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列印時間:109.11.29 21:54

法規內容

法規名稱: 臺東縣政府公文管制資訊作業實施要點
公發布日: 民國 89 年 04 月 08 日
發文字號: 府計研字第033399號
法規體系: 行政類
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一、臺東縣政府(以下簡稱本府)為加速推行公文管制資訊作業,以提昇
    公文處理速度與品質,特訂定本要點。
二、本府各單位暨所屬機關學校(以下簡稱各機關)實施公文管制資訊作
    業,除應依「臺東縣政府暨所屬機關公文管制與考核獎懲作業要點」
    之規定辦理外,悉依本要點之規定辦理。
三、各機關已購置電腦資訊設備者,其公文管制作業應按下列程序辦理:
(一)現行公文登記表得改為公文簽收清單(如附表一、二)。
(二)收發人員應於收文後依號碼索引簿編定收文號,並將主檔內有關資
      料鍵入後列印簽收清單。
(三)收發人員將簽收清單連同公文送由承辦單位或承辦人員簽收辦理。
(四)承辦單位或承辦人員收到分辦文件核對簽收清單無誤後,於簽收清
      單上簽名即退回總收發或登記桌。
四、為健全公文管制資訊作業,有效運用電腦儲存功能,各機關應針對每
    件公文處理過程各階段之重要資料予以輸入電腦,其基本資料暨輸入
    原則如下:
(一)收(發)文號:鍵入收文號碼索引簿所編定之收發文號。
(二)收文日期:鍵入收文日期登記年月日時(時間採用廿四小時制)。
(三)主旨:摘錄來文主旨精義,力求簡明扼要,密件不錄主旨。
(四)來文機關:鍵入來文機關(公司行號)名稱或姓名。
(五)來文日期字號:鍵入來文機關之發文日期字號。
(六)公文性質:分為普通件、速件、最速件、申請案件、受會案件、陳
      情案件、訴願案件、國賠償案件。
(七)附件數:鍵入來文時附件數。
(八)申請案件期限:依臺灣省各機關處理人民申請案件項目暨期限表之
      期限鍵入。
(九)承辦單位名稱:○○○。
(十)承辦人員姓名:○○○。
(十一)簽收日期:依承辦人簽退簽收清單時間鍵入。
(十二)創稿日期:鍵入交辦日期或承辦人擬稿日期。
(十三)送退會日期及單位:鍵入內部單位或其他機關及送會、退會日期
        ,以憑統計辦理天數。
(十四)併(彙)辦案件:鍵入併(彙)辦案件文號。
(十五)送判日期:鍵入各層次送判日期。
(十六)交繕日期:鍵入送繕日期。
(十七)結案日期:鍵入發文、存查、移文或退會日期。
(十八)處理情形:鍵入發文、存查、移文或退會情形。
(十九)辦理天數:
        1.答復案件:
          自總收文之次日起至發文之日止(包括會稿、會簽時間),所
          需天數扣除例假、紀念日、節日及奉准待辦彙復所需天數,為
          實際使用天數。
        2.併(彙)辦案件:
          自規定彙報截止之日起算至全部辦畢發文之日止,所需天數扣
          除例假、紀念日、節日及奉准待辦彙復所需天數,為實際使用
          天數。
        3.創稿案件:
          如係交辦,以交辦之日起算;如係會議決定,以會議紀錄送達
          之日起算;如係先簽後辦,以送簽之日起算;如係直接辦稿者
          ,以辦稿之日起算。
(二十)歸檔日期:鍵入歸檔日期。
五、各機關公文管制資訊作業使用表報格式,為期能相互交流運用,減少
    疏漏、錯誤、達成迅速、正確效果,特加規定如下:
(一)每月列印上月份公文時效統計表、人民申請案件統計、訴願案件統
      計、專案管制案件統計。(附表三)
(二)列印逾限未結案件事前檢查週報表。(附表四)。
(三)收文、送會、送判、交繕等簽收清單:內容應包括收文號、來(受
      )文機關名稱、主旨、附件數、公文性質、收文人員簽收欄等。
(四)歸檔公文清單:內容包括歸檔日期、收(發)文號。
(五)公文辦理日數記錄表:分為一般案件及重要案件二種。(附表五)
六、各機關公文管制資訊作業系統之使用,限於收發人員、登記員及研考
    單位主管公文查詢人員,對已鍵入且非屬本身業務部分之資料,不得
    任意更改。
七、各機關公文查詢工作,應依收文號查詢、承辦人姓名查詢、未結案件
    查詢等之部分及全部內容查詢。
八、各機關實施公文管制作業所使用各項清單,應自結案起保存一年。其
    電腦基本資料可使用電腦儲存媒體(如磁帶、磁片、磁碟、微縮影片
    、光碟等),應自結案起保存十年,未屆滿保存期限不得銷毀。
資料來源:臺東縣政府主管法規共用系統