,並通知支用機關。
四、
特種基金及保管款納入集中支付時,收入、支出均應透過其在縣庫總存款戶內所設立之分戶帳辦理。
第 二 章 支用機關費款支付作業
  第 一 節 費款支付之依據
五、
各機關歲出分配預算經核定後,由本府主計處(以下簡稱主計處)通知財經處,作為辦理支付及有關作業之依據。如年度中或計畫實施中經核定修正分配或經費流用,由各機關核定後通知財經處辦理。
動支預備金、墊付款、債務支出、特種基金及保管款、總預算統籌科目、以前年度應付歲出款與應付歲出保留款(以下合稱歲出保留款)、緊急支出等費款,其支付依據及特別事項,依第五章規定辦理。
六、
年度總預算未於年度開始前完成法定程序,應由主計處依法簽報縣長核准每月可支用之數額後,通知支用機關及財經處於額度範圍內辦理支付,俟歲出分配預算核定後,再行結算。
支用機關核定歲出分配預算如不及於前一年度十二月二十日前送達財經處,得依已報核之各該月份分配數編列歲出分配預算暫列數額表送財經處先行辦理暫支,俟歲出分配預算核定後,再行調整其未支用餘額,如月分配預算因故刪減致暫支數超出,應由支用機關負責收回或辦理轉帳。
  第 二 節 簽證人員責任及印鑑之處理
七、
支用機關簽具付款憑單、轉帳憑單及其他支付憑證,均應由機關首長或其授權代簽人,及主辦會計人員(以下簡稱簽證人員)負責為合法支用之簽證。
八、
簽證人員簽證付款憑單或轉帳憑單,應負責下列事項:
(一)各項歲出之支付,應合於預算法及有關規定,並依核定歲出分配預算規定之用途與條件辦理;其他支付應依其有關之支付法案辦理。
(二)納入集中支付特種基金及保管款支出,除依法令、契約或遺囑等有特別規定外,其有收支估計表,依核定收支估計表之規定;其支付金額不得超過該基金及保管款存入縣庫總存款戶分戶結存餘額。
(三)付款憑單撥付受款人,所列受款人應為政府之債權人或合法之受款人;付款憑單撥付方式為委託劃帳或撥回支用機關轉發,其轉發之入帳明細資料(含電子資料檔)所列受款人應為政府之債權人或合法之受款人。受款人其姓名或名稱、地址、存帳指定金融機構存款帳戶之戶名、帳號、金融機構名稱代號及金額,應與各該原始憑證所列相符。
(四)付款憑單其他應行注意事項審核,並符合本程序規定。
(五)轉帳憑單所列科目及金額審核,並符合本程序規定。
(六)切實核對帳務,對帳結果按月編製對帳回單送財經處備查或由財經處電子化系統簽認回傳;如發生差額時,應說明並核對調節。
九、
簽證人員印鑑應於啟用前填具簽證人員印鑑卡(格式一)一式二份,備函送財經處,以備驗對。
十、
簽證人員印鑑更換時,應備函檢附新簽證人員印鑑卡,敘明更換原因及日期,送財經處辦理印鑑更換登記。
十一、
簽證人員簽證印鑑喪失,應備函檢附新簽證人員印鑑卡,敘明喪失時間及原因,送財經處辦理印鑑更換登記。對前印鑑已簽證之付款憑單、轉帳憑單及其他支付憑證,支用機關仍應負責。
  第 三 節 付款憑單之應用及編製
十二、
各機關各項費款之支付,編製付款憑單(格式二),完成內部審核及簽證手續,網路傳輸集中支付資料後,送財經處辦理支付。
付款憑單資料內容包含下列各項:
(一)款項所屬會計年度及經費門別。
(二)付款憑單編號。
(三)編製日期。
(四)支用機關代號、名稱、地址及電話。
(五)預算科目代號、名稱及金額。
(六)支出用途。
(七)受款人名稱(含郵寄地址及電話、或金融機構帳號等)。
(八)支出金額。
(九)特別記載事項。
(十)領取支票方式。
(十一)附記事項。
(十二)原始憑證註記。
十三、
編製付款憑單及清單,應注意下列事項:
(一)分在數個業務計畫支付者,除不同支付日期外,以合併編製為原則,並另附科目清單(格式三),且在清單上簽證。
(二)憑單內有關各欄,均應端正書寫詳明填列,其中「受款人」、「金額」欄不得塗改,其他各欄如經塗改,應於塗改處加蓋主辦會計人員簽證印鑑。但如受款人為電子化系統無法造字,應在手筆填寫處加蓋簽證人員印鑑。
(三)「預算科目」欄之科目名稱及科目代號應照下列規定填列:
   1.預算內之支付,應按總預算劃分為經常支出與資本支出,並依核定之預算及歲出保留款內所列各該機關歲出預算科目之「款、目、節、用途別」名稱及依「年度、門別、政事別(款)、機關別(項)、業務計畫(目)、工作計畫(節)、一級用途、二級用途」數字編號,填列名稱及代號,作為執行及控制需要。
   2.特種基金及保管款集中支付或其他款項支付,應照各該款項原存入縣庫之科目,或有關之支付法案內所列,或 其他規定之科目填列。
   3.科目代號依照財經處編訂科目代號填列。
(四)「金額」欄大寫、小寫之金額應相符。
(五)「受款人」欄應依下列規定填列:
   1.付款憑單之受款人應為政府之債權人或合法之受款人。
   2.受款人在二個以上者,應使用受款人清單(格式四),且在清單上簽證。多筆款項為同一受款人時,以合併一筆辦理為原則。
   3.存入受款人金融機構帳戶者,應填列該受款人帳戶戶名、帳號、金融機構名稱(含分支機構);委託劃帳作業,應以受委託金融機構或郵局之代轉發帳戶資料為受款人。
(六)「支出用途」欄應填列支出之實際用途,如:支付薪資應填列月份或代扣款等相關資料、或受款人與原始憑證名稱如有不符填列加註、或填列支用機關名稱。
(七)「庫款領取方式」以存帳為原則,如有特殊原因依其他方式領取,應註明原因;不同領取方式,應分開開立付款憑單。
領取方式按下列方式規定辦理:
   1.存帳:交臺灣銀行臺東分行入帳(含交付金融構機存入帳戶、整批匯款、或委託劃帳)。
   2.自領支票:
(1)受款人領取。
(2)支用機關指定人員領取(含本府承辦單位人員代領轉發)。
   3.郵寄支票:
(1)郵寄受款人。
(2)郵寄支用機關轉發。
(八)付款憑單如另有附件,應於「附件」欄內勾選列明。
(九)應行扣繳款項以存帳方式撥回機關專戶辦理為原則;本府扣繳款、法扣款如須將縣庫支票附同有關表件併繳,應由承辦單位人員領回函送轉發,或按繳納金額存入受款人帳戶。
(十)「特別記載事項」欄以支票劃線為原則,並依第三十四點規定填註。
(十一)憑單及所附科目清單或受款人清單上支用機關簽證人員簽證印鑑,應與留存財經處之簽證印鑑相符。
(十二)「附記事項」欄填列事項:
   1.支付水費或電費應填註水號或電號。
   2.支付退休金應註明核准文號及生效日期。
   3.支付墊付款應註明核准通知日期、文號、轉正之科目名稱及分支計畫名稱。
   4.支付協助及補助經費,應填註受款單位請款領據編號。
   5.大額資金支付依「臺東縣政府及所屬機關學校含基金專戶大額資金支付通報作業要點」填註財經處核定支出序號。
   6.支付債務還本及利息支出應填註還本或付息日期。
(十三)「原始憑證註記」欄為各項採購、補助款項或依相關會計規定,註明統一編號、發票號碼及開立日期;如為普通收據亦註明統一編號。
十四、
支用機關以簽發縣庫支票為領取方式,依下列規定辦理:
(一)受款人自領縣庫支票或支用機關指定人員領取縣庫支票轉發:
   1.支用機關應於編送付款憑單時,另備領取支票憑證(格式五)交由受款人或所指定人員持赴財經處核對換領縣庫支票,並囑其出示身分證明文件及名章以備驗對。
   2.填發領取支票憑證時,應將憑證之左邊緣置於付款憑單第一聯空白處,加蓋騎縫章;如同一付款憑單有數個受款人領取支票,應分別填發領取支票憑證,另於受款人清單第一聯附記欄逐一填列領取支票憑證編號,並加蓋騎縫章;騎縫章應與主辦會計人員簽證印鑑相符。
   3.支用機關指定人員領取縣庫支票前應填具指定領取縣庫支票人員印鑑卡(格式六),備函送財經處留存;如為本府承辦單位人員代領轉發,請於付款憑單附註說明。指定領取人員不得由造具付款憑單之會計人員為之。
(二)縣庫支票郵寄受款人,應於付款憑單填列受款人地址;郵寄支用機關轉發,應填列支用機關地址。
(三)支用機關於領取或收到縣庫支票後,應即轉發縣庫支票交付受款人。
十五、
支用機關喪失簽妥之付款憑單、受款人或支用機關喪失領取支票憑證,應依下列規定辦理:
(一)支用機關簽妥之付款憑單,在未送達財經處前喪失,應迅即通知財經處止付,並以書面申請作廢,另行補簽付款憑單(另編憑單號碼)送財經處。如支用機關未及時通知,其已辦理支付者,由支用機關負責。
(二)受款人或支用機關喪失領取支票憑證,應迅即通知財經處止付,經查明支票尚未交付時,由受款人或支用機關以書面申請作廢原領取支票憑證,並洽由原機關補發領取支票憑證(另編憑證號碼),出具證明加蓋主辦會計人員簽證印鑑,一併持向財經處核對領取支票;其未及時辦理止付手續,致遭受損失時,由喪失者負責。 
十六、
付款憑單在送達財經處後,尚未辦理支付作業前,支用機關如發現受款人、金額或其他錯誤須止付時,應立即通知財經處止付,並補送付款憑單止付通知書(格式七);如已辦理支付,應由支用機關視錯誤情形負責支票註銷、支票換發、支出收回、開立轉帳憑單轉帳。
前項已止付款項,如需重新支付時,應重簽付款憑單,並網路傳輸集中支付資料後,送財經處支付。
十七、
付款憑單在財經處尚未辦理支付作業前,如發現除受款人、金額外之其他事項錯誤時,得以付款憑單更正委託書(格式八)通知財經處代為更正;必要時,得先以電話通知及傳真洽辦,隨後補送更正委託書。
十八、
支用機關因原付款憑單記載錯誤,致縣庫支票退回或存帳退匯,辦理款項註銷或重新更正時,以書面經簽證人員簽證回復更正處理方式,並依下列規定送財經處辦理:
(一)縣庫支票退回須註銷時,應填具「臺東縣縣庫支票註銷申請書」(格式九),連同支票併送;如該款項需重行支付,請另簽付款憑單併送。
(二)縣庫支票退回須重新更正除金額以外資料時,應填具「臺東縣縣庫支票換發申請書」(格式十),連同支票併送。
(三)存帳退匯須重新更正時,填具「臺東縣縣庫集中支付匯款退匯更正申請書」(格式十一),送財經處重匯。如查明不能更正重匯欲繳庫時,請連同支出收回書或收入繳款書併送;如為委託劃帳方式退匯,附核准繳庫簽呈併送。
  第 四 節 轉帳憑單之應用及編製
十九、
支用機關已支付之預算科目間帳目之調整及轉帳,與集中支付帳務有關者,應簽具轉帳憑單(格式十二)並網路傳輸集中支付資料,送財經處轉帳。
納入集中支付特種基金及保管款,以分戶結存餘額控管,其轉帳帳務處理不需送財經處。
 
二十、
轉帳款項如一案同時涉及多筆,以合併簽具一張轉帳憑單為原則。
二十一、
支用機關編製轉帳憑單,應注意下列事項:
(一)憑單內有關各欄均應詳明填列,不得遺漏,金額欄不得塗改,其他各欄位內容如有塗改,應於塗改處加蓋主辦會計人員簽證印鑑。
(二)轉帳收方或轉帳付方所列各筆金額,其科目相同者,應分別合併為一筆轉帳款項列入。
(三)科目名稱及代號,應依財經處編訂之科目及代號填列。
(四)轉帳收方金額合計數應與轉帳付方金額合計數相符,該項金額合計數並應與中文大寫之金額一致。
(五)轉帳事由,應摘要記入轉帳事由摘要欄,並檢附原付款憑單第二聯影本憑核。
(六)轉帳憑單如有附件,應於「附件」欄內勾選列明。
(七)憑單上支用機關簽證人員簽證印鑑,應與留存財經處之簽證印鑑相符。
二十二、
支用機關編製轉帳憑單,於簽證送出後,如發現錯誤,通知財經處查明,尚未辦理轉帳作業前,停止轉帳並退件;財經處業已列帳者,應由原機關另編轉帳憑單更正。
  第 五 節 支出收回書之應用及編製
二十三、
支出收回係指支用機關當年度預算或歲出保留款已支付之款項,因故收回其全部或部分(例如:預借收回,收回溢領薪津等),由支用機關填具臺東縣縣庫支出收回書(格式十三)連同收回之款一併繳交縣庫代理銀行或其轉委託之其他金融機構(以下簡稱代辦機構)解繳縣庫;如逾當年度繳還,填具收入繳款書繳庫。
二十四、
支用機關編製支出收回書,並網路傳輸集中支付資料,應填列以下欄位:
(一)原支付款項
  1.「支用機關代號及名稱」填寫支用機關全銜及財經處編訂之機關代號。
  2.「科目代號及名稱」填寫原付款憑單所列預算科目代號及名稱。
  3.「款項所屬年月」即原付款憑單支付之年、月(不得超逾當會計年度)。
  4.「金額」按原支付之付款憑單之金額填寫。
  5.「付款憑單編號」按原支付之付款憑單編號填寫。
  6.如原支付款項為墊付款,填寫墊付款核准文號。
(二)收回金額:按實際收回數填寫,金額不可大於原憑單支付款項。
(三)繳款人:填寫繳款人員或機關單位。
(四)收回理由及其他應行說明事項:填寫收回期間、人員或事由等摘要。
(五)填發機關:填寫收回機關之全銜,加蓋長官職銜章或公庫專用章,並填寫填發支出收回書之日。
二十五、
支用機關依規定自行保管支用之經費,如為當年度預算內經費有剩餘,應由該機關填具支出收回書,於規定縣庫帳務整理期限內繳還縣庫。
第 三 章 財經處支付作業
  第 一 節 歲出分配預算及支付法案之處理
二十六、
財經處收到本府核定之支用機關歲出分配預算、暫列數額表、其他支付法案或納入集中支付之特種基金及保管款收入資料,依支用機關別、科目別登錄歲出分配預算或可支庫款餘額,作為辦理支付之依據。
二十七、
支用機關辦理支出收回或縣庫支票註銷之金額,財經處應依據核收之書表憑證登錄歲出分配預算或可支庫款餘額,調整其有關科目餘額。
  第 二 節 支付及轉帳作業
二十八、
財經處辦理支付作業程序如下:
(一)收件審核、登記及退件,核對簽證印鑑。
(二)查對預算科目餘額及登帳。
(三)審核憑單及集中支付資料。
(四)空白支票檢發。
(五)簽發縣庫支票或登錄存帳資料。
(六)覆核支票及存帳等相關資料。
(七)庫款支付科(以下簡稱支付科)科長或其授權代簽人核簽。
(八)處長或其授權代簽人核簽。
(九)支票封發及存帳資料傳送。
(十)自領支票保管及檢發。
辦理轉帳作業程序,除支票簽發相關作業外,比照前項規定辦理。
二十九、
財經處收到支用機關編送之付款憑單或轉帳憑單,當日登錄電腦備查,於作業日期逐筆加編收件號碼,登錄付款憑單收件登記簿。
三十、
付款憑單或轉帳憑單,應核對並注意下列事項:
(一)簽證人員印鑑是否相符。
(二)查對預算科目餘額之注意事項:
  1.歲出分配預算各有關支付科目截至當時止之餘額。

  2.歲出保留款之核准保留餘額。
  3.納入集中支付之特種基金及保管款之結存餘額。
  4.待追查之損失庫款重新支付時,應以財經處簽報核准所列實際發生損失款額為依據。
  5.其他支付確屬符合有關支付法案之規定。
(三)查核其他項目有無錯誤、塗改或遺漏,及是否符合規定。如支用機關檢附付款憑單更正委託書,應修正資料並在付款憑單上加註簽章。
 
三十一、
付款憑單或轉帳憑單,經查核相符後,應由查核人員在憑單上簽章,並將支付或轉帳金額登錄支用機關歲出分配預算餘額或可支庫款餘額。
三十二、
付款憑單或轉帳憑單,有下列情形之一,填具付款(轉帳)憑單退回理由單(格式十四),退還或通知支用機關補正,不予辦理支付或轉帳:
(一)未經簽證人員簽證或簽證人員印鑑不全、不符、模糊不清。
(二)餘額不足。
(三)與支付法案或其他法令規章不符,或未註明核准文號。
(四)支付法案尚未到達,無付款或轉帳依據。
(五)科目清單或受款人清單金額與付款憑單金額不符。
(六)科目清單細數之和與總數不符。
(七)憑單聯數不符或附件不全或受款人清單待更換。
(八)憑單編號漏列或重複、錯誤。
(九)預算科目代號及名稱漏列或錯誤。
(十)支出用途錯誤或漏列。
(十一)受款人或金額錯誤、漏列,或經變更塗改。
(十二)大寫小寫金額不符。
(十三)存入受款人金融機構、帳號錯誤或漏列 。
(十四)受款人及金額以外各欄更改處未加蓋主辦會計人員簽證印鑑。
(十五)轉帳收付兩方金額不符或細數之和與總數不符。
(十六)已逾支付或轉帳期限。
(十七)憑單與領取支票憑證未蓋騎縫章或未填註號碼。
(十八)支用機關通知退還。
(十九)未屆支付日期。
(二十)憑單印製不良。
(二十一)採非存帳方式領取庫款者,未填註原因。
(二十二)未依據大額資金支付通報作業要點填註核定支出序號。
(二十三)未依據經費款項彙整撥付作業流程彙整開立受款人。
(二十四)其他(以其他為退回理由者,應註明無法辦理之事實)。
  第 三 節 縣庫支票之簽發
三十三、
財經處簽發縣庫支票,應根據手續完備之付款憑單辦理。空白縣庫支票之檢發及保管,應依臺東縣縣庫支票管理辦法(以下簡稱縣庫支票管理辦法)規定辦理。
三十四、
縣庫支票依照下列規定標識:
(一)依據縣庫支票管理辦法規定,縣庫支票均載有「禁止背書轉讓」標識。
(二)支用機關付款憑單「特別記載事項」欄依下列規定勾註,於縣庫支票票面加劃平行線:
   1.庫款領取方式為自領或郵寄,以勾註支票劃線為原則;如為存帳,無需勾註劃線。
   2.受款人為政府機關或公營事業機構之款項,依照規定需存放公庫,應勾註支票劃線。
   3.受款人為一般商民,票面金額未達新臺幣二萬元,得不勾註支票劃線;金額在二萬元以上但未達五十萬元,如不勾註支票劃線,應於「附記事項」欄加註免劃平行線並核蓋主辦會計人員簽證印鑑證明,縣庫支票不劃平行線;金額在五十萬元以上,應勾註支票劃線。
   4.經核准之預付款項及撥補零用金或週轉金,如受款人為預借人或保管人,無論金額大小,均不劃平行線。
(三)縣庫支票已加劃平行線,受款人為一般商民,因事實需要,得依下列規定辦理註銷平行線:
   1.票面金額未達五十萬元,支用機關於臺東縣縣庫支票取消劃線申請書(格式十五)加蓋簽證人員印鑑,並檢附原縣庫支票向財經處辦理。
   2.票面金額未達十萬元,可由受款人持縣庫支票及身分證明文件逕向財經處書面申請。
三十五、
庫款領取方式為存帳之付款憑單,逐筆登錄受款人之金融機構、帳號、戶名及金額等資料,依批次列印縣庫跨行通匯受款人清單(以下簡稱通匯受款人清單),按各批次清單所列總金額,順號簽發縣庫支票或製成電子資料檔。
存帳資料如因受款人戶名字數限制或須以備註欄為匯款摘要等特殊情形,依縣庫總庫規定以通知單方式辦理。
 
  第 四 節 縣庫支票及存帳資料之覆核及簽章
三十六、
縣庫支票及存帳資料簽發後,應由覆核人員依據付款憑單記載詳細覆核下列事項:
(一)付款憑單內容及各項程序處理均符合規範確無遺漏,並已具備財經處承辦人員簽章。
(二)縣庫支票及存帳資料簽發與付款憑單相符。
(三)縣庫支票各項記載均符合規範確無遺漏,票面無錯誤、污損、模糊或塗改。
(四)有關支付之其他應行注意事項。
經覆核無誤後,在付款憑單填記支票號碼;將支票號碼、金額或通匯批次金額,登錄簽發縣庫支票日報表。
三十七、
經覆核相符之縣庫支票應核蓋財經處處長及支付科科長印鑑。 
縣庫支票票面大小寫金額及受款人以外其他記載事項,如需要變更時,應於變更處加蓋財經處處長及支付科科長印鑑證明之。
三十八、
縣庫支票受款人名稱或大小寫金額繕寫錯誤、污損、模糊、塗改或支票破損時,應將該支票當日作廢,重新簽發。
縣庫支票重開時,原付款憑單所列之支票號碼應予更正。作廢之縣庫支票,應依縣庫支票管理辦法之規定辦理並由指定人員保管。
  第 五 節 縣庫支票之封發及存帳資料傳送
三十九、
財經處收到支用機關手續完備之付款憑單,除指定日期或特殊情況外,應於收件截止時間起八個工作小時內將縣庫支票簽妥封發或存帳資料傳送。
四十、
存帳之縣庫支票應填具存帳支票送件單或通匯受款人清單,一併送縣庫總庫,並將簽收之送件單或通匯受款人清單訂存備查;存帳資料亦得以網路連線加密傳送縣庫總庫辦理,其通匯受款人清單訂存備查。
四十一、
自領之縣庫支票應設置自(轉)領縣庫支票登記簿,指定專人登記及保管候領。
四十二、
受款人自領或支用機關指定人員領取縣庫支票時,財經處經核對領取支票憑證與付款憑單第一聯上之騎縫章及該憑證上所蓋受款人名章與付款憑單受款人或支用機關指定人員之姓名或名稱及所攜領款名章均屬相符,並由領取人在自(轉)領縣庫支票登記簿上簽章後,發給之。收回之領取支票憑證粘附於付款憑單第一聯備查。
四十三、
受款人或支用機關指定人員如無法親自領取支票,得委託代領,將領取支票憑證加註委託某人代領,並簽蓋原名章證明之。財經處應核對代領人身分證件,並由代領人在自(轉)領縣庫支票登記簿上簽章及加蓋委託人名章。
四十四、
財經處應將支用機關指定領取「領回轉發縣庫支票」人員之姓名、職銜、身分證號碼及印鑑,設卡登記,並於領發支票時核對之。
四十五、
郵寄之縣庫支票應以掛號信函寄發,並將縣庫支票號碼、收件人姓名、地址、支票金額、財經處收件編號等,登錄縣庫支票郵寄送件單一併送郵政機構簽收,並將簽收之送件單訂存備查。
  第 六 節 縣庫支票掛失止付、補發、換發、註銷與存帳退匯之處理
四十六、
縣庫總庫、郵政機構或受款人通知存帳退匯或縣庫支票退回時,財經處應收妥退回憑證或支票,當日通知原支用機關查明處理。
四十七、
縣庫支票因故需掛失止付、補發、換發及註銷時,應依縣庫支票管理辦法規定辦理。
財經處收到縣庫支票掛失止付申請書(格式十六)、補發申請書(格式十七)、換發申請書或註銷申請書,應查詢確認該支票尚未兌付後辦理。補發、換發或註銷時,於原付款憑單上加蓋日戳,並通知原支用機關。補發或換發應於原付款憑單上加註補發或換發之縣庫支票號碼。
四十八、
存帳退匯須重新更正匯款時,財經處依據支用機關匯款退匯更正申請書,自收件截止時間起八個工作小時內重匯及傳送更正之電子資料檔,於原付款憑單加蓋退匯改匯之日戳,並通知原支用機關。
支用機關查明不能更正退匯欲繳庫時,財經處依退匯重匯程序,連同支用機關開立之繳款書或支出收回書辦理。
  第 七 節 付(轉)訖憑單之處理編報
四十九、
每日結帳完成支付之付款憑單及轉帳之轉帳憑單應依支付或轉帳日期加蓋付(轉)訖日戳,或連同更正委託書、止付通知書或退回理由單,妥善整理歸檔保管,並按日編製每日憑單支付對帳單。
前項每日憑單支付對帳單及每月庫款支付對帳單得登載於電子化系統,供支用機關核對。
五十、
財經處應按日根據縣庫總庫所送兌付縣庫支票彙報表及網路傳回已兌付縣庫支票銷帳資料,辦理支票銷號;與縣庫總庫之縣庫存款戶(含基金及專戶)結存日報表核對,如有不符,應即查明處理;按日編製縣庫可支庫款調節表,並按月編製未兌縣庫支票調表備查。
五十一、
財經處應按日根據各項作業核對收件、登帳與簽發支票資料,編製簽發支票日報表、縣庫支票領發日報表、自(轉)領縣庫支票結存清單及支付作業綜合日報表,陳核後存查。
五十二、
財經處應按日根據作業之付款憑單、轉帳憑單、支出收回書、縣庫支票註銷申請書,產生「庫款支付日報表」,陳核後分送主計處及審計部臺灣省臺東縣審計室(以下簡稱審計室)。
五十三、
財經處應按月產生「庫款支付月報」附具「未兌縣庫支票調節表」及「縣庫支票未兌付清單」,與縣庫總庫之縣庫存款戶收支餘額月報表核對,陳核後分送主計處及審計室。
五十四、
財經處應按月根據作業資料編製「縣庫支票領發月報表」及「縣庫支票作廢、註銷、補發、換發月報表」,陳核後送審計室。
如有應收回庫款待收回,應編製「應收回庫款明細表」,陳核後送審計室。
  第 八 節 支付錯誤之處理
五十五、
簽發縣庫支票如有與付款憑單不一致,而誤付、重付或溢付情事,經查明尚未兌付,應立即通知受款人票據止付。
五十六、
誤付、重付或溢付之縣庫支票,業經兌付,應按金額設簿轉列登記為「應收回庫款」;俟收回庫款後,再行沖銷。
五十七、
誤付款或短付款之重新補付,應檢齊原付款憑單及相關支付資料,簽報財經處處長核准後,按應補付金額及受款人重新補付。
五十八、
誤付、重付或溢付款項,由財經處於三十日內追回;如無法追回,應由失職人員負責賠繳之。
五十九、
誤付、重付或溢付發生時,財經處應追究失職人員責任,並按其情節輕重分別議處。
因誤付、重付或溢付致損失庫款,其經過及追究責任賠繳情形,應簽報縣長核處並通知審計室。
六十、
簽發縣庫支票如有重新補付,財經處應在原付款憑單第一聯記載「補付」與補開縣庫支票日期、號碼及金額或受款人等。如為重付或溢付款項收回後,在原付款憑單第一聯記載「收回重付」或「收回溢付」文字、日期及金額。
第 四 章 縣庫辦理支付作業
六十一、
財經處簽發縣庫支票所使用之印鑑,應填具印鑑卡,按需要份數,函送縣庫總庫簽證後轉發各代辦機構各一份,作為驗對縣庫支票印鑑之依據。
六十二、
縣庫總存款戶印鑑卡應具備下列內容:
(一)由財經處填具:機關名稱、地址、電話號碼、啟用日期、加註發函日期及文號,加蓋財經處處長及支付科科長印鑑,背面加蓋本府關防。
(二)由縣庫總庫加填:開戶日期、收到日期、印鑑更換或註銷日期,並應由各級人員核章備查。
 
六十三、
縣庫支票簽發專用印鑑之更換:
(一)由財經處備具公函,檢附新印鑑卡函送縣庫總庫簽證後轉發各代辦機構各一份。
(二)舊印鑑卡註銷,縣庫總庫應加註註銷日期後存查。
六十四、
印鑑卡污損不明時,得由縣庫總庫函請財經處另送新卡,並於新印鑑卡啟用時,將舊印鑑卡註銷存查。
六十五、
縣庫總庫兌付縣庫支票時,除依退票理由單所列各項規定應予填單退票外,不得藉詞拒付。
六十六、
縣庫總庫收到財經處交付或傳送之匯款資料,應即依「金融資訊系統跨行業務處理規則」有關規定辦理,先行查核交匯資料,確認無誤後再行匯出。
六十七、
縣庫總庫應將當日兌付縣庫支票及支出銷帳資料送財經處辦理。
六十八、
縣庫存帳資料不符致無法入戶時,縣庫總庫應出具退匯憑證,通知財經處轉知原支用機關查明處理,並俟收到更正之通匯受款人清單或相關資料後重匯。
六十九、
縣庫總庫辦理縣庫支票掛失止付完成後,應備文檢附已簽章之票據掛失止付通知書影本通知財經處。
七十、
已掛失止付之縣庫支票事後尋獲,縣庫總庫須於收到財經處敘明取消止付原因及尚未另行補發之公函,始得兌付。
第 五 章 特別規定事項
  第 一 節 零用金
七十一、
支用機關之額定零用金及每筆零用金支付最高限額,由財經處訂定,並通知各該機關及審計室。
各機關所屬分支機關之零用金,得單獨計算額度數領用。
七十二、
零用金應在歲出分配預算一般行政及業務計畫有關科目項下領用之。
七十三、
零用金之領用,於會計年度開始時,由支用機關在核定限額範圍內,依前點規定簽具付款憑單送財經處撥付。
七十四、
支付款項單筆金額低於零用金支付最高限額,應儘先在零用金內支付。
七十五、
支用機關在零用金內支付之款項,按支付科目彙列金額,在支出用途欄註明「撥還零用金」,受款人應為支用機關指定人員或存入機關專戶,簽具付款憑單撥還款項。
七十六、
會計年度結束前,零用金應依下列規定辦理:
(一)已在零用金內支付之款項,如不屬於原領用零用金之支付科目,支用機關應簽具轉帳憑單,在規定縣庫帳務整理期限內送財經處轉帳。
(二)該年度零用金結存餘額,支用機關應於規定縣庫帳務整理期限內繳還縣庫。
  第 二 節 預付、暫付款
七十七、
支用機關預付、暫付款項應以歲出分配預算數或可支庫款餘額為限,按適當預算科目簽具付款憑單送財經處辦理支付。
七十八、
預付、暫付款項之收回應為支出收回書或繳款書處理。
七十九、
支用機關將預付、暫付款項在會計科目內轉作實支時,免通知財經處辦理轉帳;如非在原支付科目內列支,應簽具轉帳憑單送財經處轉帳。
  第 三 節 墊付款
八十、
支用機關墊付案經報奉核准後,應通知財經處登記核准文號及墊付金額,作為辦理支付之依據。
八十一、
墊付案履行支付責任時,支用機關以「墊付款」科目列支簽具付款憑單。
八十二、
墊付款歸墊應於法定預算完成分配後,支用機關依據原墊付款之付款憑單填資料填具支出收回書,併同以「臺東縣縣庫總存款戶」為受款人之付款憑單辦理歸墊;或簽具轉帳憑單辦理科目轉帳。
八十三、
墊付款之收回,無論是否於當年度,均由支用機關填具支出收回書繳還縣庫。
  第 四 節 自行保管支用之經費
八十四、
依臺東縣縣庫規則第八條第二款、第三款之規定得自行保管支用之經費,應按下列規定辦理:
(一)支用機關按照核定之歲出分配預算,一次或分次簽具以該機關為受款人之付款憑單,送財經處付與該機關。
(二)分支機關無法自行簽具付款憑單者,由各機關按照核定歲出分配數,一次或分次簽具以該分支機關為受款人之付款憑單,送財經處付與該分支機關。
        
八十五、
財經處撥由支用機關自行保管支用之經費,應照一般支付程序,按預算科目列帳;如有剩餘時,應於規定縣庫帳務整理期限內繳還縣庫。
  第 五 節 協助及補助支出與獎補助費
八十六、
預算內協助及補助支出,由支用機關依照核定歲出分配預算簽具以受協助或補助之機關為受款人之付款憑單送財經處支付。
八十七、
歲出分配預算內所列之獎補助費,由支用機關依照核定歲出分配預算或支付法案,於支付事實發生時,一次或分次簽具以受獎補助之個人、廠商或機關團體為受款人之付款憑單送財經處支付。
  第 六 節 結匯外幣之經費
八十八、
以外幣結匯支付之經費,由支用機關在核定之外匯額度內,簽具以結匯銀行為受款人且折合新臺幣金額之付款憑單,並在「附記事項」欄內填列外幣種類、金額及匯率,送財經處簽開新臺幣縣庫支票或存帳,交由支用機關辦理結匯。
  第 七 節 動支預備金、災害準備金、員工待遇準備之經費
八十九、
支用機關經核定動支預備金、災害準備金、員工待遇準備之經費,應檢送核准公文及數額表至財經處。
九十、
財經處依前點核定數額表金額及月份登記機關歲出分配預算或可支庫款餘額,作為辦理支付之依據。
  第 八 節 債務支出
九十一、
縣債務之還本支出及利息支出,依下列規定辦理:
(一)納入集中支付之特種基金訂約借款並負償還責任,還本及付息應以該基金存入縣庫總存款戶結存餘額為限,由各該支用機關於到期前簽具以債權人為受款人之付款憑單送財經處。
(二)總預算內所列債務支出,各機關舉借債務負責償還,還本支出應依據預算書所列額度、利息支出應依據歲出分配預算,於到期前簽具以債權人為受款人之付款憑單送財經處。
  第 九 節 特種基金及保管款
九十二、
納入集中支付之特種基金及保管款,其收入繳存縣庫總存款戶,縣庫總庫應按日彙送財經處登記可支庫款餘額,作為辦理支付及查對餘額之依據。
九十三、
納入集中支付特種基金及保管款之支付,應由該基金或保管款經管機關簽具付款憑單送財經處辦理,支付金額不得超過其縣庫總存款戶分戶結存餘額。
  第 十 節 總預算統籌科目支出
九十四、
總預算統籌科目由主計處就各該科目預算數,按實際需要分期或分月核列,一次核定其可支用數額函知財經處,據以登記各統籌歲出分配預算或可支庫款餘額,作為辦理支付之依據。
九十五、
公務人員退休及撫卹給付、公務人員各項補助及特別濟助金之支付,各支用機關應依據事實及法令核定後,於各統籌科目預算數內簽具付款憑單送財經處辦理支付。
九十六、
災害準備金、預備金、員工待遇準備之支付,應由支用機關依據核准公文,實際動支時簽具付款憑單送財經處辦理支付。
九十七、
主計處及各支用機關應核對總預算統籌科目帳務。
  第 十一 節 會計年度結束時未支用款項作業
九十八、
會計年度結束時,各機關於年度內已核定而未支用之歲出分配預算或歲出保留款,應即停止支付。
九十九、
會計年度結束後,各機關已核定轉入下年度繼續支用之歲出保留款,應檢送核准公文及歲出保留分配表至財經處登記可支庫款餘額,作為辦理支付之依據。
一百、
納入集中支付特種基金及保管款,應於會計年度結束後,結存餘額結轉下年度繼續支用。
  第 十二 節 緊急支出
一百零一、
各機關報奉核准撥付緊急支出之款項時,應檢送核准公文及支用分配表至財經處登記可支庫款餘額,作為辦理支付之依據,並副知審計室。
一百零二、
緊急支出款項完成法定預算程序後,由主計處通知支用機關及財經處,並由支用機關簽具轉帳憑單送財經處辦理轉帳。
一百零三、
偏遠地區如遇交通中斷,為因應支用機關員工薪津、退休及撫卹給付或其他核定特別事故等須緊急付款時,得按下列規定辦理:
(一)支用機關應先徵得財經處同意後,將已簽證之付款憑單傳真,並在「附記事項欄」加註「因交通中斷,請辦理緊急付款」字樣。
(二)財經處接到支用機關傳真之付款憑單後,應即依程序辦理支付。
(三)支用機關應於交通恢復後,儘速將已辦妥緊急付款之付款憑單正本補送財經處查對並補正手續。
 
第 六 章 集中支付網路連線作業
  第 一 節 集中支付網路連線作業名詞定義
一百零四、
集中支付網路連線作業是指集中支付作業為維護資料正確性與安全性,支用機關以網路傳輸集中支付資料,並將付款憑單、轉帳憑單及其他支付憑證等書面文件送財經處。
一百零五、
集中支付網路連線作業用詞定義如下:
(一)電子化系統:指財經處提供支用機關以網路連線傳輸或登錄支付相關資料及核對帳務之集中支付作業系統。
(二)集中支付資料:指付款憑單、轉帳憑單及其他支付憑證等符合電子化系統傳輸格式資料。
 
  第 二 節 支用機關辦理集中支付網路連線作業
一百零六、
支用機關辦理集中支付網路連線作業,應向財經處申辦;使用者新增、註銷或變更權限時,亦同。使用者應負妥善保管帳號及密碼之責任、不得外洩。
一百零七、
支用機關及財經處對集中支付資料、電腦設備及網路連線應採行保密及資訊安全防護措施。
一百零八、
電子化系統作業項目內容如下:
(一)付款憑單上傳。
(二)付款憑單輸入:
1.支出摘要。
2.附記。
(三)匯款退匯更正申請書輸入。
(四)支出收回書輸入。
(五)轉帳憑單輸入。
(六)對帳回單核對結果輸入。
(七)支付資料查詢:
1.查詢付款憑單上傳結果。
2.查詢付款憑單收件情形。
3.查詢付款憑單支付情形。
4.查詢庫款支付對帳單及可支庫款餘額。
5.查詢憑單退回理由。
6.查詢支付案件退回通知。
(八)電子布告欄:支付作業注意事項查詢。
一百零九、
支用機關支付資料經由電子化系統核對,如有不符應即向財經處查詢。
  第 三 節 財經處辦理集中支付網路連線作業
一百十、
財經處收到支用機關之付款憑單或轉帳憑單,應即核對集中支付資料;如有不符時,通知該機關更正。
如有特殊情形,支用機關無法傳輸集中支付資料至電子化系統,以送達之書面文件為辦理依據。
一百十一、
財經處每日結帳後產生支付資料、可支庫款餘額及累計支付數,載入電子化系統供各支用機關查詢。
第 七 章 附則
一百十二、
集中支付作業所訂各式憑單、報表及其保存年限,如附表。
資料來源:臺東縣政府主管法規共用系統